4.3. Регламентація обов'язків облікових

працівників

4.3.1. Планування діяльності бухгалтерії

В період створення підприємства формулюються цілі і завдання виробничо* господарської і фінансової діяльності, які відображені в Статуті. У відповідності з ними визначаються функції управлінського персоналу і особи, які відповідальні за їх виконання. Розподіл функцій закріплюється в положеннях про структурні підрозділи, зокрема в "Положенні про бухгалтерію".

Положення е внутрішнім нормативним актом, який визначає порядок створення, права, обов'язки та організацію роботи служби, зокрема, бухгалтерії. Даний документ відноситься до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації і має чітко визначену структуру:

•=> загальні положення;

•=> цілі і завдання;

=> функції;

=* права і обов'язки головного бухгалтера (його заступників);

=* службові зв'язки;

=> організація роботи.

Розділ "Загальні положення" включає визначення бухгалтерського обліку, зазначення форми ведення обліку, чисельність і штат бухгалтерії, найменування законодавчих актів, якими керується бухгалтерія в своїй діяльності. Закінчується розділ вимогами, що пред'являються до керівника бухгалтерії.

Другий розділ Положення визначає цілі та завдання, які висуваються до бухгалтерської служби.

Третій розділ Положення розкриває функції бухгалтерії. Загальними для будь-якої бухгалтерії визнаються: облік основних засобів, облік грошових коштів, контроль за своєчасним і правильним проведенням

Основи організації бухгалтерського обліку

інвентаризації, ефективна організація матеріальної відповідальності, ведення розрахунків з оплати праці тощо.

Четвертий розділ "Права та обов'язки керівництва" містить посадову інструкцію головного бухгалтера, складену на підставі Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні".

В п'ятому розділі "Службові зв'язки" зазначаються служби, з якими бухгалтерія взаємодіє:

•=> з усіма структурними підрозділами - з питань бухгалтерського обліку;

<=$• з юридичною службою - щодо правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;

=* з відділом кадрів - з питань підбору кадрів для бухгалтерії, розрахунку заробітної плати персоналу.

Як правило, при досить великому обсязі облікової інформації, бухгалтерська служба виступає як окремий структурний підрозділ. При цьому необхідна чітка регламентація діяльності кожного з штатних працівників і всього підрозділу в цілому шляхом розробки Положення про бухгалтерську службу (див. табл. 4.2) і посадових інструкцій працівникам підрозділу.

Апарат бухгалтерії має безпосереднє відношення до всіх цехів і відділів підприємства. Бухгалтерія отримує від підрозділів ті чи інші дані, необхідні для обліку (документально оформлені здійснені господарські операції").

Таблиця 4.2. Положення про бухгалтерську службу (витяг щодо службових зв'язків з Іншими структурними підрозділами підприємства та сторонніми організаціями)

Структурні підрозділи, сторонні організації	Бухгалтерська сіужба отримує документи	Бухгалтерська служба передає документи
1	2	3
Службові зв'язки зі структурними підрозділами
Кадрова служба	Копії наказів по особовому складу, табелі обліку робочого часу, лікарняні листки, звіти про використання бланків трудових книжок	Відомості використання чергових відпусток, бланки трудових книжок і додатки до них
Комерційний відділ	Господарські угоди, кошториси, акти та інші матеріали з питань виконання договірних зобов'язань, рахунки на придбання ТМЦ, авансові звіти співробітників	Дані про норми витрачання грошових коштів і матеріалів, дані про витрати за видами діяльності та окремими договорами, дані про ошіаіу рахунків, дебіторів та кредиторів, вказівки з питань оформлення та надання для обліку документів та даних

