Номенклатура дел

После того, как документ исполнен, он должен быть подшит в папку.

В ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дается определение номенклатуры дел.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Она предназначена для:

• классификации документов;

• порядка формирования дел в делопроизводстве;

• учета дел;

• группировки исполненных документов в дела;

• систематизации дел;

• индексации дел;

• составления описей при сдаче документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив;

• учета в архиве документов временного (до 10 лет) хранения документов.

Итак, в каждой организации документы должны храниться в установленном порядке. Такой порядок может быть обеспечен только при наличии грамотной и четкой систематизации (классификации документов), которая возможна только при наличии номенклатуры дел.

Требования к составлению номенклатур дел:

1. Номенклатура дел организации составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений.

2. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с экспертной комиссией (ЦЭК), согласовывается с экспертно-проверочной комиссией государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение и утверждаются руководителем организации.

3. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК и экспертной комиссией вышестоящей организации. При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями со сроками хранения.

4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе, справочные и контрольные картотеки, личные дела, а также номенклатура дел, документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра.

5. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения.

6. Номенклатура дел в организации составляется по установленным нормам, печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел хранится в службе ДОУ, второй — используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий — используется в ведомственном архиве организации, четвертый — в государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел, и куда документы поступают на постоянное хранение.

7. Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в 5 лет. Ежегодно она уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

8. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.

Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре. Она устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом. (Например, Федеральное агентство по образованию может разработать типовую номенклатуру для учебных заведений). Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными списками унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенных категорий организаций с однотипным составом, образующихся в процессе их деятельности документов.

Независимо от наличия или отсутствия типовой и примерной номенклатур дел, каждая организация должна иметь конкретную номенклатуру дел. Это систематизированный перечень заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации (или ее структурного подразделения) в определенном году в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.