Коммерческая тайна

Экз. № 1

Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом.

Печатание документов с грифом КТ производится централизованно в специально отведенном помещении, исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа «Черновик уничтожен. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом КТ». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).

Все поступающие документы с грифом КТ принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое право.

Документы, имеющие гриф КТ, формируются в отдельное дело. На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф КТ. На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом КТ.

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом КТ. Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет в специальном журнале. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к КТ, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.

Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан

Работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства.

Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 г. закрепила право любого гражданина обращаться лично, направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления, а также имеет право на возмещение государством вреда, причиненного незаконными действиями органов государственной власти и их должностных лиц.

Обращения делятся на следующие виды: предложения, заявления, жалобы.

Предложения — обращения в соответствующие учреждения или к должностным лицам, содержащие идеи по совершенствованию политических, социально-культурных, сфер деятельности органов власти и управления, не связанные с нарушением прав и законных интересов самого гражданина.

Заявление — обращение граждан по поводу реализации личных прав или законных интересов, не связанных с нарушением этих прав и интересов.

Заявления подаются в целях реализации права или законного интереса гражданина, а также в целях сообщить о тех или иных недостатках в работе предприятий.

Жалоба — обращение о нарушении прав, свобод и законных интересов граждан, о медленном, бюрократическом рассмотрении их дел государственными или общественными органами, о невыполнении ими решений, принятых по обращениям и заявлениям граждан, о неправомерных действиях должностных лиц.

Работа с обращениями населения имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства.

В тех учреждениях, где бывает много заявлений, предложений и жалоб, для работы с ними создаются специальные подразделения — бюро, отделы или сектора. К таким организациям относятся: законодательные и исполнительные органы России, субъектов Федерации, местных органов управления и самоуправления.

В тех организациях, где обращений меньше, ими занимается специально выделенный сотрудник службы ДОУ.

Работа с этой категорией документов может быть частью обязанностей секретаря руководителя.

Руководители учреждений должны держать под личным контролем этот участок работы.

Обращение может быть подано в письменной форме, лично или по почте, а также устно должностному лицу, наделенному правом рассмотрения обращений или ведущему личный прием.

Письменные обращения имеют свою специфику.

1. Прием обращения. Письменные обращения принимаются централизованно в одном месте. После вскрытия письма конверт не уничтожают, т. к. штамп на нем может являться доказательством даты получения документа, кроме того, адрес автора обращения может быть написан на конверте.

2. Первичная обработка. После получения документа на нем, в нижнем правом углу, проставляется регистрационный штамп учреждения, в котором стоит дата его получения и начала работы с ним в данном учреждении. Помимо даты в регистрационном штампе указывается регистрационный индекс, состоящий из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения. Если к обращению прилагаются справочные материалы, они скрепляются с основным документом.

3. Регистрация. После первичной обработки все обращения передаются на регистрацию. Регистрация обращений в отличие от другой документации имеет дополнительное назначение — помимо общих задач регистрации — учета, контроля и справочной работы. В данной категории документов регистрация является также юридическим свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в данном учреждении. Повторное обращение при первичной обработке получает очередной регистрационный индекс, так как ведется валовый учет всех поступающих документов. Однако при регистрации повторного обращения в регистрационной карточке указываются все признаки и первого документа, т. е. его номер и дата. На самом повторном обращении, в правом верхнем углу, и на его РКК делается от руки или специальным штемпелем отметка «Повторно».

Типовое положение предусматривает случай, когда одно и то же предложение, заявление, жалоба направляется одновременно в несколько организаций, которые, в свою очередь переадресовывают его в одно учреждение, в чью компетенцию входит его решение. Как в данном случае регистрировать данные поступления? Все эти документы учитываются под одним регистрационным индексом первого полученного документа с добавлением порядкового номера. Например, В-119/1; В-119/2; В-119/3 и т. д.

4. Зарегистрированный документ докладывается руководителю для принятия решения.

Решение руководителя о документе отражается в резолюции, которая по существу является ответом. На ее основе составляется ответное, письмо заявителю.

