Типи речень та розділові знаки

(Types of sentences and punctuation)

Надмірна довжина речень, як і їх лаконічність, перешкоджає розумінню листа або просто звучить неввічливо. Тому доцільніше віддавати перевагу реченням середньої довжини. Бажано чергувати прості речення, складносурядні (безсполучникові та із сполучниками and, but) і складнопідрядні із сполучниками so, or, yet тощо, наприклад:

You have not sent the invoice, we have to ask you…	You have not sent the invoice, so we…
(Ви не вислали накладну, ми повинні запитати вас...)	(Ви не вислали накладну, і тому ми...)

Слід також уникати повторювання однотипних речень.

Вживання розділових знаків у складних реченнях в англійській мові відрізняється від правил їх використання у нашій мові. Так, перед підрядним додатковим реченням кома не ставиться:

-In your letter you state that… У Вашому листі Ви стверджуєте, що...

-We think this solution will… Ми вважаємо, що це рішення...

Перед означальним підрядним реченням кома може вживатися або ні, що повністю змінює зміст речення:

-Your letter concerning the Contract, which we received yesterday, mentioned several other matters (лист отримано вчора). У Вашому листі, який ми отримали вчора, стосовно контракту згадуються деякі інші моменти...

-Your letter concerning the Contract which we received yesterday... (контракт отримано вчора). У Вашому листі стосовно контракту, який ми отримали вчора, згадуються деякі інші моменти...

Підрядне речення часу відділяється комою, коли воно стоїть перед головним реченням:

When we discovered this matter Коли ми виявили це у Лондоні, ми

in London, we decided… вирішили...

При вживанні інших типів складних речень можна керуватись рекомендацією багатьох сучасних підручників, які видаються в Англії: кому ставити там, де робиться пауза при вимові речення, наприклад:

We have received your letter of…, Ми отримали Вашого листа від..., і

and we discovered… ми виявили...

У листах часто вживаються вислови “on the one hand”, “on the other hand”, які відділяються комами:

On the one hand, the shipping З одного боку, супровідні

documents were sent in time, документи були відіслані вчасно,

but on the other hand,… але з іншого боку, ...

Перенос слів та великі літери у діловому листі

(Division of the words into syllables and capital letters)

Як правило, у листах уникають переносу слів, але у разі необхідності на рядку можна залишити префікс, префікс і корінь або один корінь. Наприклад: sub-bordi-nate, con-nection, suit-able, fall-ing, strengthen-ing, ren-der, pleas-ure.

У ділових листах із прописної літери пишуться:

1) назви банків, фірм, організацій та їх структурних підрозділів. Якщо артикль – перше слово в назві, він також пишеться з великої літери, наприклад: The Fidelity Bank;

2) усі слова, що позначають посади, пишуться великими літерами, а прийменники й артиклі, які входять до їх складу, – з маленької літери, наприклад:

President, Chairman of the Board of Directors,

Chief Accountant;

3) найменування валют, якщо вони пишуться словами, документів і товарів, наприклад: Pound Sterling, Contract;

4) посилання на зміст листа: Conc: Order № 1234;

5) найменування товарів у листі:

Thank you very much for your order for 3 Printing Machines and Catalogue № 79/B;

6) усі слова у назвах відділів та організацій, крім сполучників, прийменників та артиклів:

Accounts Department, Department of Fire Insurance