11.2. Визначення ключових полів

Ключове поле – це одне або декілька полів, комбінація значень яких однозначно визначає кожний запис у таблиці.

Якщо для таблиці визначені ключові поля, то Microsoft Access запобігає дублюванню або уведенню пустих значень у ключове поле. Ключові поля використовуються для швидкого пошуку й зв’язку даних із різних таблиць за допомогою запитів, форм і звітів.

В Microsoft Access можна використати три типи ключових полів:

 лічильник;

 простий ключ;

 складений ключ.

11.2.1. Створення ключового поля типу „Лічильник”

Для створення ключового поля типу „Лічильник” необхідно в режимі „Конструктора таблиць”:

. Вставити в таблицю поле лічильника;

. Задати для лічильника автоматичне збільшення на 1;

. Вказати це поле як ключове, шляхом натискання на кнопку „Ключове поле” на панелі інструментів „Конструктор таблиць”.

Якщо до збереження створеної таблиці ключові поля не були визначені, то при збереженні буде видане повідомлення про створення ключового поля. При натисканні кнопки „Да” буде створене ключове поле лічильника з ім’ям ID і типом даних „Лічильник”.

11.2.2. Створення простого ключового поля

Для створення простого ключового поля достатньо мати поле, яке містить унікальне значення (наприклад, коди або номери). Якщо вибране поле містить пусті значення, або значення які повторюються, то його не можна визначити як ключове. Для визначення записів, що містять повторювані дані, можна виконати запит на пошук повторюваних записів. Якщо усунути повтори шляхом зміни значень неможливо, то необхідно або добавити в таблицю поле лічильника й зробити його ключовим, або визначити складений ключ.

11.2.3. Створення складеного ключового поля

Складений ключ необхідний у випадках, коли неможливо гарантувати унікальність запису за допомогою одного поля. Він представляє собою комбінацію декількох полів. Для визначення складеного ключа необхідно:

. Відкрити таблицю в режимі „Конструктора”.

. Виділити поля, які необхідно визначити як ключові.

. Натиснути кнопку „Ключове поле” на панелі інструментів „Конструктор таблиць”.

Щоб змінити ключ, необхідно:

1. Відкрити таблицю в режимі „Конструктора”.

2. Вибрати наявне ключове поле.

3. Натиснути на кнопку „Ключове поле”, при цьому кнопка повинна прийняти положення „Викл. ”, а з області виділення повинний зникнути значок ключового поля.

4. Вибрати поле, яке необхідно зробити ключовим.

5. Натиснути на кнопку „Ключове поле”. При цьому в області виділення повинний з’явитися значок ключового поля.

Щоб видалити ключ, необхідно:

1. Відкрити таблицю в режимі „Конструктора”.

2. Вибрати наявне ключове поле.

3. Натиснути на кнопку „Ключове поле”, при цьому кнопка повинна прийняти положення „Викл.”, а з області виділення повинний зникнути значок ключового поля.

11.3. Сортування, індексація, пошук та фільтрація даних

Одна з основних переваг використання бази даних для збереження інформації полягає в тому, що за її допомогою усі записи, на відміну від записів на папері, можна швидко й точно розташувати у певному порядку. Це дозволяє доволі легко підсумовувати дані і аналізувати інформацію незважаючи на те, що база даних може включати величезну кількість записів. Крім того, дані, які зберігаються в таблицях баз даних можуть ефективно використовуватись тільки за умовою, що існують прості й доступні засоби пошуку інформації.