1. Заголовок (шапка)

(The letterhead)

Він включає адресу відправника, тобто назву фірми й телеграфну адресу, номери телефонів, номер та умовну назву телетайпа (teletype), номери телекса, факсу, назву комерційних кодів (комерційними кодами називаються словники умовних скорочень комерційних термінів і фраз, які використовуються при складанні телеграм):

University of Virginia

Thornton Hall

Charlottesville, VA 22903-2442

TEL: 804-982-5641

FAX: 804-982-5660

Адреса відправника може писатися або а) з відступом, або б) у вигляді колонки:

a) 32, Highgate West Hill, London, N.6, England	б) Harry Cross and Co., Ship Agent 17 Black Friars Street, London E.C.3., Great Britain

У кінці назв багатьох англійських промислових підприємств, банків тощо стоїть слово Ltd. (Limited):

- A.Smith & Co., Ltd.

- The Sheffield Engineering Co., Ltd.

Слово Limited (Ltd) – це скорочення словосполучення limited liability company – „компанія з обмеженою відповідальністю”.

У США замість слова Limited після назв багатьох торгово-промислових підприємств, фірм та банків стоїть слово Corporation (Corp.) чи Incorporated (Inc.), воно означає „об’єднання осіб, що мають обмежену відповідальність” або „зареєстрований як корпорація”. Як правило, перед словами Ltd., Inc. ставиться кома, але якщо назва підприємства була зареєстрована без коми, то вона не ставиться. Наприклад:

- James Smith & Company, Incorporated.

- The American Mining Corporation.

2. Дата (The date)

Дата розміщується у правому верхньому кутку листа на 1-2 інтервали нижче від адреси відправника. При цьому використовуються кількісні, порядкові числівники та числові позначення:

1. 12th September, 2004

2. 12 September, 2004

читається: the twelfth of

September, twenty hundred and four

3. September 12th, 2004

4. September, 12 2004

читається: September the

twelfth twenty hundred and four

При позначенні дати способом 1 і 3 слід звернути увагу на правильне написання порядкового числівника за допомогою цифр та одного із закінчень st, nd, rd і th:

1st, 21st, 2nd, 22nd, 3rd, 23rd, 4th та ін.

Перший спосіб написання дати частіше вживають у Великобританії, а четвертий - у США.

Слід також звернути увагу на те, що перед числівниками, котрі позначають рік, звичайно ставиться кома. Крапка в кінці дати не обов’язкова. Назва місяців часто скорочується (крім March, May, June, July).

January – Jan.

February – Feb.

April – Apr.

August – Aug.

September – Sept.

October – Oct.

November – Nov.

December - Dec.

Зауважимо, що читання цифрового позначення дат в американському і британському варіантах англійської мови різне, а саме:

Br.: 1st March, 2004

1 .3. 2004

Am.: January 3d, 2004

Міжнародна організація стандартизації запропонувала таку форму написання дат в ділових листах та документах: рік, місяць, число (з інтервалом, дефісом чи крапкою).

Наприклад: 96 04 15, 96-04-15, 96.04.15.