4.2 Общие сведения

4.2.1 Наименование аис

Полное наименование системы – «Автоматизированная информационно-справочная система «Договорная работа по НИОКР ОАО «Северные МН».

Условное обозначение – АИС, система, «Учет договоров».

4.2.2 Назначение системы

Информационная система «Автоматизированная информационно-справочная система «Договорная работа по НИОКР ОАО «Северные МН», предназначена для автоматизации учета договоров НИР, ОКР, ТР и процесса составления отчетов по договорам НИОКР.

Необходимость разрабатываемой системы обуславливается следующими причинами:

• в настоящее время не существует программного комплекса, позволяющего вести учет договоров НИР, ОКР и ТР в ОАО «СМН»;

• составление каждого отчета вручную занимает много времени, что ведет к непреднамеренным ошибкам при вводе информации.

4.2.3 Перечень автоматизируемых функций

Автоматизируются следующие функции:

• Ввод данных по агентским договорам;

• Ввод данных по фактической оплате работ;

• Учет запланированных работ;

• Учет выполненных работ;

• Корректировка плана НИОКР при изменении календарного плана, дополнительного соглашения (при переходе работ на следующий год);

• Редактирование и просмотр данных о договоре;

• Поиск необходимой информации о договоре;

• Вывод статистических отчётов на экран, сохранение в файл;

• Экспорт данных по документам в файл XML.

4.2.4 Сведения о программно – аппаратных платформах

Минимальные требования к клиентской рабочей станции для установки ОС и программного обеспечения для работы с системой:

• Intel Pentium 1.5 ГГц;

• 512Мб RAM;

• подключение к локальной сети ПЭВМ предприятия.

На рабочей станции клиента необходимо установить:

• операционную систему Windows 2000;

• Internet Explorer 7 и выше.

Требования к техническим характеристикам серверов приложений:

• 2 х Intel Xeon 3 ГГц;

• 4 Гб RAM;

• HTTP-сервер, поддерживающий сценарии языка php;

• PHP библиотека для работы с файлами формата pdf – FPDF;

• Аппаратные требования определяются соответствующими требованиями программного обеспечения.

Требования к программно – аппаратным средствам сервера баз данных:

• СУБД Oracle 9i;

• Аппаратные требования определяются соответствующими требованиями программного обеспечения.

4.3 Характеристика системы

4.3.1 Предметная область

АИС «Договорная работа по НИОКР ОАО «Северные МН» разрабатывается для сотрудников технического, финансового, планово-экономического отделов. Система позволит значительно сократить время, необходимое для составления отчетов по этапам выполнения договоров НИОКР в рамках агентского договора по заданию ОАО «АК «Транснефть» (для планирования затрат, фактической оплаты и выдачи справочной информации по определенным критериям).

В настоящее время учет договоров ведется в Microsoft Office Excel, там же осуществляется подсчет всей необходимой информации по договору. При большом количестве документов велика вероятность ошибок при вводе информации и потеря данных.

Регламент ведения документооборота:

До 1 сентября текущего года ДАО направляют в «АК «Транснефть» предложения по тематике НИР, ОКР и ТР для формирования Плана НИР, ОКР и ТР.

Номерные дополнения, как дополнения к предложениям, направляются ДАО в «АК «Транснефть» после утверждения Плана НИР, ОКР и ТР, с целью уточнения конкретных требований по заключенным сделкам.

АК «Транснефть» отправляет в технический отдел план бюджета по ОАО «Северные МН» на год, полугодие, квартал. Для планирования бюджета по статье НИОКР технический отдел передает в планово-экономический отдел следующие данные: общая сумма всего НИОКР, разбивается на новые и переходящие работы с помесячной разбивкой (сумма одинаковая на все месяца, так как договоров еще пока нет).

