Правила хранения дел в структурных подразделениях

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Изъятие документов организации может производиться только органами государственной налоговой инспекции, дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации. Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц организации, у которых проводится изъятие, и оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу этой организации. На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут дооформить эти тома: сделать внутреннюю опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью.

В случае утери или уничтожения бухгалтерских документов нормативные акты предусматривают создание руководителем учреждения комиссии по расследованию причин пропажи или уничтожения. Комиссия назначается приказом руководителя. В необходимых случаях к ее работе привлекаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела - нужную папку с документами.

Для дел, содержащих особо ценные документы или сформированных по видам и сложных по содержанию, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется и постоянно дополняется внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи приведены в "Основных правилах работы ведомственных архивов".

Порядок уничтожения документов и дел

Под экспертизой ценности документов подразумевается изучение документов в целях определения сроков их хранения.

Работник службы ДОУ должен, прежде всего, выяснить, сдает ли его организация документы на государственное хранение или нет. Это можно узнать в государственном, областном или районном архиве.

Если организация сдает документы на государственное хранение, то проведение экспертной комиссии будет проходить с участием работника этого архива. Если же документы в государственный архив не сдаются, то экспертиза проводится делопроизводственной службой.

Документы каких предприятий сдаются на государственное хранение?

Это определено в Основах законодательства РФ об архивах. В соответствии с Основами законодательства РФ об архивах, в состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории государства архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности, то есть фонды как государственных, так и негосударственных организаций.

Отнесение документов к составу архивного фонда РФ осуществляется органами и учреждениями Государственной архивной службы РФ.

Частные фирмы также должны придерживаться общих правил проведения экспертизы и отбора документов на хранение.

В последнее, время многие фирмы начали создавать свои собственные архивы для хранения документов. И на основе норм архивного хранения должны сохранять те категории документов, которые обязаны хранить структуры различных организационно-правовых норм.

Для отбора документов выработаны четкие критерии:

• роль и место автора документа в системе государственного происхождения;

• время и место его создания;

• вид документа;

• значимость содержания;

• юридическая достоверность.

Нормативно-методологической основой экспертизы ценности документов являются разработки Росархива и других учреждений Государственного архива службы РФ, в которых определены сроки хранения, разработана методика проведения экспертизы и оформления ее результатов. Экспертизу ценности документов проводит специально созданная экспертная комиссия, которая создается приказом руководителя организации (структурного подразделения) из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 3-х человек.

В состав ЭК включаются обязательно заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив и работники службы ДОУ.

В состав ЦЭК — представитель соответствующего учреждения государственной архивной службы.

Комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы, утвержденным руководителем организации, по мере необходимости, но не реже 2-х раз в год. Решения принимаются большинством голосов. Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются представителем и секретарем и утверждаются руководителем организации.