- •Документы, корреспонденция, делопроизводство
- •Организация работы с документами
- •Классификация документов
- •Унификация и стандартизация управленческих документов
- •Документирование организационно-распорядительной деятельности учреждений
- •Документирование деятельности коллегиальных органов
- •Информационно-справочные документы
- •Документы по личному составу
- •Трудовой договор является одним из главных оснований возникновения трудовых отношений между работником и работодателем.
- •Коммерческая корреспонденция. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну предприятия. Ответственность за документы
- •Коммерческая тайна
- •Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан
- •Организация работы с документами
- •Регистрация и индексирование документов
- •Информационно-справочная работа по документам
- •Контроль исполнения документов
- •Номенклатура дел
- •Формирование дел
- •Правила хранения дел в структурных подразделениях
- •Порядок уничтожения документов и дел
Документирование организационно-распорядительной деятельности учреждений
Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами.
Организационные документы представлены уставами, учредительными договорами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в частности, на должностных лиц, правилами.
Устав - правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных государством или организацией, предприятием, регулирующих деятельность этих организаций, предприятий или определенных сфер управления и хозяйственной деятельности (Ветеринарный устав, Строевой устав, Дисциплинарный устав, Устав открытого акционерного общества, Устав общества с ограниченной ответственностью, Устав государственного унитарного предприятия и т.д.).
Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, в случаях, предусмотренных законом, может действовать на основании положения об организациях данного вида.
Устав организации утверждается его учредителями (участниками). Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.
В уставе организации должны определяться: наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В уставах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены уставом и в случаях, когда по закону это не является обязательным.
Устав акционерного общества должен содержать следующие сведения:
полное и сокращенное фирменные наименования общества;
местонахождение общества;
тип общества (открытое или закрытое);
количество, номинальная стоимость, категории (обыкновенные, привилегированных акций и типы привилегированных акций, размещаемых обществом;
права акционеров - владельцев акций каждой категории (типа);
размер уставного капитала общества;
структуру и компетенцию органов управления общества и порядок принятия решений;
порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифицированным большинством голосов или единогласно;
сведения о филиалах и представительствах общества;
иные положения, предусмотренные Федеральным законом «Об акционерных обществах».
В соответствии с Законом РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ устав общества должен содержать:
полное и сокращенное фирменное наименование общества;
сведения о местонахождении общества;
сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, являющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов.
сведения о размере уставного капитала общества;
сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества; права и обязанности участников общества;
сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;
сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;
сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам.
Уставы акционерного общества и общества с ограниченной ответственностью могут содержать и иные положения, не противоречащие федеральному законодательству. Законы Российской Федерации, регулирующие порядок создания организаций других организационных форм, содержат соответствующие положения о требованиях к уставу организации того или иного типа.
В соответствии с Законом «Об акционерных обществах» по требованию акционера, аудитора или любого заинтересованного лица общество обязано в разумные сроки предоставить возможность ознакомиться с уставом общества, включая изменения и дополнения к нему. Общество обязано предоставить акционеру по его требованию копию действующего устава общества.
Внесение изменений и дополнений в устав акционерного общества или утверждение устава в новой редакции осуществляется по решению общего собрания акционеров, большинством в три четверти голосов акционеров - владельцев голосующих акций, принимающих участие в общем собрании акционеров, или на основании решения общего собрания акционеров, принятого большинством голосов принимающих участие в общем собрании акционеров, или решения совета директоров (наблюдательного совета) общества, принятого единогласно.
Внесение в устав общества изменений, связанных с уменьшением уставного капитала общества, принимается общим собранием акционеров.
Внесение в устав акционерного общества изменений, связанных с увеличением уставного капитала общества, осуществляется на основании решения общего собрания акционеров или совета директоров (наблюдательного совета) общества и решения совета директоров (наблюдательного совета) общества об утверждении итогов размещения дополнительных акций.
Юридическое лицо считается созданным с момента его государственной регистрации.
Государственная регистрация физических лиц осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами, которым поручено вести Единый государственный реестр юридических лиц. Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 г. № 438. Согласно Закону «О государственной регистрации юридических лиц» и п. 8 Правил государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом предоставлении сведений о юридическом лице (для юридических лиц, зарегистрированных до 1 июля 2002 г.) является основным государственным регистрационным номером (ОГРН). Основной государственный регистрационный номер указывается, в том числе, во всех документах этого юридического лица наряду с его наименованием.
