Интернет как средство внутриорганизационных коммуникаций

Интернет может служить удобным средством внутриорганизационных коммуникаций. Электронная почта в развитых странах превосходит обычную по скорости, достоверности, надежности, и сопоставима в цене.

Каждый преподаватель, работник и студент американского университета, в частности, университета Джорджа ' -Вашингтона, Сиракузского университета, имеет свой электронный адрес, по которому ведется не только внешняя, но и внутренняя переписка. Адреса могут объединяться абонентом в списки, по спискам проводится одновременная и мгновенная рассылка сообщений. Обычно абоненты электронных ящиков просматривают их не реже 2—3 раз в неделю, а самые активные пользователи — каждый день и не один раз. С помощью электронной почты проводится информирование занятых, опросы и сбор их мнений методом мозгового штурма, а также обучение. Такие электронные каналы информирования, опроса и обсуждения текущих и стратегических вопросов организации заменяют многие бесплодные и растянутые собрания сотрудников, обеспечивают предварительную подготовку и проработку обсуждаемых вопросов. Частота собраний с личным присутствием снижается в несколько раз. По электронной почте же может рассылаться информационный бюллетень. Корпоративная электронная доска объявлений для сотрудников — удобное средство внутреннего информирования для организаций, где значительное количество сотрудников имеют прямой и удобный доступ к Интернет — на рабочих местах.

Непосредственные коммуникации с руководителями

Большинство занятых рассматривают коммуникации с непосредственным начальником как предпочитаемый источник информации. Однако, гораздо меньшая часть считает, что их начальник — хороший источник информации. Поэтому занятые больше полагаются на слухи, хотя предпочли бы им сообщения своего шефа.

Возможность прямых коммуникаций представляют конференции, проводимые раз в год или в полгода. Конференции собирают вместе людей, которые редко встречаются вместе. В сравнении с видео, конференции представляют более личный контакт. Здесь может проводиться обучение персонала в связи с освоением нового продукта, демонстрация и тестирование нового продукта вместе с конкурирующим продуктом. Недостатком конференций как средства коммуникаций является отрыв специалистов от текущих дел и стоимость проведения мероприятия.

Собрания и брифинги в организации могут проводиться по различным поводам и с различной регулярностью. Они должны быть четко спланированы и организованы.

Задачей подразделения ПР является создание возможностей для непосредственных коммуникаций менеджмента с занятыми, часто в неформальной обстановке. При этом обеспечивается «перемешивание» менеджмента и и^.ата в различных формах встреч — от сессии жалоб до собраний маркетингового планирования. Практикуются также встречи «перепрыгиванияуровня» (skip level) — менеджеров высшего уровня с подчиненными несколько уровней ниже в организационной иерархии. Ценность таких встреч — в их регулярности, содержательности, значительности. Так, в американских университетах принято проводить приемы в полуофициальной обстановке, где могут быть несколько спикеров из числа руководства и приглашенных. Торжественная часть занимает несколько минут. Главное значение такого приема в неформальном общении присутствующих, позволяющем познакомиться и обменяться информацией десяткам присутствующих. Стол с угощением ставится так, чтобы не мешать свободному перемещению людей и максимально возможному числу контактов. Поэтому за столом с которого берут угощение, никто не сидит, он стоит отдельно, а небольшие столики располагаются в отдалении, где могут расположиться собеседники.

Слухи

В некоторых организациях слухи — наиболее сильные средства коммуникаций. Нередко они распространяются быстрее, чем официальная информация и более влиятельны, чем обычные инструкции. Поэтому слухи могут быть разрушительными.

Слухи трудно остановить. Организация должна корректировать слухи так быстро, как это возможно, потому что занятые склонны искажать будущий ход событий во имя подтверждения слухов.

Идентификация источников слухов сложна, если вообще возможна, и не стоит времени. Однако опровержение ложных слухов о плохих новостях — увольнениях, закрытиях, часто необходимо и достигается прямым официальным заявлением.

Слухи не всегда враги в коммуникациях с занятыми. Корпоративные слухи могут быть такими же средствами коммуникации, как печать или встречи занятых. Они могут быть еще ценнее, потому что им верят и каждый может внести свою лепту в их создание и распространение. Интернет — один самых мощных и масштабных каналов распространения слухов, однако, источник здесь идентифицируем.

56- Формирование корпоративной культуры и PR.

ПР В ОТНОШЕНИЯХ С ЗАНЯТЫМИ. ПР В КОНТЕКСТЕ ВНУТРЕННЕЙ КОММУНИКАЦИИ

Связи с общественностью разделяют на 2 сферы: внешние и внутренние.

