
- •М.Н. Левченко
- •Содержание
- •Введение
- •Тема 1. Теоретические основы менеджмента план:
- •Сущность менеджмента, его цели и задачи
- •Отношения управления, их классификация
- •По уровням системы управления различают отношения субординации и координации.
- •3) По масштабам деятельности различают отношения управления отраслевые, территориальные, межотраслевые.
- •4) По характеру организационных связей различают отношения управления линейные, функциональные и межфункциональные.
- •3. Закономерности и принципы управления
- •4. Функции управления
- •Тема 2.
- •Тема 3. Методы управления и управленческие решения
- •Классификация управленческих решений.
- •5. Этапы принятия управленческих решений
- •Тема 4. Психология управления
- •1. Сущность и задачи психологии управления
- •2. Социально-психологический климат в коллективе и факторы, его формирующие
- •Конфликты и их виды, методы предупреждения и разрешения
- •4. Психологические особенности труда в предприятиях общественного питания
- •Тема 5: информация и делопроизводство в ресторанном хозяйстве
- •Роль информации в процессе управления
- •Виды и источники информации на предприятиях ресторанного хозяйства
- •Организация информационного обеспечения предприятий ресторанного хозяйства в условиях рыночных отношений
- •Организация делопроизводства в ресторанном хозяйстве
- •Основные направления научной организации управленческого труда
- •Улучшение организации рабочих мест и условий труда.
- •Культура управления и ее элементы
- •Тема 7. Менеджер в системе управления
- •1. Менеджер и его функции
- •2. Характер и содержание работы менеджеров
- •3. Лидерство в менеджменте. Лидерство и власть
- •4. Стиль руководства, его сущность и разновидности
- •Тема 8. Организация труда менеджера
- •1. Организация личного труда менеджера
- •Компетенция и полномочия менеджера. Делегирование полномочий
- •3. Организация проведения деловых совещаний и методы ведения переговоров
- •Литература
Тема 8. Организация труда менеджера
План:
Организация личного труда менеджера.
Компетенция и полномочия менеджера. Делегирование полномочий.
Организация проведения деловых совещаний и методы ведения переговоров.
1. Организация личного труда менеджера
У каждого руководителя имеется ограниченная продолжительность рабочего времени, определена ему трудовым законодательством – 8-ми часовой рабочий день. Руководитель должен так организовать свой личный труд, чтобы максимально эффективно использовать рабочее время. Неумение ценить время, рационально им распорядиться приводит к тому, что в конечном итоге – спешка, штурмовщина, некачественное выполнение работ.
Практика изучения бюджета времени менеджера за рубежом показала, что из каждой сотни менеджеров:
только 8% не нуждаются в дополнительном времени;
40% необходимо 25% дополнительного времени;
остальные требуют 50% дополнительного времени для решения управленческих задач.
Для наших менеджеров не иметь времени и работать как можно дольше стало своего рода символом статуса (служебного положения).
Но умеет ли руководитель рационально распоряжаться тем временем, которое у него есть для решения управленческих задач?
Для эффективного выполнения своих обязанностей руководитель (менеджер) должен уметь рационально использовать свой труд. Организация труда руководителя тесно связана с организацией всех процессов управления в подчинённом ему коллективе и существенно влияет на успех управления в целом.
Организация личного труда – это не личное дело руководителя. Неупорядоченность рабочего дня, вечная занятость руководителя, неумение организовать свой труд создают в коллективе обстановку неопределённости, психологической нервозности.
В организации личного труда руководителя выделяются два направления:
Планирование личной работы руководителя.
Рациональное распределение времени для выполнения конкретных задач и определение приоритетов.
Планирование личной работы руководителя – это составление плана работы на год, квартал, месяц, неделю и на каждый день. Планировать работу необходимо начинать с долгосрочного плана (год, квартал, месяц). Для этого составляется перечень наиболее важных работ года, квартала, месяца, которые постоянно повторяются, а затем устанавливаются сроки их начала и окончания. Это могут быть такие работы, как годовой отчёт, балансовые комиссии по кварталам, месяцам, участие в совещаниях за пределами предприятия и др.
Оперативное планирование работы осуществляется, как правило, не более, чем на текущую неделю, на основе которого составляется план на каждый день – распорядок дня.
Распорядок дня руководителя дисциплинирует не только его самого, но и подчинённых.
Для выполнения повторяющихся работ выделяют определённое время дня или определённый день недели. Например, в определённые дни планируется приём посетителей, совещания, а в определённые часы – работа с документами, обход подразделений и т.д.
В планировании использования рабочего времени должны быть соблюдены следующие пропорции:
запланированные работы – 60%;
резерв времени на непредвиденные работы – 20%;
резерв времени на творческую деятельность – 20%.
При планировании и распределении рабочего времени руководителю рекомендуется учитывать закономерности, которые определены итальянским экономистом Вильфредом Парето (1848-1923 гг.) в так называемом принципе Парето (соотношение 80:20).
Принцип Парето в общем виде гласит, что внутри данной группы отдельные малые части имеют большую значимость, чем их удельный вес в данной группе. Как свидетельствует коммерческая практика, это соотношение оправдывается в большинстве случаев.
К примеру:
20% клиентов дают 80% оборота;
20% вкладчиков банка владеют 80% общей суммы вкладов;
20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового продукта;
80% конфликтов у руководителя будет с 20% подчинённых.
Перенесение этой закономерности на рабочую ситуацию руководителя означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Поэтому руководителю в повседневной работе необходимо планировать в начале рабочего дня решение важных проблем, а затем второстепенных. Некоторые руководители, интуитивно сознавая важность выполнения сразу сложных задач, в своём режиме работы планируют для этого время с 800 до 1000, при этом не планируя выполнения других вопросов.
Рациональное распределение времени для выполнения конкретных работ и определение приоритетов имеет большое значение в организации труда руководителя.
Перегрузка руководителя является следствием пересечения многочисленных задач, которые ему необходимо решать одновременно. Поэтому очень важно в работе руководителя проанализировать все управленческие задачи, которые необходимо решить, определить важные вопросы и второстепенные, правильно выбрать приоритеты.
Профессионализм руководителя в решающей мере определяется умением устанавливать приоритеты при решении управленческих задач.
Определение приоритетных задач является сложным процессом, поэтому в теории менеджмента имеются рекомендации, которые облегчают выбор приоритетных дел. Это использование метода АБВ-анализа и принципа Эйзенхауэра.
Метод выбора приоритетов с помощью АБВ-анализа основан на таких закономерностях, которые подтверждены опытом:
Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15% всех задач, которые решает руководитель. Значимость этих задач составляет примерно 65%.
На важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20% общего числа и их значимость в результатах также составляет 20%.
Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляют 65% общего числа задач, а их значимость 15%.
Рекомендуется самые важные работы, приносящие наибольший результат, выполнять в первую очередь и их нельзя перепоручить выполнять другим.
Важные задачи (Б) могут выполняться руководителем или их можно поручить выполнять другим исполнителям – заместителям, специалистам.
Задачи В – менее значимые, хотя их количество большое (65%). Решение этих задач можно безболезненно поручить выполнять подчинённым, чтобы у руководителя была возможность сосредоточиться на выполнении важных дел.
Время на выполнение задач:
65% на задачи А – 3 часа.
20% на задачи Б – 1 час.
15% на задачи В – 45 мин.
4 часа 45 минут – (60 %)
Конечно, эти рекомендации условны, но в практической деятельности руководителей являются ориентиром в организации личного труда.
В ситуациях, когда надо быстро принять решение какой задаче отдать предпочтение, рекомендуется пользоваться простым вспомогательным средством, предложенным американским генералом Д. Эйзенхауэром.
Согласно этому принципу, приоритеты устанавливают по таким критериям, как срочность и важность. По этому признаку различаются четыре возможности их выполнения:
Задачи А – срочные и важные дела.
Задачи Б – менее срочные, но важные дела.
Задачи В – срочные, но менее важные.
Менее срочные, менее важные дела.
Рис. 6.1
Простота и полезность этого принципа заключается в следующем:
задачи А выполняются сразу, без промедления;
задачи Б выполняются в предварительно установленные сроки;
задачи В выполняются теми, кому руководитель их поручает;
остальные (менее важные и менее срочные) можно выбросить в корзину для бумаг.
Необходимо отметить, что применение этого принципа требует от руководителя высокого профессионализма, деловой интуиции в определении важных задач (А) и личное мужество при «сбросе» каких-то задач в бумажную корзину.
Рекомендации, которые изложены выше, могут показаться сложными, для некоторых – трудновыполнимыми, но, как свидетельствует опыт работы менеджеров крупных зарубежных фирм, после нескольких лет упорной тренировки это становиться привычкой.