Раздзел 5. Рэдагаванне службовых дакументаў этапы работы над тэкстам дакумента

Рэдагаванне службовага дакумента дзеліцца на тры этапы і пачынаецца з яго прачытання. Пры гэтым пажадана аналізаваць кампазіцыю тэксту. У сувязі з тым, што службовы дакумент мае пераважна невялікі аб'ём, гэта праца зводзіцца да аналізу абзацнага члянення тэксту. У час першага чытання пажадана рабіць алоўкавыя паметкі на палях або запісваць заўважаныя недахопы на асобным лісце.

На наступным этапе важна праверыць фактычны матэрыял: уключаныя ў дакумент звесткі, уласныя назвы (геаграфічныя назвы, прозвішчы і ініцыялы, назвы прадпрыемстваў, устаноў арганізацый і інш.), спасылкі на іншыя дакументы або тэксты, бібліяграфічныя даныя. Істотныя заўвагі неабходна ўзгадніць з аўтарам. Добразычлівасць і прафесіяналізм у час праўкі выключае канфліктныя сітуацыі і неслужбовыя адносіны паміж сакратаром і аўтарам.

Трэці этап працы — праўка тэксту дакумента. Сакрактар рэдагуе тэкст, актыўна выкарыстоўваючы папярэднія заўвагі і накіды. На гэтым этапе праводзіцца таксама моўная, стылістычная праўка.

Усе змены ў тэксце ўносяцца чарнілам ці пастай чорнага, фіялетавага або сіняга колеру. Заўвагі пішуцца акуратна і разборліва; скарачэнне слоў недапушчальнае.

ВІДЫ ПРАЎКІ

Пры рэдагаванні выкарыстоўваюцца наступныя віды праўкі: праўка-вычытка, праўка-скарачэнне, праўка-пераробка і праўка-апрацоўка.

Праўка-вычытка. Заключаецца ў параўнанні надрукаванага або набранага на камп'ютэры тэксту з дакладным арыгіналам. Самая вялікая ўвага ў час праўкі-вычыткі надаецца візуальным (бачным на вока) памылкам: падмене літар з падобным напісаннем і ці літар, размешчаных побач на клавіятуры; перастаноўцы літар; пропуску літар і складоў; лішнім літарам; адсутнасці прабелаў і інш.

Пры праўцы-вычытцы ўсе змены робяцца непасрэдна ў тэксце чарнілам ці пастай. Пасля гэтага выпраўлены тэкст перадрукоўваецца і праводзіцца новая праўка-вычытка.

Праўка-скарачэнне. Выкарыстоўваецца ў тых выпадках, калі тэкст дакумента мае такія недахопы, як расцягнутасць, паўторы, абцяжаранасць аднатыпнымі фактамі і інш. Гэты від праўкі прыдатны і тады, калі тэкст мае строга вызначаны аб'ём, што якраз і з’яўляецца адным з патрабаванняў да службовага дакумента.

Праўка-скарачэнне патрабуе больш сур'ёзнага ўмяшальніцтва ў тэкст. Трэба імкнуцца да выбару эканомных і дакладных фармулёвак, скарачаць шматслоўе, недарэчную апісальнасць, замяняць пры неабходнасці складаныя сінтаксічныя канструкцыі больш простымі, адмаўляцца ад падрабязнага пералічэння, пабочных слоў і выразаў і да т. п. Пры гэтым важна сачыць, каб не былі парушаны кампазіцыя і звязанасць выкладу матэрыялу.

ІІраўка-пераробка. Зводзіцца да стварэння новага варыянта тэксту на падставе сабранага аўтарам матэрыялу, якому трэба надаць літаратурную форму, абапіраючыся на паведамленыя факты або падзеі. Гэты від праўкі выкарыстоўваецца ў тых выпадках, калі аўтар дрэнна валодае літаратурнай мовай, калі няма і адпаведнасці паміж відам дакумента і яго зместам. Сакратар як памочнік кіраўніка павінен у такіх выпадках дапамагаць падначаленым, праводзіць праўку-пераробку, каб дакумент адпавядаў патрабаванням да канкрэтнага віду дакумента.

Праўка-пераробка мае вялікае значэнне ў час працы над перакладзеным з іншай мовы тэкстам; асаблівая ўвага пры гэтым надаецца стылістычнаму рэдагаванню, бо перакладчык можа не ведаць усіх асаблівасцей няроднай яму мовы.

Праўка-апрацоўка. З'яўляецца комплексным, самым распаўсюджаным відам праўкі. Праводзячы праўку-апрацоўку, сакратар павінен унесці ў тэкст самыя розныя змяненні, у т. л. скарачэнне, дапаўненне, удасканаленне кампазіцыі. У працэсе гэтага віду праўкі ліквідуюцца фактычныя памылкі, хібы ў выбары моўных сродкаў, недахопы стылю, правяраецца адпаведнасць афармлення дакумента вызначаным патрабаванням. Усе істотныя змены неабходна ўзгадняць з аўтарам дакумента.