Виконання підстановок

Виставляти оцінки в таблиці Успішність незручно: замість прізвищ учнів і назв предметів вказуються їх коди. На щастя, Ассеss вміє, залишивши для себе коди, виводити інформацію в таблицю в текстовому вигляді.

Робиться це так:

• відкрити базу даних;

• виділити таблицю Успішність, виконати команду Конструктор;

• вибрати у вікні Конструктора поле КодПред;

• перейти у поле «Тип данных» і відкрити список;

• у списку виконати команду «Мастер подстановок»;

• у вікні «Создание подстановки» натиснути на кнопку «Далее»;

• далі вибрати Предмети і натиснути на кнопку «Далее»;

• у наступному вікні вибрати назву КодПред і натиснути на кнопку >, те ж саме виконати для НазваПред. Ці назви повинні з'явитися в полі «Выбранные поля».

• натиснути на кнопку «Далее»;

• у наступному полі двічі натиснути в полі назви предмета і натиснути на кнопку «Далее»;

• у вікні з фінішним прапорцем натиснути кнопку «Готово»;

• з'явиться вікно «Создание подстановки», де натиснути «Да».

Тепер у режимі таблиці буде видно назви предметів. Таку ж процедуру слід зробити з кодом КодУчня.

Після виконання вказаних дій таблиця Успішність набуде вигляду, що наведений на рис.3, де числові коди учнів і предметів замінені відповідними текстами з інших таблиць.

Рис. 3. Таблиця Успішність

Створення форми

Форма - це інструмент, який дозволяє зручніше відобразити дані для заповнення і редагування вмісту таблиць, що дає змогу доручити цю роботу персоналу невисокої кваліфікації. Форми дозволяють розмежувати доступ до бази даних окремих користувачів. Наприклад, один вводить дані в таблиці, інший готує запити тощо.

Для створення форми можна скористатися одним із засобів після завантаження бази даних і переходу на вкладку «Формы»:

• «Создание формы в режиме конструктора»

• «Создание формы с помощью мастера»

Створення форми в режимі майстра дає хороший результат, і саме цей режим буде далі розглянуто. Майстер задає детальні питання про записи, поля, макет, формат і створює форму на основі одержаних відповідей. Доопрацювання і редагування форми краще виконувати у режимі Конструктор.

Для створення форми в режимі майстра потрібно виконати такі дії:

• відкрити базу даних, перейти на вкладку «Формы»;

• виконати команду «Создание формы с помощью мастера», відкриється вікно «Создание форм»;

• у полі «Таблицы и запросы» вибрати потрібну таблицю або запит (у нас вибрано Таблица: Учні), у полі «Доступные поля» будуть показані поля вибраної таблиці;

• за допомогою кнопки «>» вибрати потрібні поля, щоб вони по черзі з'явилися у полі «Выбранные поля», або кнопкою «>>» для вибору всіх полів разом (рис.4);

Рис. 4. Створення форми

• натиснути кнопку «Далее», з'явиться наступне вікно, у якому вибрати «в один столбец» (пропонується ще «ленточный», «табличный», «выровненный»);

• натиснути кнопку «Далее», з'явиться наступне вікно, у якому вибрати вид оформлення, наприклад, «Стандартний»;

• натиснути кнопку «Далее», з'явиться наступне вікно з фінішним прапорцем, у якому натиснути кнопку «Готово».

У результаті виконаних дій з'явиться форма для заповнення таблиці Учні яка набуде вигляду, що наведений на рис. 5.

Рис. 5. Форма Учні

• для збільшення ширини і висоти форми перетягнути за допомогою миші правий нижній край вікна (щоб розгорнути вікно на весь екран, натиснути кнопку «Развернуть»);

• зберегти створену форму, натиснувши кнопку «Сохранить» на панелі інструментів.