Формирование дел

Делопроизводство сейчас на многих предприятиях не представляет собой эффективно настроенного механизма. Зачастую отдельные подразделения по своему усмотрению (как им удобно) определяют порядок работы и систематизацию хранения документов.

Но в этой ситуации следует помнить, что на организацию как на юридическое лицо возложена обязанность по хранению своего документационного фонда.

Если на предприятии не разработана номенклатура дел, формирование дел происходит стихийно и сдача дел в архив может не состояться или будет проблематичной.

Исполненные документы не менее трех лет хранятся в делопроизводстве, после чего передаются в архив организации.

Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенная в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель).

Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.

В настоящее время разработаны единые требования к формированию и оформлению дел. Они изложены в Государственной системе ДОУ и Основных правилах работы ведомственных архивов. Основанный на существующих нормативах порядок формирования, хранения и оформления дел должен закрепляться в инструкциях по делопроизводству конкретных организаций, так как это дает возможность учесть специфику их работы и документации.

Формирование дел должно обеспечить:

• оперативность поиска документов;

• надежность документационного обслуживания управления;

• сохранность документов.

Формирование дел осуществляется:

• службой ДОУ (секретарем) — при централизованной форме ведения делопроизводства;

• структурными подразделениями — при децентрализованной форме ведения делопроизводства (лицами, ответственными за делопроизводство).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

• распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам) и подшивка документов;

• расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

• оформление обложек дел.

Все эти операции выполняются повседневно в пределах календарного года. В конце календарного года в структурном подразделении заготавливают столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки папок переносят из номенклатуры дел их заголовки и индексы, на корешки папок — только индексы. При включении в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела.

Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. В это же время должна быть оформлена и обложка заведенного дела.

Независимо от принципа организации делопроизводства (централизованное, децентрализованное), не рекомендуется формирование и хранение дел исполнителями.

Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет служба ДОУ в форме разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел.