2. 6. Первинні та облікові реєстри. Форми бухгалтерського обліку

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, що фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи має бути складено під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — одразу після її закінчення. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Інформація, що міститься в прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в реєстрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису і на взаємопов'язаних рахунках бухгалтерського обліку. Реєстри мають вигляд паперових аркушів, пристосованих для реєстрації і групування в них даних про наявність активів і операцій з ними, зафіксованих в первинних носіях інформації.

У реєстрах заздалегідь вказують кореспонденцію рахунку, що полегшує облікову реєстрацію та забезпечує правильність відображення господарських операцій на рахунках.

Операції в іноземній валюті відображуються також у валюті розрахунків та платежів за кожною іноземною валютою окремо.

Дані аналітичних рахунків мають відповідати рахункам синтетичного обліку на перше число кожного місяця.

Реєстри бухгалтерського обліку повинні мати назву, період реєстрації господарських операцій, містити прізвища і підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

Господарські операції відображуються в облікових реєстрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

Підприємство зобов'язане запобігати будь-якому виправленню записів у первинних документах і реєстрах бухгалтерського обліку та забезпечувати їх належне зберігання протягом встановленого терміну.

Відповідальність за невчасне складання первинних документів і реєстрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Реєстри бухгалтерського обліку класифікуються:

1) за характером бухгалтерських записів:

а) систематичні, що використовуються для записів господарських операцій у систематизованому вигляді за однорідними ознаками, тобто в бухгалтерських рахунках; такі записи ведуться в головній книзі, де узагальнюються записи за кожним рахунком;

б) хронологічні, що застосовуються для обліку всіх господарських операцій у хронологічному порядку їх здійснення та оформлення (журнали послідовного запису господарських операцій, касова книга та ін.);

в) комбіновані, в яких одночасно відображуються систематичні та хронологічні записи (наприклад журнали-ордери);

2) за змістом:

а) синтетичні, що відображують господарські операції в узагальненому вигляді й тільки у грошовому вимірі;

а) аналітичні, в яких кожна операція записується з необхідною повнотою, тобто у двох показниках (натуральному та грошовому) із пояснювальним текстом;

3) за зовнішнім виглядом:

а) бухгалтерські книги, які використовуються для систематичних і хронологічних записів (касова книга; товарна книга та ін.);

б) картки, що застосовуються для обліку основних засобів, товарно-матеріальних цінностей тощо;

в) відомості, які відкриваються до журналів-ордерів для отримання додаткових даних про господарські операції.

Форма бухгалтерського обліку — це комплекс облікових реєстрів різної побудови і взаємозв'язку з певною послідовністю та порядком запису. Найпоширенішою формою бухгалтерського обліку в разі ручного оброблення інформації є журнально-ордерна, в разі механізованого — таблично-автоматизована.

В основі журнально-ордерної форми обліку лежить принцип групування даних первинних документів шляхом використання накопичувальних відомостей. Вона об'єднує такі облікові реєстри: журнали-ордери, відомості, розроблювальні таблиці, Головну книгу.

Журнали-ордери побудовано за кредитною ознакою. За кредитом відповідного синтетичного рахунку облікова інформація в журналі-ордері систематизується у відповідних графах реєстру в розрізі кореспондентських дебетованих рахунків. Використовуються журнали-ордери як для окремого рахунку, так і для груп взаємопов'язаних між собою рахунків. Накопичувальні та групувальні відомості складають додаткові аналітичні показники, їхні підсумки переносять до журналів-ордерів.

Поряд із журналами-ордерами на підприємствах ведеться Головна книга, у якій відображуються місячні підсумки за кожним рахунком з відповідних журналів-ордерів. При цьому кредитовий оборот із журналу-ордеру за певним рахунком переноситься загальною сумою, а дебетовий оборот кожного рахунку Головної книги формується із різних журналів. Відтак синтетичний облік при журнально-ордерній формі забезпечує інформаційні зв'язки за кожним синтетичним рахунком: у журналах-ордерах — у розрізі дебетованих рахунків, а в Головній книзі — кредитованих. У цьому полягає контрольна функція бухгалтерського обліку за станом об'єктів і змінами в них.

Головна книга впроваджується на рік, при цьому кожному місяцю виділяється окремий рядок. Для контролю за правильністю записів у синтетичному обліку здійснюється порівняння даних Головної книги з даними оборотних відомостей аналітичних рахунків.

У реєстрах журнально-ордерної форми обліку всі господарські операції систематизуються в економічні групи, що дозволяє складати періодичну і річну звітність, здійснювати контроль за зберіганням майна і його використанням, управляти економікою підприємства, аналізувати результати господарської діяльності.