Информационно-справочная работа по документам

Одна из главных целей регистрации — создание банка данных о документах учреждения.

На основе банка данных служба ДОУ должна сразу ответить на вопросы 2-х типов:

1. у кого, в какой стадии находится документ;

2. в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Информационно-справочную работу можно вести как с помощью карточек, так и в автоматическом режиме.

Справочная картотека длинная, так как в ней карточки находятся в течение года.

Отдельно ведется картотека на обращения граждан.

Отдельно ведется картотека на законодательно-нормативные и распорядительные документы.

Часто ведутся картотеки на исполненные и неисполненные документы.

Общий срок хранения карточек — 3 года.

С введением автоматизированной системы регистрация расширяются. Навести справку можно по любой номинации данных (по конкретному документу; по теме; но корреспонденту; по региону; по степени исполнения).

Информационно-поисковая система (ИПС) создается для обеспечения эффективного использования информации. ИПС организации должна отвечать следующим условиям:

• полно и разносторонне раскрывать хранящуюся в документах информацию по составу и содержанию;

• обеспечивать оперативный поиск и возможность быстрого получения необходимой информации;

• обеспечивать эффективный контроль исполнения документов.

Справочная работа тесно связана с технологией регистрации.

При использовании журнальной формы регистрации основным поисковым признаком является дата поступления и индекс документа. Поиск ведется путем полистного просмотра всех записей в журнале. При незначительном объеме документов эта операция не занимает много времени. При большом объеме документооборота поиск требует значительных затрат времени. Еще более сложным является наведение перекрестных справок, когда необходимо получить сведения о нескольких поступивших документах и отправленных на них ответах или о документах по одному вопросу, но подготовленных в разное время. Сведения о регистрации таких документов внесены в разные журналы.

Традиционно, с XVIII в., в дополнение к журналам формируется дополнительный аппарат в виде алфавитных книг, которые ведутся по алфавиту корреспондентов, вопросов, направлений деятельности, видам документов. Создание таких справочных пособий может облегчить поиск документов, но усложняет систему регистрации в целом, ведет к увеличению ее трудоемкости, требует больших трудозатрат и потерь времени работников службы ДОУ и аппарата управления.

В организациях создаются и картотеки к различным видам документов.

Картотеки могут формироваться по любому из реквизитов, фиксируемых при регистрации: дата, номер, исполнитель. Но чаще всего используются следующие признаки:

• номинальный (по наименованию вида документа: постановления, приказы, распоряжения);

• предметно-вопросный или тематический (предусматривает выделение в карточке рубрик, посвященных отдельному вопросу деятельности организации;

• корреспондентский (предполагает, что названия рубрик в картотеке соответствуют названиям организаций, с которыми ведется документообмен);

• географический, при котором рубрики картотек соответствуют географическим названиям;

• алфавитный, позволяющий формировать картотеку по первой букве фамилии, наименования объекта, предмета;

• хронологический, при котором порядок расположения карточек определяется датами поступления, события, отправления и др.

При организации информационно-поисковой системы; используют различные схемы построения картотек. При этом один из признаков становится основным, остальные — вспомогательные.

Применение автоматизированной системы регистрации позволяет создать и автоматизированный поиск документов. При этом создается возможность многоаспектоного поиска документов по нескольким признакам. Кроме того, поиск может осуществляться по контексту (по любому слову или фразе, содержащейся в документе).