Тема 4. Расчет заработной платы в конфигурации 1с:Зарплата и Управление Персоналом 8
Цель: приобретение навыков по расчету заработной платы в конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.
Описание работы
В программе учет отработанного времени ведется методом отклонений, т.е. работникам назначаются графики работы и предполагается, что каждый работник работает по своему графику, отрабатывая каждый положенный день и час.
Оплата отработанного по графику времени начисляется с помощью документа Начисление зарплаты работникам организаций.
Отклонения от графика работы фиксируются с помощью специальных документов-отклонений. Перечислим самые основные из них:
Начисление отпуска работникам организации;
Начисление по больничному листу;
Оплата по среднему заработку.
Перед выполнением расчета и начисления зарплаты в течение текущего расчетного периода необходимо зафиксировать в системе все имеющиеся документы-отклонения. Это расчеты отпуска, командировок, больничных.
Только после ввода этих документов можно производить расчет оплаты отработанного по графику работы времени. Другими словами, документ Начисление зарплаты работникам организаций должен быть последним оформляемым документом по расчету зарплаты.
В нашей учебной базе мы проведем начисление заработной платы за сентябрь месяц без формирования различных документов-отклонений в этом месяце, т.к. у нас все документы-отклонения начинают действовать только в октябре месяце.
После заполнения кадровой информации приступим непосредственно к расчету зарплаты в организации. Для этого будет удобно перейти в другой интерфейс – Расчет зарплаты организаций, в котором собраны все необходимые средства для расчета оплаты труда. Заходим в меню Сервис – Переключение интерфейса – Расчет зарплаты организаций.
Ход работы
Начисление заработной платы
Сейчас нам нужно произвести расчет оплаты труда работников организации.
Программа на основе данных о тарифных ставках, графиках работ, а также зарегистрированных отклонениях рассчитает количество отработанного времени для каждого работника и сделает начисления.
Начисление зарплаты работникам организации производится документом Начисления зарплаты работникам организаций. Откроем список начислений зарплаты. Для этого выполним команду меню Расчет зарплаты – Начисление зарплаты.
Пока этот список пустой. Введем новый документ Начисления зарплаты работникам организаций с помощью клавиши Ins.
Документ Начисления зарплаты работникам организации вводится при расчете месяца в последнюю очередь и делает окончательный расчет всех начислений и удержаний работников, включая НДФЛ.
Для правильного начисления налога необходимо ввести данные о вычетах работников. Это делается в списке сотрудников организации. Заходим в меню Работники – Сотрудники.
В списке сотрудников двойным щелчком выбираем нужного сотрудника.
Откроется форма для редактирования данных работника. Мы ее уже видели при заполнении условий трудового договора. Сейчас нам нужна закладка Общее.
В группе Налоговые вычеты внизу формы есть два поля для ввода информации о стандартных и имущественных вычетах.
Нам нужно заполнить информацию о стандартных вычетах – нажимаем на многоточие и переходим в форму ввода данных для НДФЛ.
Сейчас она пустая. Наша задача – добавить нужные записи в список стандартных вычетов (вверху) и в список применения вычетов (внизу).
Вносим новую запись в список стандартных вычетов с помощью кнопки Добавить и заполняем сведения в строке: дата, с которой действует запись 01.09.2009, действие – Применять, код вычета – 103.
В нижней части формы необходимо внести запись о применении вычетов для работника в нашей организации: дата, с которой действует запись (01.09.2009), действие – Применять, организация – Инноватика.
Сохраняем введенную информацию кнопкой ОК. В форме работника отобразится информация о стандартных налоговых вычетах. Сохраним ее нажатием кнопки ОК.
Аналогичным образом заполняем данные по всем работникам нашей организации.
После этого можем приступить к расчету начислений в программе. Вернемся к документу Начисление зарплаты работникам организаций.
Обратим внимание на реквизиты документа. Обязательно должны быть заполнены следующие поля:
Организация – уже заполнено программой;
Месяц начисления – Сентябрь 2009 (в нашем случае);
Режим начисления – Текущий месяц (всегда для расчета зарплаты за каждый целый месяц);
За период с_по_ – программа проставит даты сама при выборе месяца начисления.
Убедимся, что эти реквизиты заполнены правильно.
Теперь нужно заполнить таблицу документа на закладке Основные начисления. Именно здесь производится расчет основной оплаты работников, в нашем случае – это оклад. Для заполнения нажимаем кнопку Заполнить в верхней части формы и выбираем По всем работникам.
Теперь нужно произвести расчет документа, то есть рассчитать суммы начислений пропорционально отработанному времени. Нажимаем кнопку Рассчитать вверху формы и выбираем вариант Рассчитать (полный расчет).
Программа сообщит о том, что документ необходимо записать. Согласимся и ответим Да.
При таком варианте программа рассчитает документ полностью – все начисления и удержания работников за текущий месяц. В списке основных начислений заполнятся следующие колонки:
Результат;
Дней/часов отработано;
Оплачено дней/часов.
Это результат расчета сумм к начислению работников с учетом введенных в базу документов. Поскольку документов-отклонений у нас за сентябрь месяц нет, то расчет заработной платы всех сотрудников осуществляется только на основании ставки Тариф/Оклад каждого сотрудника.
Посмотрим на другие закладки документа. Большая часть у нас будет не заполнена: Договоры (подряда) – у нас не работают договорники; Дополнительные начисления – кроме оклада работникам ничего больше не платится; Погашение займов – мы не выдавали их работникам; Прочие удержания – ни одного исполнительного листа не было. Обратим внимание на закладку НДФЛ. При расчете документа программа заполнила строки списком работников нашей организации и рассчитала сумму НДФЛ для каждого.
В таблице отражены налоги на доходы физических лиц (по ставке 13 %) за период, соответствующий значению реквизита Период регистрации –сентябрь 2009 г.
После этого нажимаем ОК, чтобы сохранить и провести документ.
При расчете НДФЛ в документе собираются не только сведения о доходах, которые указаны в таблицах Основные начисления и Дополнительные начисления, но ВСЕ сведения о доходах по физическим лицам, которые были зарегистрированы другими документами в периоде регистрации, указанном в документе.
Важно помнить, что этот документ должен быть последним по расчету начислений работников! Поэтому если после расчета начислений этим документом мы будем вносить какие-то изменения данных для расчетов за этот месяц, например изменим период отпуска работнику, то обязательно нужно вернуться в уже сохраненный документ Начисление зарплаты, перезаполнить его, снова рассчитать и сохранить.
Выплата заработной платы
Начисленные работникам суммы теперь нужно выплатить. Рассмотрим, как выплатить зарплату наличными деньгами через кассу.
Для того чтобы оформить начисленную зарплату к выплате, нужно сформировать документ Зарплата к выплате организаций. Откроем список зарплаты к выплате. Для этого заходим в меню Расчет зарплаты – Касса и банк – Зарплата к выплате.
Пока этот список пустой. Введем новый документ Зарплата к выплате организаций с помощью клавиши Ins.
Номер документа можно не указывать – программа автоматически присвоит нужный номер при сохранении документа. Дата документа и поля Месяц начисления, Организация, Способ выплаты и Выплачивать уже заполнены автоматически.
Внесем в документ список работников, которым нужно выплатить зарплату. Заполнить документ можно при помощи кнопки Заполнить вверху формы, выбрав вариант заполнения Списком работников.
Программа откроет окно для указания условий отбора работников. Ничего в нем менять не будем, просто нажмем Выполнить.
В списке отобразятся все работники нашей организации.
Рассчитаем суммы к выплате работникам. Для этого воспользуемся кнопкой Рассчитать вверху формы, выбрав вариант К выплате за месяц.
Программа сообщит о том, что документ необходимо записать. Согласимся и ответим Да.
Программа заполнит для каждого работника сумму, причитающуюся к выплате (за вычетом НДФЛ).
После этого нажимаем ОК, чтобы сохранить и провести документ.
По документу Зарплата к выплате организаций можно распечатать расчетно-платежную ведомость (форма Т-49). Она необходима для выдачи заработной платы через кассу.
Для этого следует открыть созданный нами документ (двойным щелчком мыши) и из пункта меню Печать выбрать форму Т-49.
В расчетно-платежной ведомости работники расписываются в получении денег. Затем эти сведения нужно перенести в документ Зарплата к выплате организаций. Для того чтобы зафиксировать в документе факт получения работником денег, нужно в колонке Отметка установить значение Выплачено.
Если все работники получили заработную плату, то эту отметку можно изменить автоматически. Для этого нужно выполнить команду меню Заменить отметку на… Выплачено.
Отметка будет изменена у всех работников, которые перечислены в списке.
Если требуется изменить отметку только у некоторых работников, это можно сделать, дважды щелкнув мышью на нужной отметке и выбрав новое значение из списка.
После того как нужные отметки о получении зарплаты установлены, нужно сохранить данные, нажав на кнопку Записать.
Теперь на основании ведомости нам необходимо сформировать расходный кассовый ордер. Для этого необходимо выполнить команду меню Действия – На основании – Расходный кассовый ордер.
Программа автоматически подберет в расходный кассовый ордер нашу еще неоплаченную ведомость и внесет в таблицу данные о документе Зарплата к выплате.
Укажем данные, необходимые для формирования печатной формы расходного кассового ордера (номер, дату, основание выдачи, кому выдан).
После этого нажмем кнопку ОК, чтобы сохранить и провести документ.
При сохранении расходного кассового ордера программа автоматически произведет изменения в документе Зарплата к выплате. Внизу документа появится строка комментария о том, что данная ведомость уже оплачена РКО.
