Радиальный план приводится для наглядности

Запишите тему письма в центре плана и с этого момента смело размышляйте о том, что вы собираетесь сообщить. Отмечайте каждую мысль прямой линией, соединяя ее с центром. Дайте свободу мыслям, а все, что впоследствии окажется ненужным, можно обвести кругом. Нумеруйте пункты плана. Идеи группируйте.

Теперь, когда все мысли на бумаге, можно переходить к следующему этапу.

СТРУКТУРА ПИСЬМА

Не следует стремиться сделать письмо слишком длинным — одной страницы вполне достаточно. При этом следите за длиной предложений и абзацев. Общеп­ринятый язык воспринимается легче, чем профессиональный жаргон, с которым адресат может быть и не знаком.

• письмо должно умещаться на одной странице;

• старайтесь, чтобы предложения состояли не более чем из 20 слов;

• абзац не должен состоять более чем из четырех предложений. Структура письма должна быть следующей:

• приветствие;

• заголовок;

• введение;

• информация;

• действие;

• заключение.

ОБРАЩЕНИЕ

"\/

У важаемый/ая Господин/Госпожа" употребляется в том случае, если вы не

знаете имени адресата.

"Дорогая Мэри или Брайан "допустимо, если вы знакомь! с человеком или если такого рода обращение вписывается в общий тон ваших деловых отношений.

Если вы сомневаетесь насчет имени или фамилии адресата, лучше позвонить и еще раз проверить. Нет ничего более неприятного, чем получить письмо, в кото­ром ваше имя написано неправильно.

ЗАГОЛОВОК

После обращения сразу идет заголовок, который раскрывает тему письма. Заго­ловки должны нести в себе информацию. Например, вместо "Относительно зака­за № 74021... ", напишите: "Ваш заказ на лазерный принтер... ".

ВВЕДЕНИЕ

D первом вступительном абзаце скажите о причине письма и упомяните дату получения корреспонденции от вашего адресата.

"Спасибо за ваше письмо от 10 июня 1??3 года".

"По вашей письменной просьбе от 20 июня 1??3 года высылаю вам наш

прайс-лист".

ИНФОРМАЦИЯ

^7то основная часть письма, в которой вы рассматриваете тему, обозначенную в заголовке. По составленному плану вы сможете определить порядок предоставле­ния информации. Разбейте текст на абзацы и при необходимости обозначьте подзаголовком каждую новую тему.

"Порядок оплаты. Наши условия: в течение тридцати дней"

"Форма оплаты. Чеки на имя..."

"Просроченные счета. Пеня составляет 1% в неделю"

ДЕЙСТВИЯ

D письме необходимо указать:

• необходимые мероприятия;

• конкретные сроки выполнения (крайние сроки);

• ответственного исполнителя. Все намеченные действия должны быть реально выполнимыми.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

D заключительном абзаце вы персонифицируете письмо, например, "С нетерпением ждем Вашего ответа" "Спасибо за помощь, оказанную нам за последний месяц"

Такая форма менее официальна и звучит более современно, чем:

"Пожалуйста, без колебаний обращайтесь ко мне" "Мы готовы уделить Вам внимание в любое время"

текст письма

Составление текста письма должно быть для вас таким же элементарным делом, как название букв алфавита. Предложения должны быть:

• ТОЧНЬ1МИ;

• краткими;

• понятными.

Не стоит стремиться поразить адресата изысканным стилем. Письмо должно содержать понятную информацию и быть таким, чтобы его хотелось прочесть.

ТОЧНОСТЬ

• проверьте достоверность фактов;

• проверьте правильность написания имен;

• правильно подбирайте слова.

КРАТКОСТЬ

Краткость — сестра таланта. Время вашего адресата не менее драгоценно, чем ваше. Конечно, не хочется часами просиживать над написанием письма (адресату тоже не хочется тратить часы на его прочтение).

Короткие предложения облегчают восприятие и понимание.

• предложение из 27 слов с первого раза понимают 4% читателей;

• предложение из 17 слов с первого раза понимают 75% читателей;

• предложение из 8 слов с первого раза понимают ?5% читателей;