"Бумажная работа"

• Разбирайтесь с ней каждый день в одно и то же время, желательно в начале дня.

• Не просматривайте документы бегло. Внимательно изучайте каждый до­кумент.

• Если вы можете дать бумаге "ход", — сделайте это, после чего положите ее в папку-файл или выбросьте.

• Давайте "ход" любому документу, зависящему от вас. Затем вложите его в свою выдвижную систему хранения информации до времени дальней­ших действий.

• Короткие документы читайте сразу (размер таких документов — не бо­лее двух листов А4).

• Запланируйте время, когда вы сможете прочитать более длинные доку­менты.

• Передавайте внутренние документы тому, кого они касаются, в течение 24 часов.

• Не подшивайте бумаги только ради самого процесса. Выбрасывайте все, что действительно не нужно.

Лотки "входящий", "исходящий"

На столе должно быть только два лотка. Один — "входящий" — необходимо опустошать дважды в день. Другой — лоток для последующей подшивки доку­ментов — должен опустошаться не реже раза в день. Все бумаги, над которыми вы собираетесь работать или уже работаете, должны отправляться в выдвижную систему хранения информации. Это исключает "завал" на столе.

Старайтесь, чтобы люди складывали документы в лоток для входящей коррес­понденции. Если он переполнен, люди будут использовать его неохотно, потому что не будут уверены, что вы быстро ознакомитесь с их документом. Поэтому мы часто наблюдаем, как документы и корреспонденция ложатся на середину стола. Однако, если люди видят, что вы опустошаете лоток дважды в день, они будут знать, что вы действительно оперативно просматриваете поступающие к вам до­кументы.

Резюме

• определите, сколько времени у вас занимает выполнение "реактивных" и "проактивных" заданий;

• определите цели своей работы и ее приоритеты;

• заранее планируйте задания и записывайте их в ежедневнике;

• не соглашайтесь на нереальный срок сдачи работы. Скажите "нет" и предложите альтернативный срок;

• составьте перекидной список "Что нужно сделать";

• используйте в работе блокнот "Для всего";

• пользуйтесь выдвижной системой хранения информации;

• предложите коллегам идею о времени "на размышление";

• определяйте время для телефонных звонков;

• пользуйтесь листками передвижения;

• с каждым документом разбирайтесь один раз;

• держите на столе только два лотка — один для входящей, другой — для исходящей корреспонденции.

Как вести себя в стрессовых ситуациях.

Вам часто приходится слышать о стрессе управляющих и руководителей, но как часто обсуждают люди стресс администратора или секретаря?

От нас требуется больше умения справляться со стрессовыми ситуациями на работе; даже об успехах судят по тому, как мы ведем себя во время стресса. Это глава посвящена тому, как избегать стресса и сохранять работоспособность в стрессовых ситуациях.

Основное внимание главы сконцентрировано на трех вопросах:

• Что представляет собой стресс?

• Как распознать стресс и как он сказывается на нас?

• Как справиться со стрессом?

ЧТО ТАКОЕ СТРЕСС?

Является ли стресс:

• Позитивным или негативным явлением?

• Предупреждающим сигналом или мотиватором?

• Причиняет ли стресс ущерб или является частью жизни?

Стресс — это неизбежная часть современной жизни, и нет ничего удивитель­ного в том, что иногда двадцатое столетие называют "веком аспирина". Похоже, каждый торопится выполнить работу и достичь поставленных, целей к сроку, который истек "вчера".

Какой образ возникает в нашем сознании при упоминании слова "стресс"? Это подавленность или возбуждение; это испытание выносливости; или же стресс дает нам дополнительный стимул для преодоления очередного препятствия?

Разные люди по-разному определяют слово "стресс", и многие из значений не были ему присущи первоначально. Слово "стресс" произошло от латинского "strin-gere", что означает "затягивать", "тянуть". В XVII веке оно ассоциировалось с трудностями и подавленностью, а в XVII и XIX — с физикой и техникой. Напри­мер, металлурги проверяли воздушные суда, чтобы понять, какой стресс (нагруз­ку) может выдержать металл. Если представить человеческое тело, тестируемое на стресс, — как часто мы чувствуем, что нас что-то "сжимает"?

Все люди разные и всегда важно помнить, что то, что для одного человека означает стресс, для другого — радостное возбуждение. Что эликсир для одного, то яд для другого.

Суть стресса состоит в оказываемом на нас давлении, и реакции, которую вызывает это давление. Стресс можете быть вызван внешними или внутренними факторами. Зачастую с внутренними факторами справиться намного сложнее по-

тому, что вы не всегда можете осознать уровень давления, которое вы сами ока­зываете на себя — намного легче обвинить кого-то другого!

Кэри Купер дал определение стрессу: "Дисбаланс между тем, что требуется от человека, и его способностью справиться с этими требованиями". Все дело в типе вашей личности и ее подверженности стрессу, что всегда можно упустить из виду.

Стресс — это физическая и психологическая реакция, которая возникает, ког­да люди чувствуют дисбаланс между уровнем навязанных им требований и своей способностью удовлетворить эти требования.

В наши дни термин "стресс" напоминает "зонт", под которым происходит все, что можно описать как ощущения, возникающие, когда нас "тянут", "проталки­вают", "сжимают" или "растягивают". Необходимо понять, что такое стресс, и причины его возникновения: только тогда мы сможем с ним справиться.