12. Конструювання звітів, створення макрокоманд та макросів

Мабуть, сьогодні нікому не потрібно додатково пояснювати, що таке звіт. Людина повсякденно зіштовхується зі звичайним питанням „скільки?”. Скільки продали холодильників чукчам? Скільки погонних метрів локшин вищого сорту поставлено на склад сільпо? Скільки усього автомобілів було угнано в Чернігові за останню добу? І так далі і тому подібне.

Потрібно відзначити, що існує тісний зв’язок між об’ємом інформації, що зберігається у будь-якій базі і кількістю можливих варіантів питання „скільки” за її адресою.

Теоретично, кожне таке питання відносно легко вирішується за допомогою механізмів запиту, тому що „скільки” і є питання з певним набором параметрів. Однак, за виключенням запитів – дій, звичайний механізм запиту виявляється надзвичайно надлишковим. Справ в тому, що відповідь на це питання не передбачає зворотної реакції користувача по корегуванню даних, що потрапили в ту або іншу вибірку. Це викликало необхідність створення в інструментальному наборі СУБД спеціального механізму формування звітів. На перший погляд, будь-який звіт, точніше процедура його створення дуже схожа на конструювання звичайного запиту. Однак, розробка звіту має цілий ряд важливих індивідуальних особливостей, про які в подальшому і піде мова.

Враховуючи вищесказане, вважаю, що Ви вже зрозуміли, що довгий шлях до хорошого звіту починається, як правило, з розробки самого звичайного запиту - вибірки.

12.1. Загальні положення

Однією з найголовніших задач створення і використання баз даних є представлення користувачам необхідної інформації на основі існуючих даних. В MS Access для цього використовуються форми та звіти. Звіт – це інформація, яка оформлена у відповідності зі специфікаціями користувача. Звіти багато в чому схожі форми і сторінки доступу до даних, але мають інше функціональне призначення – вони слугують для форматного виведення даних на друкуючий пристрій, тому повинні враховувати параметри принтера і параметри використовуваного паперу.

Звіти, як і форми, є головними елементами інтерфейсу баз даних. Вони дозволяють виводити на друк інформацію про вміст бази в зручному для користувача вигляді. Звіт дозволяє добувати і представляти дані, розташовані за різними таблицями бази даних, як актуальну інформацію, яку можна використовувати і поширювати у найбільш сприйнятому для користувача вигляді. Прикладами звітів можуть слугувати поштові адреси, накладні, суми продажів, або списки телефонів. За допомогою Microsoft Access можна спроектувати звіт. Відповідно до цього, звіти повинні враховувати параметри принтера і параметри паперу, який використовується для друку.

У звіті можна використовувати різноманітні елементи проектування, такі як текст, дані, рисунки, лінії, поля і графіки. Кількість цих елементів залежить від естетичних потреб користувача.

Microsoft Access забезпечує декілька способів отримання інформації з бази даних, використовуючи:

 запит;

 формуляр;

 звіт.

Користувач може обрати будь-який метод, що найбільш підходить до вирішення конкретної задачі. Наприклад:

 для перегляду усіх товарів певної торгової поставки, використовувати запит;

 для перегляду повної інформації тільки про один товар, використовувати формуляр;

 для роздрукування торгових продажів для формального представлення, використовуйте звіт.

Звіти є ефективним засобом для роздрукування інформації регулярного користування. Наприклад, можна створити проект звіту і зберігати його для подальшого використання. Проект звіту залишиться незмінним, однак користувач має можливість отримувати роздруківку поточних даних.

Джерелом даних для звіту служить таблиця, або запит. Крім даних, отриманих з різних таблиць, у звіті може бути таблиця або запит. Звіт є кінцевим результатом виконання багатьох про­цедур із базою даних і дає можливість отримати дані у будь-якому форматі з різним ступенем деталізації. До нього можна включати лінії рамки, рисунки, графіки тощо.

Звіти і форми Access мають багато спільного. Однак на відміну від форм, звіти не призначені для введення і корегування даних в таблицях, вони дозволяють лише переглядати та друкувати дані. В звіті, взагалі неможливо змінити вихідні дані за допомогою елементів управління, як це можна було виконати за допомогою форм. Однак, у звітах можна використовувати ці елементи управління, для вказівки стану перемикачів, прапорців та списків.

Усі звіти, що створюються в середовищі МS Ассеss, поділяються на три категорії:

• рядкові, у яких дані відображаються рядками у кож­ному окремому стовпці;

• стовпцеві, у яких усі поля розміщені одним стовп­цем і вирівнюються за лівим краєм;

• поштові наклейки, призначені для друкування поштових наклейок у різноманітних форматах.

Перед тим як створювати звіт, подумайте про те звідки Ваш звіт буде добувати дані. Якщо усі дані з однієї таблиці, то Ваш звіт буде базуватися на цій таблиці. Якщо ж Вам необхідні дані більш чим з однієї таблиці, то Ваш звіт повинен базуватися на запиті.

У процесі конструювання звіту, визначають склад і зміст його розділів, оформляють заголовки, тексти реквізитів та їх місце на бланку. Якщо потрібно мати висновок у звіті відомостей з декількох таблиць, основою його конструюван­ня може бути багатотабличний запит.

Структура готового звіту відрізняється від структури форми тільки збільшеною кількістю розділів. Крім розділів заголовку, приміток та даних, звіт може містити розділи верхнього і нижнього колонтитулів.

При створенні звітів можна використовувати засоби автоматизованого, або ручного проектування. Засоби автоматичного проектування реалізовані автозвітами. Інструментом автоматизованого створення звітів є „Майстер звітів”. Можна створювати звіти і за допомогою „Конструктора звітів”. Конструктор набагато прискорює процес створення звіту.