Перекидной список "что нужно сделать"

Перекидной список "Что нужно сделать" — это фактически ежедневник или блокнот с проставленными датами Вместо того, чтобы каждый день составлять список дел и переписывать их с одной страницы на другую, вы записываете запланированные дела на тот день, когда вы намерены их выполнить. Это напо­минает ежедневник, хотя в него вы записываете "большие дела", в то время как в перекидном списке отмечаете "мелкие", например, позвонить Мэйвис Тертл, под­готовить помещение для проведения собрания и т д Эта система поможет вам принимать разумные решения о том, как лучше организовать свое рабочее время Не планируйте более восьми дел на один день На большее у вас просто не хватит времени. Любые дополнительные задания должны быть передвинуты или спла­нированы на последующие дни

Блокнот "для всего"

Блокнот "Для всего" представляет собой толстую тетрадь в жестком переплете формата А4, которая всегда при вас Туда вы записываете все, начиная от прото­колов собраний до телефонных сообщений или телефонных номеров. Таким об­разом, вся нужная информация у вас собрана в одном месте. Вам никогда не придется рыться в корзине для бумаг или перебирать документы на столе в поисках нужной информации потому, что все будет в вашем блокноте

Следите за тем, чтобы этот блокнот был всегда при вас для того, что если вас о чем-нибудь попросят, вы сразу могли бы это записать. Это не только производит

хорошее впечатление, но и служит гарантией того, что вы никогда не будете забывать о просьбах своих коллег. Блокнот "Для всего" поможет исключить ненужные напоминания. Люди увидят, что вы все записали, и поймут, что вам нет необходимости о чем-то напоминать.

ВЫДВИЖНАЯ СИСТЕМА ХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ

Это папка в виде "гармошки" или выдвижной ящик с поперечными отделени­ями, пронумерованными от 1 до 31 (по числу дней месяца). Вложите в них письменные материалы, которые должны появиться на вашем столе в означен­ный день. К примеру, 10-го числа вы написали клиенту письмо и хотите полу­чить ответ 25-го. Вложите копию письма или записку в отсек за номером 25. Каждый день вы берете документы из отсека, соответствующего определенному дню (например, все, что относится к 25 числу, вы берете из 25-го ящика). Уберите все, что относится к текущему месяцу, а другие документы отложите на следующий.

Преимущества использования выдвижной системы хранения информации:

• ваш рабочий стол никогда не будет завален бумагами;

• все "висящие" документы отчасти в работе;

• ничего не появится в последний момент;

• все "взлеты" и "падения" будут сглажены.

ВРЕМЯ "НА РАЗМЫШЛЕНИЕ"

Время "на размышление" похоже на дверь, которая, будучи закрытой, означает "не беспокоить", а открытой — "заходите, поговорим". Существует две пробле­мы, которые не позволяют работать, не прерываясь.

• у вас нет своего кабинета — офис с открытой планировкой;

• вам необходимо быть доступным для людей.

ОФИСЫ ОТКРЫТОЙ ПЛАНИРОВКИ

Сели вы работаете в офисе с открытой планировкой, спросите своих коллег, хотели ли бы они иметь возможность работать два часа в неделю, ни на что не отвлекаясь. Ответ практически несомненно будет "да". Превратите это во взаим­ное соглашение. Вы будете отвечать на звонки за другого сотрудника в опреде­ленный промежуток времени. Ваши коллеги делают то же самое для вас. Точно так же можно договориться с другими членами коллектива или с другими людьми.

Чтобы эта схема работала, не позволяйте, чтобы другого человека отвлекали от дел, и договаривайтесь на одно и то же время каждую неделю. Если вы еженедель­но "закрываете" раздел в своем ежедневнике, то вам опять же необходимо специ­ально обозначенное время, в течение которого вас нельзя отвлекать от работы.

Вам необходимо признать тот факт, что вы не являетесь незаменимым чело­веком. В самом деле, если никто, кроме вас, не может выполнить вашу работу в ваше отсутствие, вам вряд ли удастся продвинуться по службе. Люди будут

меньше вам мешать, если вы вовремя им скажете, когда вас "нет". Фраза может быть, например, такая: "Я всегда очень занят в среду утром, но днем вы вполне можете зайти".

Нельзя сказать точно, кто появится в среду, но вы уверены, что кто-нибудь обязательно зайдет, и поэтому будете соответственным образом планировать свою работу.

ЕСЛИ ВАМ МЕШАЮТ ТЕЛЕФОННЫЕ ЗВОНКИ

Отведите для них определенное время. Если вы планируете звонок, сообщите своему абоненту (или человеку, принявшему сообщение), его точное время.

ПРИМЕР