Організація бухгалтерського обліку

7	2	3
Секретаріат	Копії наказів і розпоряджень директора по основній діяльності, кореспонденція на адресу бухгалтерії	Проекти наказів і розпоряджень з питань фінансової діяльності, довідки, дані на запит керівника, звіти про результати фінансово-господарської діяльності
Цехи	Документи по окремих господарських операціях (на випуск продукції тощо), виробничі звіти по витратах тощо
Склади	Документи щодо руху ТМЦ (надходження, відпуск, переміщення)
Плановий відділ	Затверджені розробки планових показників по всіх видах діяльності підприємства (бізнес-план, кошторис витрат І доходів)
ВІДДІЛ ГОЛОВНОГО механіка	Документи на рух обладнання та Його ремонт, про роботу автотранспорту тощо
Службові зв'язки зі сторонніми організаціями
Банк	Виписки по рахунках і додані документи, письмові пояснення з питань взаємодії' з банком	Розрахунково-платіжні банківські документи, чеки на отримання грошових коштів і об'яви на внесення готівки, інформація з питань роботи з готівкою, бухгалтерські баланси та звіти
Державна податкова інспекція	Акти та документи з питань правильності обчислення та сплати податків до бюджету, письмові пояснення з оподаткування	Накази, документи та пояснення, необхідні для правильного обчислення податків, розрахунки по податках (податкові декларації), бухгалтерські баланси та звіти
Фінансове управління	Пояснення з питань призначення і виплати допомоги на дітей співробітників	Документи з виплати допомог на дітей співробітників з бюджетч

В таблиці 4.3 наведено, які службові зв'язки має бухгалтер-касир з іншими підрозділами підприємства та сторонніми організаціями.

Основи організації бухгалтерського обліку

Таблиця 4.3. Службові зв'язки бухгалтера-касира з Іншими підрозділами підприємства та сторонніми організаціями

Посадові особи структурних підрозділів. сторонні організації	Бухгалтер-касир отримує документи	Бухгалтер-касир передає документи
Службові зв'язки з посадовими особами бухгалтерської служби
Головний бухгалтер	Прибуткові і видаткові касові документи	Касові звіти
Службові зв'язки І посадовими особами Інших структурних підрозділів
Інспектор внутрішнього контролю	Звіти про витрачання бланків трудових книжок	Бланки трудових книжок і вкладиші до них
Службові зв'язки зі сторонніми організаціями
Банк	Виписки по рахунках і документи, що до них додаються, письмові пояснення з питань взаємодії з банком	Розрахунково-платіжні бан­ківські документи, чеки на отримання грошових коштів і об'яви на внесення готівки, дані з питань роботи з готів­кою

Шостий розділ Положення "Організація роботи" включає правила внутрішнього розпорядку роботи бухгалтерії. Якщо підприємство належить до суб'єктів, що підлягають обов'язковому аудиту, до даного розділу включається відповідна інформація.

Положення оформлюється на бланку підприємства за підписом головного бухгалтера і затверджується керівником підприємства.

Таким чином, Положення про бухгалтерію - багатопрофільний документ, який чітко регламентує порядок її роботи. Від детальної його розробки прямо залежить ефективність організації бухгалтерського обліку підприємства.

Планування діяльності окремих облікових працівників здійснюється на підставі розроблених індивідуальних графіків, приклад якого наведено нижче (табл. 4.4).

Таблиця 4.4, Індивідуальний графік роботи старшого бухгалтера з обліку праці І заробітної плати Соколенко С.О.

~^~~~^офік робочого дім Вид робіт ~~~ — -^.	День і дата	Час	Кому передасться виконана робота	Примітка
/	2	3	4	5
Приймання первинної документації по нараху­ванню відрядної заро­бітної плати від цехів	Щопонеділка, щосереди	9,00-11.00	Бухгалтеру Суміній С.А.
Приймання оформлених листків тимчасової непрацездатності	Щовівторка, щочетверга	9.00-11.00	Бухгалтеру Суміній С.А.

Організація бухгалтерського обліку

/	2	3	4	5
Приймання оформлених документів по наданню відпусток	Щовівторка, щочетверга	9.00- Й. 00	Бухгалтеру СумінІй С.А.
І тл

За структурним графіком роботи відділу бухгалтерії можна прослідкувати в розрізі комплексів облікових робіт, в який термін вони виконуються та кому передаються відомості про виконання (зразок 4.1).

Зразок 4.1

"Затверджую" Головний бухгалтер

" " 200_ р.

Структурний графік роботи відділу бухгалтерії на рік

Комплекси облікових робіт	Термін виконання	Виконавець	Кому передаються відомості про виконання	Примітка
І	2	3	4	5

4.3.2. Посадові інструкції бухгалтерів

На підставі затвердженої структури підприємства керівник затверджує штатний розклад.

