Документы по личному составу

Важнейшей функцией кадровой службы (служба персонала) является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой кадровой службой, входят первичные учетные, распорядительные, личные, по социальному обеспечению и другие документы.

Обязательное ведение кадровой документации на любом предприятии предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Трудовым кодексом РФ (ТК РФ), Инструкцией по ведению трудовых книжек и др.

Самой значительной по объему и важности является документация, связанная с процессом движения кадров в организации. Речь, прежде всего, идет о приеме персонала. В состав этой документации входят также документы по оформлению трудовых отпусков, командированию, оценке деятельности кадров и др.

Прием на работу осуществляется уполномоченным сотрудником организации (работником кадрового органа, секретариата или иным специально назначенным для этой цели лицом) от имени руководителя организации (работодателя), наделенного правом приема на работу.

Процедуре приема на работу предшествует проверка документов кандидата (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, трудовая книжка или ее дубликат со вкладышами или без, в необходимых случаях – документы о полученном образовании и соответствующей профессиональной подготовке, справка о состоянии здоровья).

Если в результате изучения представленных документов установлено, что по своим деловым и иным (принимаемым в данном конкретном случае во внимание) качествам, кандидат действительно подходит для работы в организации на той или иной должности, то прием на работу нового сотрудника сопровождается оформлением необходимых документов.

Резюме - документ, содержащий сведения биографического характера, которые представляет лицо при трудоустройстве. Реквизиты РЕЗЮМЕ:

• наименование вида документа - РЕЗЮМЕ;

• дата;

• Ф.И.О.;

• почтовый адрес претендента;

• телефон;

• текст;

• подпись.

Сначала пишут свое имя, отчество, фамилию, домашний адрес, телефон, дату рождения (для женщин последнее не обязательно).

Текст излагают по разделам:

• цель резюме - место, на которое претендует составитель;

• образование (сначала указывают высшее образование - какой вуз и когда закончили, полученную специальность; затем перечисляют в обратном порядке другие виды образования до года окончания школы);

• трудовая деятельность (места работы указывают с настоящего времени до момента окончания школы, т.е. в обратном порядке; если занимались трудовой деятельностью в студенческие годы, можно также здесь это указать);

• специальные знания (перечисляют различные знания - умение работать на компьютере, знание иностранных языков и т.д.; указывают все, что может заинтересовать работодателя);

• семейное положение (указать – замужем (не замужем), вдова (вдовец), есть ли дети).

Текст резюме не должен превышать двух страниц печатного текста. Оформляют резюме на бумаге хорошего качества.

Помимо резюме возможно, а во многих случаях обязательно, составление автобиографии, которая представляет собой оформленное на листе писчей бумаги формата А4 краткое жизнеописание с указанием основных персональных данных о ее составителе; пишется в произвольной форме и только от руки.

Согласие на прием нового работника дает будущий непосредственный руководитель путем визирования письменного заявления о приеме на работу претендента.

В большинстве случаев заявление пишется от руки или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. К обязательным реквизитам относят также резолюцию и отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

При приеме на работу кандидат часто заполняет анкету. Анкета представляет собой бланк с перечнем вопросов об основных биографических данных сотрудника, его образовании, предыдущей трудовой деятельности, семейном положении и т.д.

Заполнение анкеты осуществляется путем письменного ответа на содержащиеся в ней вопросы. Ответы могут быть как краткими (утвердительными или отрицательными), так и развернутыми, содержащими необходимые сведения, данные и т.п. Во всех случаях заполняющий анкету должен формулировать ответ в точности с поставленным в анкете вопросом. Все допущенные при заполнении анкеты ошибки исправляются аккуратно и заверяются личной подписью заполняющего.

Полностью заполненная анкета подписывается лицом, ее заполнившим.

После проверки внесенных в анкету сведений документ заверяется подписью работника кадрового органа.