Лист-замовлення

(Letter of order)

Більшість замовлень робиться на спеціально надрукованих бланках. Треба лише заповнити такий бланк, вписавши у відповідні графи кількість примірників, ціну, термін та спосіб доставки. Ще однією перевагою таких бланків є те, що вони пронумеровані для зручності листування.

Лист №6 (Letter №6)

The Modern Machine Tool Corp.,

300 Lincoln Place,

Chicago, Illinois,

USA.

Gentlemen,

We thank you for your letter of November 4th. We have studied your catalogue and have chosen 3 models for which we enclose our order. We would stress that this is a trial order and if we are satisfied with your shipment, you can expect regular repeated orders.

For our credit status, we refer you to Transatlantic Bank, Old Bond St., London and Trusso & Co., Geneva.

Yours truly,

Підтвердження замовлення

(Confirming orders)

Лист № 7 (Letter №7)

Dear Sirs,

Thank you very much for your order of March 2nd for tea.

The item is in stock, and we can guarantee delivery to your warehouse well before March 15th. As requested, we will advise you of date of dispatch.

We are at your service at all times.

Yours faithfully,

Відмовлення від замовлення

(Rejection of order)

Лист-відмовлення від замовлення – справа дуже делікатна. Прочитайте наступного листа та зверніть увагу на те, що автор висловлюється не категорично, він бажає не втратити клієнта і залишає шанс для продовження ділових стосунків.

Лист №8 (Letter №8)

Dear Sirs,

We regret very much that we have not been able to execute your order (№2481).

We have had great difficulties in getting our usual supplies, but have now been advised that a large shipment should reach us in two day’s time. We shall dispatch the goods to you before the end of the week.

With sincere regret for the inconvenience we caused you

Yours faithfully,

Вправи з ділового листування (Exercises in letter writing)

1. Sign the envelope, using the following addresses:

a. -The sender’s address: Wane State University / Law School / Detroit,

Michigan 48202/ USA

-The recipient’s address: Citibank, N.A. /399 Park Avenue, /

New York, N.Y. /10043/ USA

b.- The sender’s address: Sales Manager /Brown and Smith Ltd/13 04 Sherman

Ave., /Madison, Wisconsin.

-The recipient’s address: Messrs. S.Clark and H.Snow/16 Willow Road/

Backchester, Barsetshire/ BC 3 OKK/ Great Britain.

c. - Your address.

-The recipient’s address: R.J.Box/ General Manager / 17, Brick Street/

London. S.W.1/ Great Britain

d. -Your address.

-The recipient’s address: Mrs. G. Bram/Breakway/ 84, Clarendon Road/

London W3 / Great Britain

e. -Your address.

-The recipient’s address: Personnel Manager/ Anglo–Tours/232 Bristol

Road / Ashford/Great Britain.

2. Insert prepositions where necessary:

1) We have received your letter … 16th … October.

2) Our letter dated … the 5th Mae was sent … air-mail.

3) Please inform us … your decision immediately.

4) We will write … you … this question … a few days.

5) Our letter … the 15th May was sent … reply … your telegram … the same

date.

6) We are obliged … your letter … yesterday’s date … which you sent us

your catalogue … compressors.

7) We can offer you our goods … the prices quoted in the catalogue.

8) We can place our order … you.

9) We can provide you … these machines

10) We are interested … your products

11) We look … … hearing from you.

12) We have pleasure … informing you …

13) We’ll be happy to be … your service … any time.

14) Let us know … your decision.

3. Match English and Ukrainian phrases

1. -We are obliged for your order …	a. - Підтверджуємо нашу телеграму…
2. -Please accept our apologies apology for …	b. - Чекаємо на Вашу відповідь ...
3. -We regret that …	c. - Користуємось нагодою подякувати Вам
4. -We confirm our cable.	d. - Ми зобов’язані Вам за Ваше замовлення.
5. -We are pleased to inform you that …	e. - Ми підтверджуємо з вдячністю ...
6. -Looking forward to hear/hearing from you …	f. - Будь ласка, прийміть наші вибачення за ...
7. -We are confident that …	g. - Хочемо звернути Вашу увагу на ...
8. -We take this opportunity of thanking you …	h. - Дозвольте нагадати Вам ...
9. -We wish to draw your attention to …	i. - Дайте нам знати, будь ласка, ...
10. -We acknowledge with thanks …	j. - Із задоволенням повідомляємо Вас ...
11. -May we remind you that …	k. - Шкодуємо, що ...
12. -Kindly let us know …	l. - Ми впевнені, що ...