Если вопрос требует лишь разъяснения, руководитель в резолюции указывает исполнителя и срок написания ответного разъяснительного документа. Все указания руководителя переносятся в РКК. Каждое решение должно быть основано на требованиях конкретных законов, изучении обстоятельств и причин, породивших критические замечания.

5. Все поступившие и зарегистрированные предложения, заявления, жалобы подлежат обязательному контролю за исполнением.

Контроль исполнения можно разделить на следующие этапы:

• постановка документа на контроль;

• проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

• предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

• учет и обобщение результатов контроля исполнения;

• информирование руководителя.

В зависимости от сложности вопросов, поставленных в обращениях, определяются и сроки их исполнения, которые исчисляются в календарных днях — с даты поступления обращения:

а) заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления;

б) в тех случаях, когда для принятия решений по жалобе или заявлению необходимо собрать дополнительные материалы, срок исполнения может быть продлен до одного месяца.

Контроль за своевременным исполнением предложений, заявлений, жалоб возлагается на должностное лицо, которое обязано обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение документов.

6. Снятие с контроля. Обращение снимается с контроля только после фактического выполнения принятого по нему решения, о чем делается отметка в РКК.

Распоряжение о снятии с контроля: дает лицо, принявшее по документу решение.

Результат решения вопроса, поставленного в обращении, сообщается заявителю в исчерпывающей форме. Решение, принятое коллегиальным органом, сообщается автору обращения со ссылкой на номер и дату принятия этого решения.

Если решение отрицательное, отказ должен быть аргументировано обоснован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство.

7. Анализ обращений должен проводиться периодически (1 раз в месяц или квартал). Составляются справки, в них отражаются вопросы, по которым были поданы обращения, количество положительных и отрицательных решений.

Кроме того, в справках указывается, сколько обращений было решено в срок, сколько не вовремя и почему. Такой анализ служит выявлению причин, порождающих нарушение прав и интересов граждан, изучению общественного мнения.

После окончательного решения на каждом документе делается надпись «В дело» и ставится личная подпись лица, принявшего это решение.

В соответствии с требованиями Типового положения, после решения дела предложения, заявления и жалобы должны быть возвращены в службу ДОУ. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

Работник службы ДОУ, ведущий текущее хранение обращений, формирует их в дела, отдельно от общей переписки. Вместе с обращением подшивается копия ответа и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения.

Каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу документов. Внутри дела эти группы документов по обращениям располагаются в алфавитном порядке по фамилиям заявителей.

Если в учреждение поступает большое количество обращений граждан, то каждое дело заводится по одной или нескольким начальным буквам фамилий заявителей. Например, «Предложения, заявления, жалобы граждан на букву «А», «Б», «В» и т. д.

Если обращений мало, они могут быть сгруппированы в одно - два дела. Коллективные письма подшиваются в отдельное дело. Предложения, заявления и жалобы по вопросам работы организаций группируются раздельно от обращений по личным вопросам.

При небольшом количестве обращений их можно располагать в дела и в хронологической последовательности.

Дополнительные материалы, появившиеся по вопросу, связанному с обращением, или повторное обращение подшиваются к 1-й группе материалов. В дела группируются только исполненные документы.

На обложку дела при его заведении выносятся следующие реквизиты:

• полное наименование учреждения с указанием его подведомственности;

• название структурного подразделения;

• индекс дела, который состоит из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре;

• номер тома, если дело имеет несколько томов;

• заголовок дела;

• срок хранения дела.

Законченные дела с обращениями граждан хранятся в учреждениях в справочных целях.

Ответственность за их сохранность несут руководители.

Сроки хранения этой категории документов определяются на основании Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других организаций с.указанием сроков хранения. Обычные обращения личного и второстепенного характера, составляющие подавляющее большинство этой категории документов, хранятся 5 лет.

Подготовка обращений к сдаче в архив включает в себя:

• оформление дел;

• проведение экспертизы ценности документов;

• составление описей.