Структура текста делового документа

Тексты деловых документов отличаются жесткой организацией языковых средств, четкой структурой, наличием стандартизованных выражений и оборотов, используемых в неизменном виде. Воспроизводимость отдельных языковых единиц в текстах официально-делового стиля оказывается более высокой, чем в других разновидностях языка.

Целевая установка автора текста легко устанавливается благодаря ключевым словам, которые, как правило, выносятся в начало текста: прошу, приказываю, уведомляем, гарантируем и т.п., а также в название: служебная записка, докладная, заявление, характеристика и т.д.

Задача автора – передать в тексте конкретные обстоятельства дела – приводит его к тому, что в тексте используются постоянные или переменные элементы содержания. Постоянные элементы содержания делового текста называют реквизитами документа. Реквизиты документа являются обязательными признаками делового документа, они устанавливаются законом или распорядительными положениями, ГОСТами Российской Федерации. Благодаря реквизитам официальные документы легко прочитываются, приобретают правовой статус и фактологическую достоверность. К числу обязательных реквизитов относятся:

1. данные об адресате (кому);

2. об адресанте (кто является автором);

3. наименование жанра документа: заявление, докладная записка, доверенность;

4. опись документальных приложений (если они имеются);

5. дата;

6. подпись.

При жесткой организации текстов свобода пишущего в выборе языковых средств ограничена, ему остается только строго следовать содержательно-композиционной схеме. К числу таких деловых документов относятся справки, заявления, доверенности. В деловых письмах жестко требуется наличие перечисленных шести основных реквизитов и последовательности их изложения. При формулировке целевой установки в просьбах, отказах, уведомлениях их аргументация более свободна.

Тексты деловых писем передают управленческие действия, решения и, как правило, имеют две части. Констатирующая часть включает указание причин, целей составления документа, изложение сути вопроса или предложения и т.п. Во второй части формулируются предлагаемые или осуществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы и т.п.

Все тексты официально-делового стиля делятся:

- по фактору адресации: внутренняя и внешняя переписка, которые передают отношения между различными организациями, учреждениями, должностными лицами. Типы текстов – приказы, акты, служебные записки, заявления, объяснительные, договора и др.;

- по фактору доступности: документы могут быть открытого доступа, ограниченного доступа и секретные (конфиденциального характера).

Логика изложения

и законы текстовой организации

Общим принципом, объединяющим логику и законы текстовой организации в языке документа, является принцип формально-логического построения текста. Этот принцип заключается в том, что части текста (абзацы, рубрицированные части) представляют собой фрагменты, микротемы которых закреплены в определенной последовательности, а вместе составляют макротему целого. Неизбежная иерархичность текстовой организации выражается в делении текста документа на разделы, параграфы, пункты, подпункты, которые, как правило, нумеруются.

При рубрикации используются римские и арабские цифры, слова раздел, глава, параграф, знаки препинания – точка, точка с запятой. Например: 1. Общие положения. 2. Квалификационные требования и необходимый уровень знаний. 3. Обязанности. 4. Права. 5. Ответственность.

Раздел, имеющий составные части, включает все номера составных частей более высоких ступеней деления, например:

1.

1.1.

1.1.1.

Заголовок конкретизирует тип документа, отражает его основную тематику. Отвечает на вопрос о чем?, например:

ПРИКАЗ

об организации выездной торговли

В коммерческих письмах заголовка, как правило, нет, но содержание письма аннотируется словосочетанием о чем? и помещается в левой части под угловым штампом учреждения, например: о поставке груза по контракту №…, об отмене заказа. Иногда заголовок сливается с заглавием, конкретизируя тип документа:

Журнал регистрации входящих документов;

Договор аренды.

Заголовки позволяют легко работать с документами: производить сортировку, обработку и переадресацию в случае необходимости

Функция волеизъявления реализуется с помощью особых глаголов – перформативов, определяющих не только тематику, но и структуру высказывания:

Напоминаю Вам о том, что…

Просим продать…

Прошу подтвердить…

Предлагаю Вам назначить…

Сообщаю, что…

Тексты с волеизъявлением имеют особенность: часто это одно развернутое предложение директивного характера. Нанизывание пунктов, представляющих собой инфинитивные конструкции, определено глаголами–перформативами, например:

Для подготовки предложений по реализации актуальных экономических проблем перспективного и текущего развития города постановляю:

1. Считать утратившим силу распоряжение Главы администрации города от____________, № _______;

2. Создать финансово-экономический совет при Главе города;

3. Утвердить Положение о финансово-экономическом совете при Главе города;

По композиционным особенностям сходны между собой служебные записки, докладные, деловые письма, заявления.

Другой композиционный принцип демонстрируют тексты законов, правил, расписаний, лицензий, договоров, где композиционной основой является предписываемая модель поведения. Такие тексты дробятся на главы, разделы, параграфы, части, пункты, подпункты. Это тексты объемные, сложные.