- •Методичні вказівки з ділового листування
- •Вступ (Introduction)
- •Оформлення конверта (The envelope)
- •Структура ділового листа
- •1. Заголовок (шапка)
- •2. Дата (The date)
- •3. Прізвище та адреса одержувача
- •4. Вітання
- •5. Основний текст листа
- •6. Заключна формула ввічливості
- •7. Підпис
- •Стиль ділового листа
- •Типи речень та розділові знаки
- •Перенос слів та великі літери у діловому листі
- •Вживання скорочень
- •Штампи, що вживаються в діловому листі
- •2. Посилання на попередню інформацію
- •4. Висловлення прохання та запит
- •5. Підтвердження замовлень
- •6. Вибачення
- •7. Заключний абзац та заключні фрази
- •9. Поєднувальні фрази
- •Лист - запит
- •Відповідь на запит, пропозиція
- •Лист №3 (відповідь на лист №1)
- •Лист №4 (відповідь на лист №2)
- •Лист №5 (Letter №5)
- •Лист-замовлення
- •Лист №6 (Letter №6)
- •Вправи з ділового листування (Exercises in letter writing)
- •Рецензія
- •Рецензія
Стиль ділового листа
(The style of business letters)
Стиль ділового листа - важлива його риса, й надання йому зайвої офіційності є характерною і типовою помилкою тих, хто його пише. Для порівняння нижче надаються два варіанти вираження однієї і тієї ж інформації:
As per your request, As you requested.
please find enclosed I am enclosing a check for $17.
herewith a check in
the amount of $17.
Як бачите, другий варіант простіший та звучить більш дружньо.
Стиль ділової кореспонденції постійно змінюється. З кожним роком він усе більше спрощується і стає менш формальним. Зараз практично всі фірми віддають перевагу простій розмовній мові, щоб якомога ясніше висловити зміст, зробити лист ефективним та справити позитивне враження на партнера.
Тон ділового листа повинен бути нейтральним, позитивним і доброзичливим. Порівняйте:
небажаний тон
|
бажаний тон
|
- We cannot pay until we… - We cannot send you the statement before… - Though we asked you to sign the papers you… - We have your letter in which you claim that… |
- We shall be glad to pay… - We will send you the statement …
- We asked you to sign the papers, but…
- We are sorry to learn from your letter that… |
Доречно зробити ще кілька зауважень: чим частіше ви вживатимете “we are sorry”, “I appreciate”, “please”, “thank you”, тим тісніші й результативніші будуть ваші стосунки з партнерами; якщо є потреба вживати займенники I або We, слід пам’ятати, що I вживається, коли ви пишете від свого імені, а We – від імені компанії. Але не варто вживати Our company, бо це робить лист сухим та офіційним.
Отже, щоб ваш діловий лист був написаний професійно:
кожну нову тему починайте з нового абзацу;
все, що хочете написати у своєму листі, виражайте просто, ясно й коротко;
не користуйтесь дієсловами у пасивному стані там, де можна використати активний стан;
не вживайте зайвих слів там, де можна висловитись коротко та просто;
будьте ввічливими у листі;
ретельно вибирайте відповідні фрази й словосполучення.
Далі надаються деякі рекомендації щодо їх вибору.
Замість
|
Вживайте |
- advise, inform (порадити, проінформувати) |
say, tell, let us know (сказати, дати знати) |
- as per (стосовно) |
as to, according to (стосовно) |
- at an early date ( найближчим часом) |
soon, today, next week (незабаром, , сьогодні, наступного тижня) |
- at this time, at the present time (в даний час) |
now, at present (зараз, сьогодні) |
- due to the fact that (завдяки тому факту, що) |
because (тому що) |
- for the purpose of (з тією метою, щоб) |
for (для) |
- in accordance with ( відповідно до) |
according to (відповідно) |
- free of charge (безкоштовно) |
free (безкоштовно) |
- in advance of, prior to (раніше чогось, перед, до) |
before (перед, до) |
- in compliance with your request ( відповідно до вашого прохання) |
as you requested (як ви просили) |
- kindly (будь ласка) |
please (будь ласка) |
- attached hereto (до цього додається) |
attached (додається) |
- avail oneself of (скористуватися чим-небудь) |
use (використати) |
- be of the opinion (вважати) |
believe (бути впевненим) |
- enclosed herewith (до цього додається) |
enclosed (додається) |
- forward by post (відправити поштою) |
mail (відправити поштою) |
- have a tendency to (мати тенденцію до) |
tend to (мати тенденцію до) |
- in many instances (в багатьох випадках) |
often (часто, багато разів) |
- send an answer (послати відповідь) |
reply (дати відповідь) |
- write your name (напишіть своє прізвище) |
sign (підпишіться) |