На кожну посаду, передбачену штатним розкладом (крім категорій робітників), керівником підприємства затверджується посадова інструкція.

Посадова інструкція - це документ, у якому зафіксовані завдання, функції, обов'язки, права і відповідальність посадової особи. Вона розробляється для кожної конкретної штатної посади.

Посадова інструкція сприяє правильному вирішенню питань розподілу обов'язків між категоріями працівників, забезпечує єдність при розподілі їх посадових обов'язків І кваліфікаційних вимог, які до них пред'являються.

Посадові інструкції працівників дають змогу:

<=> встановити для кожного працівника перелік належних до виконання операцій;

*=> визначити та закріпити обов'язки кожної особи, а також його права та персональну відповідальність;

«=> контролювати виконання роботи кожного виконавця, оцінити її результати.

Основи організації бухгалтерського обліку

Крім того, посадові інструкції розмежовують завдання кожної служби, вносять узгодженість дій різних служб управління даного підприємства (установи), враховують раціональне використання фонду робочого часу.

Посадові інструкції розробляються за дорученням керівника підприємства (про що видається відповідний наказ) відділом кадрів (службою управління персоналом) або керівниками структурних підрозділів (начальниками відділів). Текст посадових інструкцій узгоджується з юридичною службою і затверджується керівником підприємства. Кожний працівник повинен бути ознайомлений з посадовою інструкцією під розписку Із зазначенням дати ознайомлення. Для облікових працівників підприємства посадові інструкції розробляються головним бухгалтером підприємства,

У посадовій інструкції розкривається функціональна структура діяльності посадової особи як комплексу елементів: цілей, програм і завдань; функцій, форм і методів керівництва; інформації; технічних засобів управління. На підставі цих даних визначаються структура посадової інструкції та зміст її складових частин.

При розробці посадових інструкцій використовуються типові і галузеві інструкції, крім того враховуються специфічні обов'язки, які вимагаються від працівників керівником (власником) підприємства.

Структура типової посадової інструкції облікового працівника може бути наступною: найменування посади; загальні положення, цілі і завдання; обов'язки і права; відповідальність; взаємозв'язок з іншими посадовими особами; критерії оцінки виконання обов'язків; оклад і премія; порядок призначення, звільнення і заміщення посади; висновок.

В посадовій інструкції детально викладаються обов'язки, права і відповідальність посадової особи. Підставою для визначення завдань і обов'язків служить кваліфікаційний довідник посад службовців. Положення про головних бухгалтерів взагалі є посадовою інструкцією головного бухгалтера.

Кваліфікаційні категорії з оплати праці спеціалістів встановлюються керівником (власником) на підставі рішень атестаційних комісій (якщо такі є на підприємстві).

Характеристика кожної посади має три розділи:

<=> посадові обов'язки;

''і О обсяг знань, якими повинен володіти працівник; № *=$ кваліфікаційні вимоги.

В першому розділі перераховуються функції, які повинен повністю або* частково виконувати працівник, що займає дану посаду.

Організація бухгалтерського _о_бдіку

В другому розділі розглядаються основні вимоги, висуваються до працівника по оволодінню спеціальними знаннями, а також знаннями законодавчих актів, положень, інструкцій та інших документів, методів, засобів, які працівник повинен вміти застосовувати при виконанні посадових обов'язків.

В третьому розділі визначається рівень і профіль спеціальної підготовки працівника, необхідний для виконання покладених на нього обов'язків, і вимоги до стажу роботи.

В посадовій інструкції фіксують два види взаємовідносин посадової особи з іншими працівниками: з безпосереднім ЇЇ керівником і підлеглими ЇЙ працівниками. Існує ще один важливий вид взаємовідносин посадової особи функціонального характеру - з рівними йому за рангом. Функціональні відносини передбачають співробітництво, координацію, консультації. Але й ці відносини не розкривають повністю міжпосадових взаємозв'язків, тому що відсутні деякі зв'язки посадових осіб вищестоящих ланок управління з нижчестоящими (підвідомчими одиницями).

