Завдання для самостійної роботи

1. Порівняти справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу щодо передавання їх до архіву установи?

2. Скласти засвідчувальний напис справи.

3. Опрацювати порядок передавання до архіву установи справ з обмеженим доступом.

4. Законспектувати Порядок зберігання електронних документів в архівних установах, затверджений Наказом Державного Комітету Архівів України 25.04.2005 № 49

Література: 8, 14, 24, 25, 32, 36, 37, 46, 51, 55, 57, 64, 66, 82, 104, 105, 134, 147, 148.

Модульна контрольна робота № 4

1. Оперативне зберігання документів

2. Документи, що складають за результатами експертизи цінності документів

3. Передавання справ до архіву установи

Контрольні запитання до іспиту

1. Проблеми й завдання вдосконалювання ДЗУ в сучасних умовах.

2. Вимоги до складання й оформлення організаційно-правових документів.

3. Організаційні документи акціонерних товариств, спільних підприємств.

4. Наказ з основної діяльності: етапи підготовки, правила оформлення.

5. Вимоги законодавства до порядку оформлення й видачі доручень. Реквізити доручення.

6. Структура, методика складання й особливості оформлення посадової інструкції.

7. Накази з основної діяльності й особового складу: етапи підготовки, правила оформлення.

8. Аналіз особливостей мови й стилю службових документів.

9. Уніфікація й стандартизація кадрової документації.

10. Уніфікація тексту документа (типові, трафаретні тексти, таблиці, анкети, графіки, діаграми).

11. Використання новітніх інформаційних технологій у документуванні діяльності конкретної організації, підприємства, фірми.

12. Текстові документи: способи створення, надання юридичної сили.

13. Законодавче регулювання використання гербової символіки на документах. Правила оформлення реквізитів „Зображення Державний герба України», «Зображення Герба Автономної Республіки Крим».

14. Узгодження й редагування – найважливіші етапи роботи зі створення документа. Поняття „проект документа”, „оригінал документа”.

15. Правове регулювання в галузі видання управлінських документів.

16. Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98. Призначення й сфера застосування.

17. Єдиний державний реєстр підприємств і організацій України. Призначення. Зазначення кодів ЄДРПОУ в документах.

18. Види й порядок застосування печаток і штампів. Вимоги до зберігання печаток і штампів установи.

19. Оцінки на документах: вимоги до їхнього оформлення, значення.

20. Документи на новітніх носіях інформації: сфера застосування й надання юридичної чинності.

21. Документування діяльності конкретної організації (дрібної, середньої, великої).

22. Діловодство в структурному підрозділі конкретної організації (великої, середньої).

23. Аналіз вимог до оформлення різних видів листів у закордонній практиці й вітчизняному діловодстві.

24. Оформлення відбитка печатки на документі. Методика перевірки дійсності відбитка печатки.

25. Документ як засіб реалізації функцій управління. Значення, складання й оформлення резолюції на документі.

26. Складання, оформлення й характеристика особливостей текстів різних видів листів.

27. Документування діяльності колегіального органа.

28. Фіксація в документах організації проведення перевірок, ревізій.

29. Розпорядницька діяльність колегіального органа й відбиття управлінських рішень у документах.

30. Правові основи документування інформації.

31. Класифікація документів за ознаками. Документи офіційні, службові, особисті, особистого походження.

32. Процедура документування.

33. Діловодні операції.

34. Поняття „уніфікація” і „стандартизація”. Об’єкти й завдання уніфікації в сфері ДЗУ. Види стандартів, їхній статус.

35. Принципи уніфікації й стандартизації документів. Розвиток уніфікації й стандартизації документів.

36. Поняття „уніфікована форма документа”, „формуляр-зразок”. Формуляр сучасного управлінського документа.

37. Структура документа. Заголовна, змістовна й оформлювальна частини.

38. ДСТУ 4163–2003. Його зміст, значення, сфера застосування. Склад і розташування реквізитів документів.

39. Вимоги до конструювання бланків. Види бланків. Бланки підприємств різних форм власності. Реквізити, використовувані для виготовлення бланків.

40. Реквізит «найменування організації-автора документа», вимоги до нього. Реквізит «місце складання документа.

41. Реквізит «довідкові дані про організацію-авторі документа», його склад. Правила оформлення поштової адреси.

42. Реквізит «адресат», його значення й сучасні вимоги до оформлення.

43. Дати в документі. Вимоги до їхнього оформлення. Дата як складова частина інших реквізитів.

44. Реквізити «реєстраційний номер документа», «посилання на реєстраційний номер і дату документа».

45. Порядок погодження документів. Внутрішнє й зовнішнє узгодження. Оформлення реквізиту на окремому аркуші.

46. Засвідчення документа. Правила оформлення реквізитів, що ними засвідчують документ.

