Коммерческая корреспонденция. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну предприятия. Ответственность за документы

Документы могут нести информацию открытую и информацию с ограниченным доступом, помеченную грифом «Конфиденциально», «Секретно», «Коммерческая тайна».

Коммерческая тайна – научно-техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть легко получена законным образом другими лицами, которые могли бы получить экономическую выгоду от ее разглашения или использования.

К коммерческой тайне относятся, прежде всего, идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать и т.д.

Обеспечение сохранности конфиденциальной информации предприятия требует соблюдения следующих условий:

• Определение сведений, составляющих КТ предприятия;

• Обеспечение порядка их защиты.

Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих КТ.

Сведения КТ предприятия можно условно разделить на два крупных блока:

• Научно-техническая информация (сведения о конструкциях машин, чертежи, схемы, организация безопасности предприятия);

• Деловая информация (сведения о финансовой стороне деятельности предприятия, планы развития предприятия, кадровый состав и его формирование).

Состав и объем сведений, составляющих КТ предприятия, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования, определяются руководителем. Руководитель может привлечь для проведения этой работы специалистов-аналитиков.

Основная цель защиты информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку, овладение ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

• Разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ;

• Ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;

• Ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;

• Использование организационных, технических и иных средств защиты КТ;

• Осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.

Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению КТ.

Все сотрудники предприятия должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или обязательство о неразглашении коммерческой тайны.

Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения.

Для ограничен6ия доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издает специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих КТ предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «КТ». Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.

Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия. Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается руководителем предприятия.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами КТ является основной служебной обязанностью, или секретарь-референт предприятия. Эти лица несут персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа к документу в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра