Відповідь на запит, пропозиція

(Reply to enquiry and offer-letters)

Наступним кроком у діловій кореспонденції є відповідь на запит (лист-пропозиція). Разом із пропозицією, звичайно, висилають розцінки на товари та послуги. Відповідь на запит (лист-пропозицію) значною мірою, ніж будь-який інший вид кореспонденції, визначає подальшу долю ваших стосунків із партнером. І від того, як та в якій формі ви запропонуєте свої товари, багато буде залежати надалі. Отже, у цьому випадку рекомендується додержуватись трьох правил, а саме:

Правило №1

Відповідь на запит слід писати в той же день, коли ви отримали запит. Навіть якщо вам знадобиться кілька днів, щоб підготувати необхідні матеріали для вашого потенційного клієнта, обов’язково напишіть йому листа і повідомте, що прайс-лист надійде пізніше, а також попередьте його про своє бажання співпрацювати з ним.

Правило №2

З каталогами, прайс-листами, рекламними буклетами завжди висилайте невеличкий супровідний лист.

Правило №3

Намагайтесь зробити так, щоб ваша пропозиція була максимально вигідною клієнтові. До листа-пропозиції завжди додавайте опис товарів.

Тепер прочитайте та перекладіть наступні листи, що містять відповіді на запити.

Лист №3 (відповідь на лист №1)

(Reply to letter №1)

Dear Mr Smith,

In accordance with your request, we have pleasure in sending you our catalogue and the price list, as well as an order form to assist you in choosing the items you may require.

Yours faithfully,

*** (підпис)

Bryan Ferry,

Executive Director

Лист №4 (відповідь на лист №2)

(Reply to letter №2)

Dear Mr. Harrows,

We thank you for the letter of April 11. We are pleased to send you our detailed catalogue of our new produce. We hope we shall be able to meet your requirements and you will place your order with us.

Yours faithfully,

*** (підпис)

Sales Manager

Якщо ваша фірма не може надати потенційному покупцеві товари або послуги, якими він цікавився, вам треба писати відмову, висловивши при цьому вибачення, та запропонувати альтернативний товар і за зниженими цінами, аби не втратити клієнта. Нижче подається лист такої спрямованості.

Лист №5 (Letter №5)

Dear Sirs,

Thank you for your order of 20th February. Unfortunately, 7390/6 is out of stock at present and will not be available again before the end of April. We can, however, offer a slightly better, very similar model 7395/4 at a price of $19 instead, which is in stock and is perhaps even more suitable. Please let us know whether we may send it to you.

Look forward to your reply.

Yours faithfully,

*** (підпис)

Thomas Brown

Підсумовуючи вищевикладене, підкреслимо, що ваше завдання – написати такого листа, прочитавши котрий клієнт не просто захотів би купити ваш товар, а жадав би цього, тому вам слід дати йому зрозуміти, наскільки ви його цінуєте і як вам було б приємно співпрацювати з ним.