«АК «Транснефть» на основании полученных поручений и номерных дополнений заключает сделки, договора НИР, ОКР и ТР с Исполнителями. Например: ОАО «Институт по проектированию магистральных трубопроводов» (ОАО «Гипротрубопровод»); Научно исследовательский институт автоматизации производственных процессов Московского государственного технического университета им. Н.Э. Баумана (НИИ АПП МГТУ им.Н.Э.Баумана), где АК «Транснефть» является Заказчиком, выступающей от своего имени и за свой счет, а так же за счет ДАО, в которые входит и ОАО «Северные МН».

Отдел научно-технического обеспечения и нормативной документации «АК «Транснефть» направляют в дочерние общества копии заключенных договоров по их требованию. После получения такого требования, ежемесячно предоставляют в дочерние общества копии новых договоров, дополнительных соглашений и актов выполненных работ на бумажном носителе.

В копии договора имеется следующая информация:

• Наименование договора;

• Стоимость работ;

• Количество объектов, которые участвуют в доле данного договора;

• Календарный план;

Эти данные сотрудники технического отдела вводят вручную в программу Excel. В Excel имеется 2 сводные информационные таблицы по агентским договорам.

1 таблица – это таблица новых работ по агентским договорам.

Новые работы – это работы, которые создаются и выполняются в текущем году.

2 таблица – это таблица переходящих работ по агентским договорам.

Переходящие работы – это работы, которые согласно календарному плану завершаются в последующих годах.

Данные договора по определенной работе, занесенные в программу Excel, разбиты на этапы, после чего происходит отслеживание каждого этапа по отдельности.

Сроки выполнения Работы по настоящему договору устанавливаются в соответствии с Календарным планом.

Оплата работы по договору производится поэтапно в соответствии с Календарным планом.

Оплата Заказчиком по каждому выполненному Исполнителем этапу производится на основании подписанного обеими сторонами Акта сдачи-приемки этапа Работы, в течение 10 банковских дней после представления Исполнителем надлежащим образом оформленных счета на оплату и счета-фактуры.

Обязанности Заказчика по оплате Работы считаются выполненными в момент списания средств с расчетного счета Заказчика.

На основании подписанного ОАО «АК «Транснефть» и Исполнителем акта сдачи-приемки работ по этапу договора, осуществляется пакетное формирование документов и отправляется на бумажном носителе в ОАО «Северные МН» в технический отдел.

В пакет документов входит:

• Отчет Агента - №, дата;

• Счет-фактура на агентское вознаграждение (по договорам НИР, ОКР и ТР – 2%) - №, дата, сумма;

• Счет-фактура на выполненные работы - №, дата, сумма;

• Копия акта сдачи-приемки работ по этапу договора- №, дата, сумма;

После чего эти данные сотрудники технического отдела передают в финансовый отдел в распечатанном виде, сотрудники финансового отдела вводят вручную эти данные в систему «Галактика», где в дальнейшим они и хранятся.

Сотрудники финансового отдела, в соответствии с графиком платежей, производят оплату за: выполненные работы, агентское вознаграждение.

Сотрудники финансового отдела, после принятия отчета агента, производят оплату агентского вознаграждения отдельным платежным поручением, с обязательной ссылкой на дату и номер договора и счет-фактуры.

Формирование платежных поручений банку производится в автоматизированной системе «Клиент-Банк», после чего осуществляется электронный платеж. Происходит перевод денежных средств с лицевого счета ОАО «Северные МН» на лицевой счет «АК «Транснефть».

Ответственность за выполнение сроков сдачи отчетов агента несет начальник подразделения, курирующего конкретные договора. Отсутствие в Компании в отчетный период по каким-либо причинам работника подразделения, ответственного за оформление отчетов агента, не служит причиной невыполнения подразделением данного документа.

В случае нарушения сроков оформления и сдачи отчетов агента руководитель подразделения, не сдавшего отчеты агента, представляет объяснительную записку на имя первого вице-президента Компании с указанием причин невыполнения приказа ОАО «АК Транснефть» «Об учетной политике» и данного документа.