4. Translate into Ukrainian the following:

1. We shall/should be obliged to you if you will/would/could …

2. Would you please be so kind to inform us about it in advance send us your new catalogue.

3. We enclose (enclosed is) a copy of the Contract.

4. Should you have any question, please contact us.

5. In view of the above said we ask you to lower the price.

6. We very much regret to say that we can’t book your order.

7. We wish to bring to your notice that only high quality materials are used in our

production.

8. This is to acknowledge receipt of your letter.

9. For further information feel free to call us.

10. We apologize for the delay in answering you.

11. It will be pleasure to serve you.

12. With reference to your letter we advise that your order has been despatched.

5. Translate into English the following phrases:

1. Ми отримали Вашого листа від 28 лютого.

2. Ми одержали Вашого листа від 22 травня, надісланого Вами у відповідь на нашу телеграму.

3. Вишліть, будь ласка, зразки Ваших товарів та прайс-лист.

4. До листа додаємо зразки товарів.

5. Нам дуже приємно отримати Ваш запит на нашу продукцію.

6. Замість моделі НТ-2 ми пропонуємо Вам ВМ-3.

7. Повідомляємо Вас, що ми із задоволенням можемо прийняти Ваше замовлення.

8. Ви можете покластися на нас.

9. Ми повідомимо Вас...

10. Готові бути Вам у нагоді у будь-який час.

11. Прийміть наші вибачення за затримку відповіді.

12. Дайте нам знати про Ваше остаточне рішення.

6. Compose the letters out of the following, adding the missing words.

1) We thank you / letter / 16 March / enclosing / copy / contract.

2) We thank you / letter / 24 March / enclosing / draft / new equipment.

3) This is / acknowledge / thanks / receipt / latest catalogue / 2005-2006.

4) -Dear Sirs, /we / interested / buying / you new products / would be pleased /

receive / copy / your latest catalogue / the price list.

Yours faithfully,

-Dear Sirs, / your letter / have pleasure / sending you / a copy / our new catalogues

/ the price list / hope / they will interest you.

Yours faithfully,

5) -Dear Sir, / we / take interest / buying office equipment / We saw / your samples /

the exhibition / would like to buy some. / We / pleased receive / your terms /

price list.

Yours faithfully,

-Dear Sir / we / have pleasure / sending you / our terms / price list / would be

pleased / satisfy / your demands.

Yours faithfully,

7. Using phrases from the previous exercises compose short letters on the

following situations:

1. подякуйте вашому партнерові за замовлення вашої продукції (за вчасну відповідь на ваш лист, за висланий вам каталог нової продукції тощо);

2. вибачтесь за те, що не можете прийняти замовлення (невчасно відповіли на лист, невчасно відіслали замовлені товари, не можете зараз заплатити за замовлений товар, не можете знизити ціну на товар);

3. зверніть увагу партнера на те, що якість ваших виробів висока (ви використовуєте нові матеріали, застосовуєте новітні технології, ціна на ваші вироби цілком доступна);

4. дайте зрозуміти, що ви чекаєте на відповідь (подальші контакти, отримання замовлення, візит партнерів).

8. Read and translate the following letters. Define their types (enquiry letter, offer letter, order letter, rejection of order, etc). Pay special attention to the arrangement of the letter.

1) Dear Sir,

We are interested in buying your new product and would be pleased to receive a copy of your latest catalogue and the price list.

2) Dear Sirs,

Thank you very much for your order for 2 printing machines – Catalogue №79/B. But we regret very much to advise you, that we are out of market with these machines. Instead we can ofter you some other ones which are in our catalogue, attached to the letter.

Yours faithfully,

3) Dear Mr Johnson,

This is to acknowledge with thanks receipt of the latest catalogue for 1991-1992.

Yours faithfully,

4) Dear Sir,

We thank you for the letter of 3d May, requesting details of our new product.

We have pleasure in enclosing a copy of our illustrated catalogue together with the latest price list.

Yours faithfully,

5) Dear Sir,

We thank you for your interest in our goods and we are pleased to advise you that your order has been placed today

Yours faithfully,

9. Find 6 mistakes in the following letter and then write it down correctly

Hello, Mr Clark!

Thank you for your letter of 3d March. We are favourable impressed by the quality of your commodity, but feel that the price is rather high. If you reduce your price by 5% we will place our order for some 10.000 items. We trust that in view of the size of the order you will see way of making this concession.

