Информационные потоки

Информационная система управления на предприятии представлена Управлением по информационным технологиям (УИТ). УИТ является самостоятельным структурным подразделением, его возглавляет начальник управления, который подчиняется директору по экономике и финансам. Работа УИТ проводится во взаимодействии с другими подразделениями общества в соответствии с планами работ.

В состав УИТ входят:

• отдел эксплуатации программных средств (ОЭПС);

• отдел вычислительной техники и телекоммуникаций (ОВТТ);

• отдел разработки программных средств (ОРПС).

УИТ занимается созданием, внедрением и функциональной поддержкой автоматизированных систем управления предприятием (АСУП); обеспечивает надежное функционирование технических и программных средств; УИТ обеспечивает круглосуточный доступ к ресурсам компьютерной среды, поддерживает бесперебойную работу средств компьютерной сети и обеспечивает внедрение новых компьютерных технологий.

Экономические отношения на предприятии между подразделениями регулируются централизовано.

На ООО «СУ В.С.Т.» существуют следующие информационные потоки:

• информационные потоки, идущие «сверху-вниз»;

• информационные потоки, идущие «снизу-вверх».

«Сверху-вниз» - информационные потоки, которые идут с высшей ступени управления (топ-менеджмент) к более низким ступеням по иерархической лестнице. Формой такого вида информации на предприятии являются приказы, распоряжения, уведомления. Это может проявляться как в устной, так и письменной формах. Недостатком такого вида потока является искажение информации при передаче от одного уровня к другому.

«Снизу-вверх» - это информационные потоки, идущие от низших звеньев организационной структуры к высшим. Наиболее часто встречающаяся форма – заявления.

Также на ООО «СУ В.С.Т.» существует внешний и внутренний обмен информацией.

Организация внутреннего обмена информацией

Служебные отношения подразделений ООО «СУ В.С.Т.», связанные с необходимостью улучшения качества труда и продукции, всей деятельности по жизненному циклу продукции регулируется совещаниями по Схеме информационных потоков «Порядок подготовки и проведения совещаний руководителей по вопросам качества»

Каждое производственное подразделение имеет на видном месте доску информации «ИСО 9000», на которой обязательно присутствуют «Политика в области качества», конкретизированная на текущий год, регулярные отчёты руководителей о деятельности в области качества, конкретно по своему подразделению.

На ООО «СУ В.С.Т.» существуют следующие методы внутреннего обмена информацией:

• Групповые брифинги либо совещания другого формата по злободневным вопросам качества труда и продукции;

• Предложения любых членов коллектива по системе менеджмента качества (СМК) или улучшениям СМК и продукции;

• Отзывы;

• Санкции или поощрения высшего руководства;

• Другие срочные информации.

Ответственным за состояние СМК в подразделениях являются начальники подразделений, а за стенды информации – уполномоченный по системе менеджмента качества.

Каждый информационный документ при своем движении внутри предприятия проходит ряд процессов:

1. Регистрация. Все необходимые сведения о каждом документе записываются в регистрационных формах. Документы специальных систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях.

2. Передача. Входящие документы передаются конкретным исполнителям (подразделениям или руководству). Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи, чтобы проверить правильность оформления документов

3. Обработка. На основе поступивших документов подразделения составляют отчеты и принимают текущие решения.

4. Хранение. Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, поручений, вопросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в письменном ответе или на самом документе.

Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению.