Благодаря тому, что вы будете располагать информацией о крайних сроках сдачи той или иной работы, вы сможете заранее предугадывать будущие задачи.

Пример:

Ваш руководитель решил устроить собрание коллектива, посвящен­ное обсуждению внутреннего распорядка отдела. Вы присутствуете в качестве одного из членов коллектива. Цель собрания — обсудить проблемы внутреннего распорядка и впоследствии издать руковод­ство, состоящее из 50 правил процедурного характера. Менеджер ведет совещание и высказывает предложение издать руководство через шесть месяцев. Каждому члену коллектива поручено написать к определенной дате некое количество правил. У кого-то на это уйдет больше времени, у кого-то меньше. Это — шанс отметить для себя, кто над чем работает, к какому сроку каждый должен сдать порученное задание. Теперь вы имеете информацию. Возможно, вы сами сможете внести организационные предложения.

Искусство общения с руководством

Обычно мы общаемся с людьми, преследуя при этом цель: получить или пере­дать информацию. Общение с руководством также соответствует этому правилу. Если вы видите начальника каждый день, необходимости регламентировать ком­муникационный процесс нет. Однако это не тот случай. Если ваша работа зависит от общения с менеджером, когда он проходит по офису, отправляясь на совеща­ния и встречи с клиентами, то информации для ее выполнения вам будет явно не хватать. Точно так же, если вы не работаете в одном и том же помещении с руководителем, то задавать ему вопросы только при встрече будет не очень эф­фективным методом коммуникации. Необходимо быть уверенным в том, что люди, с которыми вы работаете, специально уделят время, чтобы проинформиро­вать вас и ответить на все интересующие вас вопросы.

Регламентируйте общение. Это означает необходимость планирования и ежед­невного личного общения с руководством. Это поможет вам выполнять работу более эффективно. Убедитесь, что у вас есть по крайней мере один месяц. Попро­сите своего менеджера встретиться с вами — не ждите, пока вам предложат. На встрече обсудите свою эффективность в течение прошедшего месяца, цели и план работы на будущее, а также любые затруднительные ситуации, с которыми вам пришлось столкнуться, и достигнутые результаты. Не стоит использовать эти встречи как возможность пожаловаться. В идеале на все уйдет около получаса. Будьте уверены, что вы поставили руководителя в известность обо всем, что он может сделать, чтобы помочь вам выполнять работу с большей эффективностью.

Как организовать личную встречу с руководством:

• Выскажите своему начальству соображение о том, что существуют опреде­ленные аспекты, делающие вашу работу более результативной. Представьте на рассмотрение руководителя идею регламентированного общения 1:1, пояснив, что таким образом можно сэкономить много времени — и его, и вашего. Общаясь 1:1, вам будет легче узнать подробности и дополнительную информацию относи­тельно тех заданий, которые вам необходимо выполнить, и, определив приорите­ты, вы оба будете знать, что необходимо сделать в первую очередь.

• Впишите дату предполагаемой встречи с начальством в свой ежедневник за шесть месяцев вперед и считайте ее "священной". Дисциплинируйте себя, чтобы придерживаться установленного порядка встреч, и напоминайте себе и руководи­телю о важности эффективной коммуникации. Помните, что таким образом вы экономите много времени.

Также было бы полезно спланировать и организовать личные встречи с други­ми должностными лицами, а не только с непосредственным руководителем. На­пример, с людьми, с которыми вы работаете при выполнении определенных зада­ний. Вам необходимо наладить с ними общение по той же причине, что и с руководителем, — для получения от них дополнительной информации, вводящей вас в курс дела относительно стоящей перед вами задачи. Поэтому регулярное регламентированное деловое общение с людьми, с которыми вы работаете, явля­ется необходимым.