Регистрация и индексирование документов

В настоящее время, ведущее место в организации работы с документами занимает регистрация документов.

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Так как количество документов, поступающих и создаваемых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет дальнейший процесс работы с документами.

Цели регистрации:

1. учет документов;

2. контроль за их исполнением;

3. справочная работа по документам.

Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, т. к. фиксирует, подтверждает факт его создания или получения.

Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не является до конца оформленным, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, т. к. факт получения не подтвержден.

Процесс регистрации — это перенос с документа реквизитов и занесение в определенную регистрационную форму: журнал, картотеку, ПЭВМ, что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам.

Принципы регистрации документов:

1. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.

2. Регистрации подлежат как традиционные рукописные (машинописные) документы, так и создаваемые средствами ВТ (машиночитаемые, машинограммы).

3. Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

4. Документы регистрируются в организации 1 раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения.

5. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документа. Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

6. Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном децентрализованно: в местах создания и исполнения документов.

7. Регистрация исходящих и внутренних документов.

Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции.

Внутренние документы чаще всего регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, в которых создаются и оформляются.

На сегодняшний день существует 3 формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Каждый документ, регистрируемый в организации, получает регистрационный номер, индекс. Обязательным элементом индекса является порядковый номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год.

При необходимости выделения части документов из единого, регистрационного массива можно использовать дополнительный буквенный индекс. Так, при регистрации заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя: И-221; К-212; при регистрации коллективных предложений, заявлений и жалоб граждан проставляется порядковый регистрационный номер и буква «к»: 18-К, 107-К.

В кадровых документах используют индекс л/с — «по личному составу».

На исходящих документах регистрационный индекс состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего документ, номера дела по номенклатуре и порядкового номера: 02-05/141.

На входящих документах в индексе первой составляющей будет порядковый номер, затем номер дела по номенклатуре.

Для большей информативности индексы можно усложнять, например, вводя в них индексы по классификатору исполнителей, корреспондентов, вопросов, направлений деятельности.

Правила индексации внутренних документов отличаются от индексации других документов. Индексация распорядительных документов, а также договоров и протоколов ведется отдельно по каждому виду. Нумерация ведется в пределах года (в учебных заведениях — учебного года, в выборных органах — срока действия их полномочий).

При разработке системы индексации документов следует использовать единообразную систему обозначений, в основе которой лежат следующие правила:

• для индексации всех документов применяются только арабские цифры;

• система индексации должна быть стабильной на протяжении достаточно длительного периода;

• изменение системы индексации проводится в связи с перестройкой организационной структуры, реорганизацией работы с документами, сменой технологии;

• основой индексации документов является номенклатура дел;

• при составлении ответных писем делается ссылка на индекс полученного документа, который может фиксироваться в регистрационных формах.