47. Оцінки на документі, їхнє значення й оформлення.

48. Резолюція, її значення, вимоги, пропоновані до резолюції. Особливості оформлення резолюції на окремому аркуші.

49. Уніфікація тексту документа. Структура тексту різних службових документів.

50. Заголовок до тексту документа, додатка до тексту, вимоги до їхнього оформлення.

51. Загальні вимоги до тексту документа.

52. Вимоги до оформлення текстів у табличній формі. Трафаретні тексти.

53. Способи затвердження документів. Правила оформлення реквізиту „гриф затвердження”.

54. Вимоги до проставлення реквізиту „відбиток печатки”. Перелік документів, на яких проставляється печатка. Перелік документів, на яких відбиток гербової печатки є обов’язковим.

55. Зображення гербової символіки на документах. Реквізит „емблема організації або товарний знак (знак обслуговування)”, регламентація використання.

56. Реквізит „місце складання або видання документа”.

57. Порядок підписання документів. Оформлення реквізиту «підпис».

58. Завірення копій документа.

59. Пошукові ознаки документа. Реквізити, що ідентифікують документ, його автора в електронній формі.

60. Загальні вимоги до оформлення документів. Формати паперу, використовувані для виготовлення документів. Береги на документах, нумерація сторінок та інше.

61. Види й значення службових документів. Операції документування.

62. Поняття «системи документації», розвиток систем. Класифікація систем документації.

63. Уніфіковані системи документації. Призначення, визначення й склад УСОРД. Розвиток УСОРД.

64. Державні стандарти по оформленню документів, що входять в УСОРД.

65. Загальна характеристика системи організаційно-правової документації.

66. Вимоги до складання й оформлення організаційно-правових документів.

67. Структура уставу юридичної особи, загальні положення про порядок його складання й оформлення.

68. Структура й оформлення положення про організацію або про структурний підрозділ.

69. Оформлення доручень. Види доручень.

70. Структура й особливості оформлення регламенту колегіального органа.

71. Правила оформлення інструкцій.

72. Структура посадової інструкції, методика складання.

73. Система планової документації. Призначення й склад планової документації.

74. Види планів. Складання й оформлення планових документів.

75. Загальна характеристика системи розпорядницької документації.

76. Склад інформації, особливості оформлення й процедура посвідчення організаційних документів – структура й штатна чисельність, штатний розклад.

77. Вимоги до складання й оформлення розпорядчих документів.

78. Вимоги до складання й оформлення постанов, рішень.

79. Етапи підготовки розпорядчого документа.

80. Вимоги до складання й оформлення наказів з особового складу.

81. Оформлення наказів, розпоряджень з основної діяльності.

82. Склад і загальна характеристика документів системи інформаційно-довідкової документації.

83. Вимоги до складання й оформлення службових, пояснювальних і доповідних записок.

84. Внутрішні й зовнішні документи.

85. Вимоги до складання й оформлення довідок. Види довідок. Довідки внутрішні й зовнішні.

86. Вимоги до складання й оформлення акту. Види актів. Особливості посвідчення.

87. Листування як вид ділового спілкування.

88. Вимоги до складання й оформлення службового листа. Жанри листів. Особливості оформлення гарантійного листа.

89. Документування колегіальної діяльності організації, структурного підрозділу, рад комісій і т.д. Документи, створювані в процесі підготовки наради.

90. Вимоги до складання й оформлення протоколу. Стислі й повні протоколи. Особливості протоколів засідань.

91. Вимоги до складання й оформлення телеграм, телефонограм. Структура факсимільного повідомлення, особливості оформлення.

92. Поняття „комплекси документів”. Первинні комплекси текстових документів. Складні комплекси.

93. Поняття „архів”, „цінність документа”, „експертиза цінності”. Принципи і критерії експертизи цінності документа.

94. Проблема правового режиму електронного документа.

95. Удосконалювання документаційних процесів.

96. Трансформація функції документа від письмоводства до керування документацією.

Програма семінарських занять

Зміст семінарських занять передбачає знайомство студентів з текстами теоретиків і практиків діловодства, архівної справи, документаційного забезпечення управління. Мета й завдання семінарських занять - навчити студентів у процесі аналізу текстів першоджерел і нормативно-правових документів бачити трансформації основних проблем, тем і модулів документаційного забезпечення управління в різних його моделях і концепціях.

Програма практичних занять

Зміст практичних занять передбачає знайомство студентів з законодавчими, нормативно-правовими актами, державними та міжнародними стандартами, навчально-методичною літературою щодо практики документування управлінської інформації та організації роботи з документами. Мета й завдання практичних занять – набуття студентами навичок синтезу знань щодо виконання діловодних операцій, оформлення документів, організації роботи з документами, забезпечення оперативного зберігання документів та передавання їх до архівного підрозділу.