ОРГН представляет собой 13-значный цифровой код. Внесение записи в Единый государственный реестр юридических лиц подтверждается свидетельством, выдаваемым юридическому лицу. ОГРН является одним из реквизитов документов и указывается в составе справочных данных об организации в бланках писем.
Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. На титульном листе устава указывают: вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, индивидуальное название, место составления документа, гриф утверждения устава учредителями или участниками (вверху справа). На подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку о регистрации устава. Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.
Положение о структурном подразделении (коллегиальном или совещательном органе) - правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов учреждения, организации, предприятия.
Различаются положения о:
структурных подразделениях;
коллегиальных и совещательных органах (комиссия, совет, правление, совещание).
Положения разрабатываются как для постоянно действующих коллегиальных и совещательных органах, так и для временно действующих органов.
Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения конкретные разрабатываются на его основе.
Положения о подразделениях оформляются на общем бланке организации, утверждаются руководителем организации, подписываются руководителем подразделения или соответственно руководителем коллегиального или совещательного органа. Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.
Обязательными реквизитами положения о подразделении являются: наименование организации, гриф утверждения, место издания, наименование вида документа с заголовком к тексту, текст, подпись, визы. Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделения, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделений взаимодействует в работе.
Текст положения о подразделении состоит из разделов:
Общие положения.
Основные задачи.
Функции.
Права и обязанности.
Ответственность.
Взаимоотношения.
Если структурное подразделение состоит из подразделений (секторов, отделов, групп, бюро и др.), в положение о таком подразделении после раздела «Основные задачи» включается раздел «Структура», а на каждое подразделение в составе крупной структурной единицы разрабатываются самостоятельные положения.
В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.
В разделе «Основные задачи» формулируются цели, стоящие перед подразделением, или проблемы, которые призвано решать подразделение в своей деятельности.
В разделе «Функции» устанавливаются виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.
В разделе «Права и обязанности» перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.
Раздел «Ответственность» устанавливает виды дисциплинарной, административной и при необходимости уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.
В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им, а также указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Первичным элементом структуры управления является служебная должность. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в организации, от сложившегося разделения и кооперации труда работников.
Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников, являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия.
При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении.
Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа, заголовок к тексту, место составления, подпись.
Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующим данное подразделение. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителем службы персонала, юристом, а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.
После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.
Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов:
Общие положения.
Должностные обязанности.
Права.
Ответственность.
Взаимоотношения.
Раздел «Общие положения» включает:
наименование должности с обозначением структурного подразделения;
должностное лицо, которому непосредственно подчиняется работник;
порядок назначения на должность и освобождения от должности;
перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность;
квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);
требования к специальным знаниям и навыкам.
В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В разделе указывают:
участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечень курируемых объектов);
виды работ, выполняемых работником (следует определять их не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру: «руководит», «готовит», «утверждает», «рассматривает», «исполняет», «обеспечивает» и т.п.).
При перечислении обязанностей их следует разбить на группы:
обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника (приказов, инструкций и т.п.);
обязанности по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов, правок, устной информации и т.п.);
обязанности по использованию работником организационных, методических, инструкторских, контрольно-инспекторских и других форм работы (выезды на места, созыв совещаний или участие в них, проведение семинаров, консультаций, инструктажей и т.п.);
обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий.
В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей:
право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;
право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;
право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства;
право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника;
право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию (статистическую, экономическую, управленческую и др.);
право требовать определенных действий от других работников.
В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.
В разделе «Взаимоотношения» указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями.
Распорядительная деятельность предприятия документируется, в основном, посредством издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.
К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, распоряжения, решения, приказы, указания.
Подготовка основных видов распорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).
Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.
Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.
Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по предмету изучения, четко определив цели издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка.
Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «постановляет» - в постановлении, «решает» - в решении, «предлагаю» - в распоряжении, «приказываю» - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.
В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа.
Слова «постановляет», «решает», «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. В постановлениях и решениях перед словами «постановляет» и «решает» указывается название коллегиального органа.
Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль над исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста.
Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, в котором четко и кратко сформулировано содержание документа. Заголовок начинается с предлога «О» или существительных, указывающих на предмет. Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа, разработаны унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, прекращении трудового договора.
Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наименование учреждения-автора, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись, отметки о согласовании.
Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования.