11.5. Створення міжтабличних зв’язків у базі даних

Якщо структура бази даних продумана заздалегідь а зв’язки намічені, то створення реляційних відношень між таблицями виконується досить просто. Уся необхідна робота відбувається в спеціальному вікні „Схема даних” (рис. 11.17).

Рис. 11.17. Діалогові вікна „Схема даних” і „Додавання таблиці”

Вікно „Схема даних” відкривають кнопкою на панелі інструментів , або командою „Сервіс”  „Схема даних” (якщо в меню „Сервіс” не видно відповідного пункту, то необхідно відкрити розширену частину меню).

Для створення міжтабличних зв’язків за допомогою схеми даних, необхідно:

 Клацнути правою кнопкою миші на вільному просторі схеми даних і з контекстного меню вибрати команду „Додати таблицю”.

 В діалоговому вікні „Додавання таблиці” розкрити вкладку „Таблиці”, вибрати зі списку таблицю „Внесення добрив” і натиснути кнопку „Додати” (рис. 11.18)

Рис. 11.18. Діалогове вікно „Додавання таблиці”

Примітка. Якщо потрібно додати до схеми декілька таблиць, необхідно повторити цю операцію для кожної таблиці.

 Натиснути на кнопку „Закрити”, для закриття діалогового вікна „Додавання таблиці”.

 У даному випадку, зв’язок між таблицями Microsoft Access будує автоматично. Це відбувається тоді, коли дві таблиці мають однакові назви полів і узгоджені типи даних, причому, хоча б в одній із таблиць, це поле є ключовим.

Примітка. Узгодження типів даних означає, що якщо ключове поле має тип даних „Лічильник”, то відповідне йому поле в іншій таблиці повинно мати тип „Long Integer”.

Якщо потрібний зв’язок автоматично не створюється, то його можна створити двома іншими шляхами.

1 – й спосіб – графічний. Потрібно обрати в одній із таблиць поле, яке виступить у якості зв’язку, натиснути ліву кнопку миші, й перетягти поле в іншу таблицю.

В ідпустити ліву кнопку миші необхідно перед полем таблиці, з якою встановлюється зв’язок (рис. 11.19).

Рис. 11.19. Вікно „Зміна зв’язків”

2 – й спосіб. За допомогою команди „Зв'язки”  „Змінити зв'язок” з головного меню MS Access. Ця команда з’являється в меню, коли відкривається вікно „Схема даних”.

 В діалоговому вікні „Зміна зв'язків” потрібно вибрати зі списків, назви полів для пов’язування.

Якщо відношення між таблицями „один до багатьох”, то ліворуч вибирається поле для головної таблиці, а праворуч для підпорядкованої таблиці.

Якщо відношення „один до одного”, то порядок таблиць значення не має. Якщо діалогове вікно „Зміна зв'язків” було відкрито після вибору з меню команди „Змінити зв'язок”, то попередньо потрібно визначити пов’язані таблиці, вибравши їх зі списків: головна таблиця зі списку „Таблиця/запит”, а підпорядкована – зі списку „Пов’язана таблиця/запит”.

 Далі, зазвичай, установлюють прапорець „Забезпечення цілісності даних” і один, або обидва прапорці: „каскадне обновлення пов'язаних полів”, „каскадне видалення пов'язаних записів”.

 При необхідності можна змінити параметри об’єднання. Для цього потрібно натиснути на кнопку „Поєднання” і вибрати один із перемикачів (рис. 11.20)

Рис. 11.20. Діалогове вікно „Параметри об'єднання”

■ Поєднання тільки тих записів, у яких співпадають пов’язані поля.

■ Поєднання всіх записів з < ім’я першої таблиці > і тільки тих записів з < ім’я другої таблиці >, у яких пов’язані поля співпадають.

■ Поєднання всіх записів з < ім’я другої таблиці > і тільки тих записів з < ім’я першої таблиці >, у яких пов’язані поля співпадають.

За умовчання, встановлюється перемикач 1. Натиснути кнопку „ОК”.

 при необхідності створення нового зв’язку, можна скористатися пунктом „Створити новий” і у вікні „Створити новий” ввести імена пов’язаних таблиць та імена полів, які використовуються для зв’язку.

 Після встановлення всіх зв’язків натиснути на кнопку „ОК” у вікні „Зміна зв'язків”.

 Закрити вікно „Схема даних”, натиснувши на кнопку „Закрити” у правому верхньому куті вікна.

Сконструйована схема даних широко використовується під час роботи із запитами, формами й звітами. Після конструювання таблиць, введення записів до них і створення схеми даних із записами кожної таблиці можна виконувати різноманітні операції: відсортувати записи в таблицях, відібрати з таблиць записи за заданими користувачем критеріями тощо. При роботі з однотабличною базою даних ці операції аналогічні операціям у табличному процесорі Місrosoft Ехсеl.

Утворюваний міжтабличний зв'язок відображується у вікні „Схема даних” у вигляді лінії, що поєднує два поля різних таблиць. При цьому одна з таблиць вважається головною, а інша пов’язаною. Головна таблиця – це таблиця, яка бере участь у зв’язку своїм ключовим полем (назва цього поля на схемі даних відображується напівжирним шрифтом).

Головним призначенням міжтабличних зв’язків є:

 по-перше, забезпечення цілісності даних;

 по-друге, – автоматизація задач обслуговування бази.

Міжтабличний зв'язок дозволяє:

 або виключити можливість видалення або зміни даних у ключовому полі головної таблиці, якщо із цим полем пов’язані будь-які поля пов’язаних таблиць;

 або зробити так, що при видаленні (або зміні) даних у ключовому полі головної таблиці автоматично (і абсолютно коректно) відбудеться видалення або зміна відповідних даних у полях пов’язаних таблиць.