24

Документы, корреспонденция, делопроизводство

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Этот термин образован от сочетания слов «производство дела». Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал не папку с документами, а вопрос, который необходимо было решить органу управления. Значение дела как собрания документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности пришло много позднее. Из этого следует, что при возникновении термин «делопроизводство» обозначал, прежде всего, деятельность, связанную с принятием решений.

В наше время термин «делопроизводство» определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

В течение многих веков и в настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага.

Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование». Под документированием понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанные традицией.

Создание документов или документирование может осуществляться на естественном языке или на искусственном языке с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый документ, созданный с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном носителе.

При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях – документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации ЭВМ.

Важное значение при документировании имеют средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Это могут быть:

• Простые орудия (ручки, карандаши);

• Механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника);

• Средства автоматизации – компьютерная техника.

В зависимости от используемых средств документирования различаются способы документирования и типы создаваемых при этом документов.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа. Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации зафиксированы в государственном стандарте (ГОСТ Р6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Государственным стандартом установлен не только состав документов, но и зоны и последовательность их размещения на документе. Совокупность реквизитов документа и схема их расположения составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован ГОСТом. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации, как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

Документы – носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство отличает документы от других источников информации, содержащих переработанную, вторичную информацию.

Среди функций документа выделяются общие и специальные, к общим функциям документа относятся:

• информационная: любой документ создается для сохранения информации, т.к. необходимость зафиксировать информацию – причина появления любого документа;

• социальная – документ является социально значимым объектом, т.к. порождается той или иной социальной потребностью;

• коммуникативная – документ выступает как средство связи между учреждениями или физическими лицами;

• культурная – документ закрепляет и передает культурные традиции.

К специальным функциям документа относятся:

• управленческая – документ является инструментом управления;

• правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и отношений в обществе;

• функция исторического источника.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и личного происхождения.

Официальные документы подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические и т.д. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.

Обеспечение документирования – это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая – это организация работы с документами.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам: регистрируемые и нерегистрируемые; входящие, исходящие и внутренние; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое значение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию или созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года.