With best regards

(Підпис)

30.IX.05.

10. Write business letters on the proposed situations and answers to them

1) - Ви хочете зробити замовлення на нові офісні меблі. Запитайте у виробника, чи є вони у них і чи зможе виробник прийняти ваше замовлення.

- Ви отримали запит на нові офісні меблі. Подякуйте у листі-відповіді за інтерес до вашої продукції, повідомте, що маєте нові моделі й готові надіслати негайно. А поки що вишліть альбом із зразками вашої продукції та прайс-лист.

2) - Ви менеджер фірми, що продає спорттовари. Ви хочете придбати у виробника “Sportswear” жіночі костюми, яких зараз не маєте. Зверніться до виробника із проханням вислати вам партію (a batch) жіночих костюмів.

- Ви, менеджер фірми “Sportswear”, отримали замовлення на партію жіночих костюмів. Дайте негайну відповідь, подякувавши за замовлення,

а) що ви готові виконати замовлення, але при цьому хочете уточнити, які саме моделі бажають замовити, та до відповіді додаєте альбом моделей;

або

b) що ви не маєте на цей час жіночих костюмів (вибачтесь за це), але вони будуть у вас незабаром, про що повідомите замовника. Подякуйте за запит і висловіть надію, що зможете задовольнити його.

3) а) -Ви продаєте комп’ютерну техніку. Напишіть виробникові листа з проханням прийняти замовлення для шкіл на комп’ютeри поліпшеної моделі й попросіть вислати прайс-лист.

-Ви менеджер випускаючої фірми “Hi-tech”. До вас надійшов лист-замовлення на поліпшені моделі комп’ютерів для шкіл. Подякуйте за замовлення, висловіть готовність прийняти його та вишліть прайс-лист.

b) -Ви одержали прайс-лист і вирішуєте відмовитись від замовлення, бо ціни дуже високі. Повідомте про це “Hi-tech”.

4) Ви отримали замовлення на двигуни, але не можете виконати його у двотижневий строк, як того бажає замовник. Вибачтесь за це та призначте новий термін. Висловіть сподівання, що і замовника ваша пропозиція влаштує.

5) Ви затримались дати вчасну відповідь вашому замовникові. Напишіть листа з вибаченням та запевніть, що надалі ви будете пунктуальними і готові співпрацювати.

While writing the above letters you should make use of the following addresses:

Simpson PLC, 220-230 Thackeray Streat, Barchester, Barsetshire, BC3 OKK	Citybank, NA., 339 Park Avenue, New York, NY
The Executive Manager, Richardson, Smallet & Co., Ltd., 4, Boswell Way, Nagstead, Kent, NA 24P.J.	The Manager, Cook & Hunter, Ltd., 8, High Street, Newcastle
Messrs. S. Brown & Smith, Ltd., 16, Willow Road, Backchester, Barsetshire, BC3 OKK	The Executive Director, Brown & Smith, Ltd., 1304 Sherman Ave., Madison, Wisconsin
The Director, Sherman Ltd., 21, Bramshill Gardens, Liverpool	Richardson, Smallet & Co., Ltd., 4, Boswell Way, Nagstead, Kent, NA 24P.J.
A.B. Smith, Managing Director, Smith & Brown, Ltd., 12, High Street, Manchester	Harry Cross & Co., Ship Agent 17, Black Friars Streat, London E.C.3.

Зміст (Contents)

Вступ (Introduction)...................................................……………………..	3
Оформлення конверта (The envelope) ……………………………….....	5
Структура ділового листа (The composition of a business letter) ………	5
Заголовок (The letterhead) ………………………………………………..	8
Дата (The date) ……………………………………………………………	9
Прізвище та адреса одержувача (The recipient’s name and address) …..	9
Вітання (The greeting or the salutation) ………………………..	11
Основний текст листа (The body of the letter)…………………………..	12
Заключна формула ввічливості (The complimentary close) ……………	13
Підпис (The signature) ……………………………………………………	14
Стиль ділового листа (The style of business letters) ................................	15
Типи речень та розділові знаки (Types of sentences and punctuation) ....	17
Перенос слів та великі літери у діловому листі (Division of the words into syllables and capital letters) ............................	18
Вживання скорочень (Abbreviations) .......................................................	19
Штампи, що вживаються в діловому листі (The written patterns) ..........	19
Вправи з ділового листування (Exercises in letter writing) .....................	29