11.1. Загальні положення

У сучасній СУБД Microsoft Access поруч із найпростішими засобами пошуку і фільтрування даних з однієї або декількох пов’язаних таблиць широко використовуються зручні, гнучкі та потужні засоби – запити.

Запит – це звернення до БД для пошуку або зміни у базі даних інформації, відповідно до заданих критеріїв.

Засоби запиту дозволяють:

 виконувати обчислення;

 поновлювати дані у таблицях;

 додавати або вилучати записи;

 обирати записи для яких виконуються умови добору з декількох таблиць;

 вставляти у підсумкову таблицю додаткові поля а у разі потреби виконувати для них обчислення;

 групувати записи з однаковими значеннями у певному полі;

 на основі пов’язаних таблиць створювати нові таблиці;

 вилучити з пов’язаних таблиць записи, що відповідають певним умовам тощо.

Сам запит не містить даних але дозволяє вибирати дані з таблиць та виконувати над ними низку операцій. При цьому результати виконання запиту подаються у зручному вигляді (у формі таблиці). Запит можна будувати з використанням тимчасової таблиці, що створюється за допомогою іншого запиту.

За допомогою Microsoft Access можуть бути створені наступні типи запитів:

 запити до сервера, що дозволяють здійснювати вибірку даних із сервера;

 запити на автопідстановку, що дозволяють автоматично заповнювати поля для нового запису;

 запити на вибірку, що дозволяють здійснювати вибір даних з таблиць;

 запити на зміну, що дозволяють модифікувати дані у таблиці (у тому числі видаляти, поновлювати і додавати записи);

 запити на створення таблиць, що дозволяють створювати нову таблицю на основі однієї або декількох існуючих таблиць;

 перехресні запити;

 запити з параметром.

Найбільш поширеним запитом є запит на вибірку, який виконує відбір даних з однієї чи декількох таблиць за заданими користувачем критеріями і який не призводить до змін у самій БД.

У Microsoft Access існує також поняття фільтра, що є своєрідним набором умов, які дозволяють здійснювати добір підмножини записів або їх сортування.

Подібність між запитами на вибірку і фільтрами полягає у тому, що в них здійснюється витяг підмножини записів із базової таблиці або запиту. Фільтр, використовується при роботі у режимі форми або в режимі таблиці для перегляду або змін підмножини записів.

Запит можна використовувати:

 для перегляду підмножини записів таблиці без попереднього відкриття цієї таблиці або форми;

 для об’єднання у вигляді однієї таблиці на екрані даних із декількох таблиць;

 для перегляду окремих полів таблиці;

 для виконання обчислень над значеннями полів.

Основні розбіжності запитів і фільтрів полягають у наступному:

■ фільтри не дозволяють додавати ще декілька таблиць, записи яких включаються у набір повернених записів;

■ фільтри не дозволяють вказувати поля, які повинні відображатись у результуючому наборі записів;

■ фільтри не можуть бути виведені як окремий об’єкт у вікні бази даних;

■ запити можуть використовуватись тільки з закритою таблицею, запитом або формою;

■ фільтри не дозволяють обчислювати суми, середні значення, підраховувати кількість записів і находити інші підсумкові значення.