Дотримання посадової інструкції повинно бути покладено в основу^; оцінки роботи посадової особи. При правильній системі оцінки і відповідних моральних та матеріальних заохоченнях вона може сприяти розвитку) виробництва і ефективності праці.

Посадові інструкції не повинні бути трафаретними для всіх управлінських посад. В залежності від трьох основних категорій управлінського персоналу їх поділяють на наступні види: для керівників, спеціалістів і технічних виконавців. Завдання, функції, особливо в частині їх реалізації, характер відповідальності, форми стимулювання різних категорій управлінського персоналу неоднакові. Так, особливістю обов'язків керівників, на відміну від обов'язків спеціалістів і технічних виконавців, є координація і контроль за діями працівників. Щодо відповідальності, то, наприклад, за обсягом функцій і дій посадових осіб, вона різна для кожної із трьох категорій управлінського персоналу. Всі Інші завдання, функції і відповідальність осіб також повинні бути зафіксовані в посадових інструкціях. Підставою розробки посадових інструкцій для працівників обліку і контролю є кваліфікаційний довідник посад службовців, положення про об'єкт управління, типові посадові інструкції, методичні вказівки з_л розробки посадових Інструкцій.

В табл. 4.5 наведено структуру і зміст посадової інструкції облікового] працівника.

Основи організацій бухгалтерського обліку

Таблиця 4.5. Структура І зміст посадової Інструкції облікового працівника або працівника відділу контролю

Розділ	Перелік питань, що регламентуються
1 . Загальні положення	Підлеглість працівника, порядок його зарахування на посаду, звільнення та переведення, ряд підлеглих йому осіб, кваліфікаційні вимоги
2. Обов'язки	Основні службові обов'язки відповідно до видів виконуваних робіт
3 Права	Перелік питань, на підставі яких працівник може приймати остаточне рішення. Його права, зокрема: => перерозподіл обов'язків між підлеглими працівниками, виходячи з робочої необхідності, & участь в нарадах, що проводяться адміністрацією з питань обліку, контролю та аналізу, =* подання до винагороди або покарання підлеглих працівників; ^> внесення пропозицій керівництву щодо переміщення та звільнення працівників; •* організація нарад з питань обліку, аналізу, контролю збереження грошових та товарно-матеріальних цінностей у місцях їх зберігання та використання; * подання дозволу на здійснення відповідних господарських операцій тощо
5. Відповідальність	Перелік конкретних питань, за вирішення яких відповідає тільки даний працівник, зокрема. ^ дотримання розпорядку дня підлеглими працівниками; •* дотримання культури обслуговування відвідувачів та клієнтів; => дотримання графіка роботи та грошового обігу; => правильність та повнота використання прав, наданих посадовою Інструкцією; =* зберігання первинних документів у поточному архіві підрозділу тощо

В доповнення до основних розділів посадової інструкції може бути введений розділу що регулює трудові взаємовідносини між посадовими особами. Цей розділ може встановлювати службові зв'язки, порядок подання звітів, планів та інших документів, періодичність подання звітної інформації тощо.

Рекомендується також включати до посадової інструкції розділ "Оцінка роботи", в якому повинні бути перелічені критерії оцінки ступеню виконання працівником своїх функцій, прав, обов'язків тощо.

Крім посадової інструкції до документів, якими регулюється діяльність бухгалтера, відносяться: контракт або трудовий договір, накази керівника з певних питань господарської діяльності, положення про облікову політику. Причому, бухгалтер повинен бути з ними ознайомлений.

Роль бухгалтера особливо помітна на невеликому підприємстві, де він

Організація бухгалтерського обліку

один виконує весь обсяг бухгалтерських та більшість аналітичних робіт.

Правильно складена інструкція дозволяє визначити обов'язки, права і відповідальність персоналу і запобігає виконанню функцій, що йому не належать, визначає систему взаємовідносин між менеджерами і підлеглими їм працівниками, упорядковує потоки інформації на підприємстві.

На підставі посадової інструкції укладається трудовий контракт з пранівником. Трудовий контракт І посадова інструкція використовуються при розгляді конфліктних ситуацій між роботодавцем і працівником.

Посадові Інструкції зберігаються 3 роки після заміни їх новими.

Зразки посадових інструкцій працівників наведено в додатках Е і Ж.