24. Делопроизводство как отрасль деятельности в сфере управления. Особенности ведения кадрового делопроизводства.

Под делопроизводством понимается специальная отрасль деятельности, обеспечивающая документирование, т.е. создание документов, и весь процесс работы с ними. (ГОСТ) Под делопроизводством вообще подразумевается определенный порядок ведения и хранения дел в учреждениях и организациях.

«Делопроизводство» – старый термин, он существует с XXVIII века.

Документ(с латинского «свидетельство», «способ доказательства») – записанная на бумаге или другом носителе информация – материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве.

Создание документа – процесс записи информации по установленным правилам.

Служба делопроизводства (с 18 в.), или служба документационного обеспечения управления (сейчас) (служба ДОУ), — обобщенное понятие, применяемое для обозначения структурного подразделения, отвечающего за оформление и обработку ОРД.

Проблемы в документационной деятельности организаций: Следствием неэффективной организации работы с документами является фактическая неуправляемость организации, которая выражается в том, что руководители не в состоянии ответить на многие ключевые вопросы, связанные с деятельностью организации: какие решения принимались организацией; какие документы и по каким проблемам находятся в работе; какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов; чем занимались и занимаются конкретные исполнители и подразделения; невозможно найти нужный документ или даже узнать, был ли он вообще; документы движутся крайне медленно, приходится тратить значительные усилия на изготовление копий и контроль прохождения наиболее важных документов; документооборот, как правило, включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер; отсутствует точная информация о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов.

Кадровое делопроизводство отличается от общего делопроизводства тем, что:

l  ведется самими работниками кадровой службы;

l  документирование трудовой деятельности работников требует создания большого количества сложных документов;

l  требует от работников кадровой службы профессиональной компетентности, так как эти документы играют большую роль в жизни человека (начисления пенсии по старости, инвалидности, за выслугу лет, по случаю потери кормильца, получение социальных льгот и т.д.);

l  контролируется местными органами Федеральной инспекции труда.

Сложность документирования кадровой деятельности в том, что никогда не разрабатывался единый комплексный нормативный документ общего действия, в котором были бы установлены требования к составу и оформлению документации по личному составу; отсутствие профессиональной подготовки кадровиков.

Работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Кадровое делопроизводство – это, во-первых, совокупность документов организационно-распоряди-тельного, информационно-справочного и  учетного характера по персоналу организации и, во-вторых, их создание (или  получение  извне), обработка и организация движения по всем уровням вплоть до передачи в другие подразделения.

Вопросы движения и учета документов  (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации  долговременного хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное  хранение) относятся к архивному делу.

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:

1.  своевременная обработка поступающей кадровой документации;

2.  регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу;

3.  разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;

4.  доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения;

5.  контроль за исполнением требований документов;

6.  размножение документов по кадровым вопросам и др.

В системе управления персоналом организации, предприятия обращаются  следующие  виды документации:

1.   организационно-кадровая документация – устав организации, штатное  расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале), положения о структурных подразделениях, положения (инструкции,  стандарты предприятия) о выполнения  отдельных видов работ (например, инструкция по кадровому делопроизводству), должностные инструкции;

2.  организационно-распорядительная документация, которую условно можно подразделить на два вида:

а) распорядительная документация – приказы, постановления,  распоряжения,  указания, решения;

б) информационно-справочная документация – письма, телеграммы, факсы, телефонограммы, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки;

3.  документация по личному составу – приказы (распоряжения) по кадрам, трудовые договоры, личные и учетные карточки, автобиографии, резюме, рекомендации, заявления, характеристики, трудовые  книжки, обязательства о неразглашении коммерческой тайны, разного рода справки и т. д.

Кроме того, в системе управления персоналом обращается плановая, отчетно-статистическая документация, документация по социальному  обеспечению.  Особым видом документов в системе управления персоналом предприятия выступают локальные нормативные акты предприятия которые по праву занимают особое место в формировании эффективной системы управления персоналом.

Отличия отечественного делопроизводства от западного: у нас порядок движения документов по вертикали – из канцелярии на подпись к первому лицу и обратно, осуществляется контроль в виде гросбуков, куда заносится сведения о движении документов, наличие органа контролирующего исполнение документа; за рубежом – по горизонтали – специалист получает информацию и передает ее необходимому лицу.