Тэхніка праўкі

Сакратар павінен свабодна валодаць сістэмай знакаў праўкі (карэктурных знакаў) і карыстацца імі ў выпадку неабходнасці, бо яны ставяцца на месцы выпраўлення і ўказваюць на яго характар.

Карэктурныя знакі ўносяцца ў тэкст чарнілам ці пастай, а тлумачэнні робяцца на палях. Вялікія ўстаўкі ў тэкст размяшчаюцца на асобных лістах, нумаруюцца, а нумар устаўкі паўтараецца ў тэксце.

Карэктурныя знакі зацверджаны стандартам, таму іх правільнасць і дакладнасць абавязковыя для рэдактарскай працы.

Аналіз фактычнага матэрыялу

Сакратар павінен валодаць навыкамі аналізу і ацэнкі фактычнага матэрыялу, уключанага ў тэкст дакумента. Паводле слоў спецыялістаў, тэрмін «фактычны матэрыял» ахоплівае ўсе апорныя для тэксту элементы — паняцці і прадметныя адносіны.

Аналіз фактаў, іх праверка

Пры рэдагаванні неабходна разумець, што факты з'яўляюцца асновай кожнага службовага дакумента. Рыхтуючы або рэдагуючы яго, важна засяродзіцца на аналізе выкладзеных у дакуменце фактаў.

Фактычны матэрыял павінен быць д а к л а д н ы м. Усе ініцыялы і прозвішчы пры неабходнасці правяраюцца ў аддзеле кадраў або супастаўляюцца з запісамі ў асабовых справах супрацоўнікаў; ініцыялы і прозвішчы работнікаў іншых арганізацый павінны быць удакладнены ў аўтара дакумента або самастойна (напрыклад, шляхам звароту да ўваходнай дакументацыі або тэлефанавання ў прыёмную арганізацыі, у якую дасылаецца дакумент). Падобным чынам правяраюцца назвы структурных падраздзяленняў сваёй арганізацыі, афіцыйныя назвы іншых прадпрыемстваў і ўстаноў.

Важнае значэнне ў тэксце дакумента мае лічбавы матэрыял. Ён можа правярацца і ў час праўкі-вычыткі, калі заўважаюцца памылкі ў датах або ў прыведзеных прыкладах. Часцей жа сакратару даводзіцца кансультавацца адносна лічбаў, звязаных з фінансавымі аперацыямі: тут недакладнасць пагражае выдаткамі і для аўтара дакумента, і для прадпрыемства ў цэлым.

Пры аналізе фактычнага матэрыялу ўдакладняюцца спасылкі на іншыя дакументы або на чые-небудзь выказванні, правяраюцца зноскі і бібліяграфія.

Фактычны матэрыял павінен быць д а с т а т к о в ы м для вырашэння таго ці іншага пытання. Паўната звестак, улік усіх фактараў маюць пераканаўчае значэнне ў час вынясення рашэння па канкрэтных праблемах дзейнасці суб'ектаў гаспадарання розных формаў уласнасці. Пры ўзнікненні спрэчак якраз фактычны матэрыял, уключаны ў дакумент, можа стаць тым аргументам, які вызначыць перавагу аднаго з бакоў.

Дакладнасць і паўната фактьгчнага матэрыялу вызначаюць якасць такіх службовых дакументаў, як дакладная і тлумачальная запіска, акт, справаздача, службовае пісьмо і інш.

Пры аналізе фактычнага матэрыялу таксама надаецца ўвага актуальнасці фактаў — ступені іх важнасці ў канкрэтны момант вуснага выказвання або стварэння тэксту. Напрыклад, на сходзе дакладчыку задаецца пытанне: Што зроблена для аздараўлення работнікаў цэха? Адказ начальніка цэха: Заводскі прафілакторый не працуе ўжо пяць гадоў. Безумоўна, такі адказ сведчыць аб неактуальнасці прыведзенага на сходзе факта: гэта інфармацыя стала вядома прысутным пяць гадоў таму. Калі б у адказе былі агучаны мерапрыемствы, праведзеныя ў межах цэха для аздараўлення, было расказана аб выдзяленні пуцёвак у прафілакторыі іншых прадпрыемстваў горада і інш., то такі фактычны матэрыял быў бы актуальным і поўным.

Дакладнасць, паўната і а к т у а л ь н а с ц ь ф а к т а ў — галоўныя патрабаванні пры адказах на скаргі і прапановы грамадзян. Вызначаныя законам тэрміны адказу (адзін месяц) часам прымушаюць службовых асоб даваць звычайныя адпіскі на канкрэтныя скаргі і прапановы, што недапушчальна і павінна станавіцца прычынай для службовага разбіральніцтва.