В каждой организации есть свои правила и они от отличаются от тех, которые используются для активности во внешней среде, поэтому ПР во внутренней и внешней среде различны, хотя и взаимосвязаны.

Внутренний ПР – важная составляющая любой организации, он присутствует всегда, но на различных уровнях, поэтому может быть применен к любой организации, несмотря на внешние условия.

Персонал организации является носителем её образа, поэтому важной составляющей является корпоративная культура, которая связана с воспроизводством отношений между людьми в процессе их деятельности, т.е. всех её этапов.

Корпоративная культура:

• создает правила поведения

• рассказывает об уникальности и цельности компании

• содержит много символических элементов (язык, ритуал, история)

• является неотъемлемой частью каждодневной жизни

• сложно формализуется

Культура компании зависит от 2-х факторов:

1. Реализации ПР-функций

2. Достижение поставленных целей

Корпоративная культура включает также набор наиболее важных положений (ценностных ориентиров поведения и действия). Она формируется с помощью эстетических установок в компании, а также практических действий и реально существующих отношений внутри компании.

При формировании корпоративной культуры используется такой эффективный инструмент, как корпоративные правила\регламент, - это ПР-документ, все сотрудники должны быть извещены о его существовании.

2 подхода:

1. Небольшой – 2-3 страницы текста, где излагаются основные положения взаимодействия компании и сотрудников, а также список того, что в компании запрещено.

2. Подробное описание всех возможных ситуаций, с которыми может столкнуться сотрудник в компании и правила поведения – большой документ, до 100 стр.

Составленный регламент должен неукоснительно соблюдаться всеми. Правила могут корректироваться с течением времени в зависимости от деятельности.

Корпоративный регламент должен содержать:

1. Общую информацию о компании: история, миссия, организационная структура, сфера ответственности каждого ключевого подразделения и политика отношений внутри и вовне компании.

2. Основные принципы работы компании: график работы (посещаемость, опоздания, перерывы на обед, технические перерывы, сверхурочная работа и её оплата, праздничные дни и корпоративные праздники, отпуска, временная нетрудоспособность, правила поведения сотрудников в чрезвычайных ситуациях, внешний вид сотрудников, поведение сотрудников на работе, курение, запреты на спиртные напитки и т.д., дисциплинарные меры, политика в области фактов притеснения на рабочем месте и в сфере трудовых споров, материальная ответственность работников, использование оборудования и собственности компании в личных целях)

3. Безопасность – включает общие принципы: информирование по вопросам техники безопасности, правила безопасности труда, правила противопожарной безопасности.

4. Ответственность за нарушение правил, установленных данным документом

5. Внесение предложений по изменению правил

Внутренний ПР реализуется в несколько этапов

1. Создание эффективной мотивации для сотрудников

2. Планирование деловой карьеры

3. Увеличение роли сотрудников в управлении компании

Внутренний ПР должен быть оправдан и приступать к разработке его концепции следует только после определения его целей.

Цели могут быть различными (формирование единой рабочей команды из сотрудников), задачи внутрикорпоративного ПР – создание благоприятных и доверительных отношений с персоналом на всех уровнях управления.

ПР решает следующие задачи:

1. Формирование внутреннего имиджа организации

2. Контролирование неформальных источников информации

3. Создание системы нематериальной мотивации.

ЦА для внутреннего ПР могут быть топ-менеджеры, средний менеджмент, персонал и внештатные сотрудники.

Инструменты внутрикорпоративного ПР:

1. Встречи всего персонала с руководством

2. Новости и внутренние коммуникации

3. Организация отдыха и развлечений для сотрудников

4. Политика в отношении детей и семей сотрудников

5. Круглые корпоративные мероприятия

6. Социальная ответственность кадровой политики

Инструменты внутреннего ПР не отличаются от традиционно применяемых в области связи с общественностью. Разница – в специфике, продиктованной аудиторией.

• внутренние СМИ

• руководство по корпоративной культуре

• фирменный стиль

• массовые мероприятия

• слухи – компании следует составить некий механизм распространения слухов и добиться осведомленности сотрудников и побуждения разговоров на нужную тему. Можно получить обратную связь и управлять процессом

• тренинги

• собрания

• социальные программы, которые реализует организация

Роль внутреннего ПР в компании значительна и её нельзя недооценивать, т.к. он позволяет создавать благоприятный климат, взаимодействие сотрудников, помогают бороться и предотвращать кризисы и решать конкретные задачи. Кроме того, он свидетельствует о высоком уровне компании

Роль неформальной коммуникации в коллективе.

