59. Содержание информационных технологий в работе с персоналом

Информационная технология является частью системы информационного обеспечения СУП и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации.

Автоматизированная информационная технология (АИТ) управления персоналом организации представляет собой систему процедур преобразования информации по кадрам с целью ее формирования, организации, обработки, распространения и использования соответствующими структурными подразделениями или руководителями. Как правило, любая АИТ направлена на формирование, сбор, передачу, хранение и обработку информации с учетом потребностей конкретного пользователя независимо от ее объемов, обеспечивая при этом автоматизацию рутинных и формализуемых операций, выполняемых управленческим персоналом, и подготовку аналитической информации для принятия решений.

Автоматизированное решение задач служб управления персоналом может основываться на одном из двух существующих в настоящее время подходов: приобретении одного из стандартных пакетов прикладных программ с дальнейшей его настройкой в соответствии с требованиями организации или разработка собственного пакета прикладных программ для решения определенной совокупности задач службы управления персоналом.

Первый подход хорош тем, что он не требует наличия в структуре организации подразделения, занимающегося вопросами проектирования и внедрения автоматизированных комплексов задач управления.

Второй подход также требует больших денежных затрат на проектирование пакета, но его преимущество заключается в том, что не проводится дополнительная «настройка» программного обеспечения, которое разработано по собственному техническому заданию.

В последнее время появились системы автоматизации кадровой работы, опирающиеся не только па анкетную информацию и ее соответствие штатному расписанию и должностным инструкциям, но и на знания, позволяющие планировать развитие персонала организации. К таким системам можно отнести многофункциональные экспертные системы «Служба персонала» и «Консалтинг персонала».

Кроме встроенного комплекса кадрового делопроизводства системы позволяют: выполнять компьютерное психофизиологическое обследование и тестирование кандидатов на должность, проводить профориентацию, профотбор, аттестацию, получать рекомендации по эффективному использованию работника; оценивать профпригодность работника; создавать профили профессий и должностей; определять совместимость «команды»; определять тенденции развития подразделений; анализировать структуру организации в многомерном режиме.

Постоянно появляются усовершенствованные версии пакетов одного вида, а также программное обеспечение с принципиально новыми возможностями. Оценку эффективности функционального пакета прикладных программ по управлению кадрами можно осуществлять по следующим характеристикам: стандартные (цена, объем памяти, используемая операционная система, система подсказок, структура, документация и т.п.); технологические (время обработки информации, продолжительность освоения пакета, удобство интерфейса, многозадачность, качество связи с разработчиком); технические (контроль целостности БД, гибкость, открытость); функциональные (перечень решаемых задач, актуальность используемых алгоритмов, качественный и количественный анализ формируемой отчетности, форма работы с классификаторами, настраиваемость на структуру управления и документооборот организации); инструментальные средства (календарь, личная, информационная система, калькулятор); взаимосвязь с другими пакетами (работа в сети, «импорт» данных из других пакетов).

применение АИТ в кадровой работе обеспечивает:• экономию рабочего времени сотрудников кадровой службы за счет использования более эффективной технологии обработки информации;• выполнение функций, которые не выполнялись ранее сотрудниками кадровой службы, за счет экономии времени на практическую реализацию автоматизированных функций;• повышение качества управленческих решений за счет более «высокой» информационной поддержки руководства;• повышение степени обоснованности принимаемых управленческих решений;• повышение статуса сотрудников, выполняющих должностные обязанности с использованием прогрессивных технологий;•рост заинтересованности сотрудников службы управления персоналом в повышении собственной квалификации для ликвидации отставания имеющихся знаний и навыков от требований, используемых в организации АИТ.

Цель любой информационной технологии - получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе.

Информационное обеспечение – совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно справочную, классификаторы технико-экономической информации и системы документации.

Информационная система в управлении персоналом представляет собой систему обмена сведениями, позволяющую специалистам по персоналу анализировать, планировать и реализовывать маркетинговые мероприятия.

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, информационная технология - это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации, вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их введение должно начинаться с создания математического обеспечения, формирования информационных потоков в системах подготовки специалистов.

Информационная технология включает в себя "козырные карты" современного информационного бизнеса: компьютеры, терминалы, компьютерное оборудование, оптическую аппаратуру, микрофильмы, лазерные диски, печатное оборудование и ксерокопирование. Это все базовые элементы инфраструктуры, определяющие основные стратегические цели развития бизнеса, поэтому выбор не является случайным.

Содержание информационных технологий в управлении персоналом.

1. Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, алгоритмы, решения которых хорошо известны и для решения которых имеются все необходимые входные данные. Эта технология применяется на уровне исполнительской деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных, постоянно повторяющихся операций управленческого труда.

2. Информационная технология управления предназначена для информационного обслуживания всех работников предприятий, связанных с принятием управленческих решений. Здесь информация обычно представляется в виде регулярных или специальных управленческих отчетов и содержит сведения о прошлом, настоящем и возможном будущем предприятия.

3. Информационная технология автоматизированного офиса призвана дополнить существующую систему связи персонала предприятия. Автоматизация офиса предполагает организацию и поддержку коммуникационных процессов как внутри фирмы, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

4. Информационная технология поддержки принятия решений предназначена для выработки управленческого решения, происходящей в результате итерационного процесса, в котором участвуют система поддержки принятия решений (вычислительное звено и объект управления) и человек (управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат).