Коммуникационные барьеры при налаживании внутренней коммуникации почти неизбежны: профессионалы-управленцы могут отказаться сотрудничать с психологом, социологом, пиарменом, изучающими внутренние коммуникации, а любое давление или “обязаловка” при исследовании столь тонкой материи, как неформальное общение, недопустимы. Еще более высокие “заборы” на путях налаживания неформальной коммуникации между социологами из ПР-службы и менеджерами связаны со спецификой управленческого труда, который характеризуется высокой интенсивностью, ответственностью, связанными с этим нервными перегрузками и стрессами, доступом к распределению ресурсов, профессиональной конкуренцией.

Но установление реальных неофициальных каналов общественного мнения внутри корпорации, неформальных групп и их лидеров поможет использовать все эти каналы и связи для роста эффективности управления. Нередко неформальная коммуникация, хотя для нее и весьма характерен эффект “испорченного телефона”, более надежна, вразумительна, происходит с меньшими информационными потерями, так как все “инстанции” знакомы друг с другом.

Исследование неофициальной коммуникации – одна из творческих задач руководителя, социолога, пиармена, для решения которой, просто по самому определению, нет формальных рецептов. Несколько важнейших задач:

выявление неформальной коммуникационной сети;

выявление наполняющих информационное поле организации слухов, искажений команд, негативных стереотипов, клише, ярлыков;

выявление сотрудников, являющихся неформальными лидерами, путей наилучшего использования их энергии и творческого потенциала (устранение неформальных лидеров и разрушение неформальных групп допустимо только как крайняя мера, если их деятельность наносит прямой и очевидный ущерб служебным интересам и это негативное воздействие неформальных отношений не преодолеть иными путями);

использование внутренних каналов связи (внутренние теле-радиосети, многотиражная печать, “доски объявлений”, настенные и электронные, выпуск брошюр, буклетов, календарей, сувениров с логотипом и тому подобное);

выяснение того, насколько руководители знакомы с внеслужебными потребностями и интересами сотрудников, налаживание каналов подобного информирования;

создание новых и оптимизация имеющихся форм повышения квалификации и служебного роста (семинары, конференции, кратко- и среднесрочные стажировки, совещания по обмену опытом, формирование резерва сотрудников на руководящие должности, причем вхождение в резерв не должно быть формальным, входящие в резерв для пополнения вакансий в среднем и высшем звене управления молодые ответственные сотрудники должны направляться на учебу, привлекаться к решению серьезных проблем, замещать временно отсутствующих руководителей);

организация различных способов неформального общения (культурно-массовые мероприятия, выезды на природу, беседы за чашкой чая, в ходе которых возможно общение, минуя служебные барьеры).

Улучшение социального климата в коллективе.

Перечислим некоторые почти очевидные пути улучшения социального климата, помня о том, что способы их применения и выработка иных мер создания стиля единой команды – работа, требующая сочетания талантов ученого-социолога и менеджера-практика:

поручайте работу неформальным группам при ответственности за ее выполнение неформальных лидеров;

формируйте коллективный дух, применяя целый комплекс мер (неформальное общение, поздравления с праздниками днями рождения и тому подобное);

проводите регулярные совещания, предоставляя на них подчиненным наиболее полную информацию об общих задачах организации;

стимулируйте активность подчиненных, не “отметайте с порога” спорные идеи.

Руководителю стоит использовать и иные каналы “обратной связи” с подчиненными. Не отказываясь от официальных отчетов, докладов, “вызовов на ковер”, используйте неформальные каналы, ряд из которых уже был назван. Кроме того, назовем еще ряд путей сочетания формальной и неформальной коммуникации:

обязательно предоставьте право на обращения с просьбами и жалобами;

не поощряйте анонимность, но храните тайну, если сотрудник, к примеру, предъявил претензии коллеге или непосредственному начальнику;

с определенной регулярностью (ежеквартально или ежегодно) каждый сотрудник приходит на прием к топ-менеджеру, курирующему непосредственного начальника данного сотрудника;

проводите “дни открытых дверей”, когда сотрудник вправе обратиться к руководителю любого ранга;

регулярно проводите внутренние опросы.

В наших условиях, каждому руководителю, вполне возможно после консультации с психологом, необходимо найти свою меру “неформальности”. Дистанцию, объективно заданную социальным статусом, следует скорректировать: равенство с подчиненными как с коллегами, обусловленное общей гордостью за миссию своей фирмы, не должно превращаться в фамильярность и панибратство.

Назовем все более распространяющиеся на Западе пути сокращения дистанции:

все сотрудники фирмы, независимо от ранга, пользуются общими столовыми, автостоянками;

активно применяется система “открытых офисов”, когда даже топ-менеджеры не имеют собственных кабинетов;

руководители периодически работают на местах исполнителей;

во многих американских фирмах практикуется обращение друг к другу по именам всех сотрудников, независимо от ранга.