5. Информационная технология экспертных систем основана на использовании искусственного интеллекта. Экспертные системы дают возможность менеджерам получать консультации экспертов по любым проблемам, о которых в этих системах накоплены знания.

60.Служба управление персоналом организации, ее назначение и основные направления деятельности.

Служба управления персоналом - совокупность подразделений организации, выполняющих функций системы управления персоналом.

Сегодня службы управления персоналом стали многофункциональными, их задачи гораздо шире и многограннее, чем функции отделов кадров. Управление персоналом из вспомогательной, обслуживающей становится одной из ведущих функций предприятия.

Каждый работник должен чувствовать внимание к себе со стороны службы управления персоналом, туда он должен идти со своими проблемами. Именно служба управления персоналом выступает посредником между руководителями и рядовыми сотрудниками.

Главная цель службы персонала - повышение эффективности работы сотрудников, разработка и реализация программы развития персонала.

Задачи СУП:

1.Эффективно использовать персонала (грамотно мотивировать, адаптировать).

2.Уметь формировать условия для работы персонала (социально-психологический климат, условия труда, эргономика).

Важнейшие задачи такой службы: •социально-психологическая диагностика; •анализ и регулирование групповых и личных взаимоотношений; •управление конфликтами; •подбор и оценка кандидатов на вакантные должности; •анализ кадрового потенциала и потребности в персонале; •планирование карьеры сотрудников; •аттестация персонала;•управление мотивацией и т.д.

Основными принципами управления персоналом в настоящий момент являются индивидуализация и демократизация. Индивидуальный подход к каждому сотруднику на всех стадиях его жизни в организации (прием, мотивация, повышение квалификации, планирование карьеры и т.д.) позволяет учесть потребности каждого работника и сбалансировать их с потребностями предприятия. Принцип демократизации предполагает учет коллективного мнения при решении всех вопросов, демократичный стиль руководства и управления, участие сотрудников организации в осуществлении управленческих функций. Работник должен знать, что его мнение будет услышано. Только тогда цели организации будут восприниматься работниками как собственные цели.

Службы по персоналу эффективно работающих компаний решают следующие задачи:

·   подбор персонала разного уровня, учет изменений, происходящих с работниками (семейное положение, служебные перемещения с изменением функций и т.п.);

·   обучение, повышение квалификации или переквалификация персонала;

·   создание оптимальных условий для эффективной деятельности работников (психологический климат, комфортное рабочее место, питание и др.);

·   социальные вопросы, т.е. забота об отдыхе, здоровье, жилищных условиях работников, программы поощрения и внимания;

·   юридические и дисциплинарные аспекты взаимосуществования работника и организации - от разного типа контрактов до рассмотрения жалоб, конфликтных ситуаций, разъяснения полномочий;

·   контакты с внешними организациями (инспекцией по труду, юридическими органами и адвокатурой, вышестоящими организациями, отраслевыми профсоюзами учебными заведениями, местными органами власти и т. д.).

Структура службы управления персоналом во многом определяется характером и размерами организации, ее традициями, особенностями выпускаемой продукции и другими факторами.

В работе кадровых служб можно выделить три направления:

1. Стратегический состоит:

• В анализе внутренней и внешней кадровой ситуации.

• Формировании основ кадровой политики и политики в области заработной платы

• Развитии системы управления человеческими ресурсами

• Определении потребности в кадрах ( прежде всего в качественном отношении) в связи с реализацией тех или иных стратегий бизнеса

• Подготовке персонала к организационным изменениям

• Разработке методов оценки персонала

• Развитии персонала, его подготовке, определении их рациональных форм, сроков, периодичности

2. Среднесрочное направление реализуется:

• Через планирование поведения на рынках труда

• Разработку критериев отбора и оценки кадров, продвижения по службе

• Подготовку планов в области привлечения персонала, заработной платы и социальных выплат

• Внесение корректив в планы подготовки, распределения и использования кадров

3. Кадровая работа в краткосрочном периоде предполагает:

• Создание штатных расписаний, текущих планов набора, повышение квалификации персонала и т.п.

• Подбор и расстановку кадров

• Планирование ближайших кадровых перемещений

• Проведение мероприятий по закреплению персонала

Качество работы кадровых служб косвенно можно определить по изменению производительности труда, текучести кадров, числа прогулов, несчастных случаев, уровня брака, количества жалоб, заявок о переводе на другую работу и т.п.

Эффективность работы кадровых служб обусловлена экономией, возникающей в результате их деятельности, которая в частности, связана с такими моментами, как:

• Укрепление трудовой дисциплины и устранение потерь времени

• Оптимизация расходов на персонал

• Поддержание благоприятных условий труда и здоровья работников

• Прием на работу лучших специалистов

• Разработка прогрессивных систем материального и морального поощрения

Функции кадровой службы:

• работка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации

• оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ

• учет личного состава

• хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству

• контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом

• изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению

• анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров

• создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов

• работа по созданию резерва на выдвижение

• подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников

• подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии

• подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению

• принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников

• организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка

• ведение всей отчетности по кадровым вопросам

    Служба персонала получает от других подразделений организации заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.  Взаимодействует с другими структурными подразделениями в организации.     От бухгалтерии служба персонала получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.      В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п. 

121