12. Текстовые процессоры: характеристика, примеры. Средства автоматизации обработки информации в ms Word.

Последние версии текстового процессора Word позволяют эффективно сократить объем вводимого текста за счет использования средств Автотекст и Автозамена. Автотекст – это режим автоматического ввода фрагментов текста. Он представлен двумя функциями: автозавершением и собственно автотекстом. Текстовый процессор хранит словарь автотекста, состоящий из часто употребляемых слов и фраз. При вводе первых четырех символов словарного элемента появляется всплывающая подсказка с полным текстом слова или фразы. Если это то, что нужно, ввод всего фрагмента завершают нажатием клавиши Enter в противном случае продолжают набор текста с клавиатуры. Пользователь может настроить свой словарь автотекста. Элементы списка автотекста распределены по категориям, таким как Прощание или Приветствие. Дополнительно созданные элементы, как правило, следует искать в категории Обычный (если только они не существовали уже в какой-нибудь другой). Указанное диалоговое окно можно открыть и при помощи меню: Вставка - Автотекст или Сервис - Параметры автозамены - вкладка Автотекст. Для автоматического обнаружения и исправления опечаток, орфографических ошибок и неправильного использования прописных и строчных букв можно использовать средство «Автозамена». Например, при вводе слова эфект с последующим пробелом средство «Автозамена» исправляет введенный текст на «эффект», а текст Эток от с последующим пробелом будет исправлен на «Это кот». Кроме того, автозамену можно использовать для быстрой вставки знаков, которые включены во встроенный список автозамен. Например, для вставки знака © введите (c). Средства автозамены также позволяют заменить ввод длинной последовательности символов произвольным (коротким) сочетанием других символов. Назначение элемента автозамены производят в диалоговом окне Сервис - Параметры автозамены - вкладка Автозамена.

13. Программы обработки табличной информации. Основные методы работы из ms Excel.

Электронной называется таблица, создаваемая в компьютере как универсальное программное средство для автоматизации расчётов над табличными данными. Многие фирмы - разработчики программного обеспечения для ПК создали свои версии табличных процессоров - прикладных программ, предназначенных для работы с электронными таблицами. Из них наибольшую известность приобрели Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development, Supercalc фирмы Computer Associates, Multiplan и Excel фирмы Microsoft. Рабочим полем табличного процессора является экран дисплея, на котором электронная таблица представляется в виде матрицы. ЭТ, подобно шахматной доске разделена на клетки, которые принято называть ячейками таблицы. Строки и столбцы таблицы имеют обозначения. Чаще всего строки имеют числовую нумерацию, а столбцы - буквенные (буквы латинского алфавита) обозначения. Как и на шахматной доске, каждая клетка имеет свое имя (адрес), состоящее из имени столбца и номера строки, например: А1, С13, F24 и т.п. На экране дисплея видна не вся электронная таблица (документ), а только ее часть. Документ в полном объеме хранится в оперативной памяти, а экран можно считать окном, через которое пользователь имеет возможность просматривать его. При заполнении таблицы и при ее просмотре большую роль играет табличный курсор - прямоугольник, выделенный цветом. Табличный курсор всегда занимает клетку таблицы, которая называется текущей клеткой. Перемещая курсор по таблице, мы тем самым перемещаем "окно" по документу, хранящемуся в оперативной памяти, и делаем видимым ту или иную его часть. Важным элементом среды табличного процессора является меню команд. С его помощью управляют работой электронной таблицы. Меню команд может быть словесным (в Supercalc) или пиктографическим (в Excel).

Программа MS Excel – одна из самых популярных программ, для работы с электронными таблицами, на сегодняшний день, работающая под управлением системы Windows. Файл электронной таблицы называется книгой. Книга состоит из так называемых листов. Каждый лист представляет собой таблицу. Любая электронная таблица состоит из столбцов и строк. Заголовки столбцов обычно обозначаются буквами или сочета¬ниями букв (A, G, АВ и т. п.), заголовки строк — числами (1, 16, 278 и т. п.). Ячейка — место пересечения столбца и строки. Каждая ячейка таблицы имеет свой собственный адрес. Адрес ячейки электронной таблицы составляется из заголовка столбца и заголовка строки, например: A1, F123, R7. Ячейка, с которой производятся какие-то действия, выделяется рамкой и называется активной. Табличные процессоры включают много удобных и простых возможностей по оформлению данных: выделение цветом фона и символов, использование различных шрифтов. Все это делает информацию в электронной таблице удобной для восприятия и понимания пользователем. Табличный процессор предоставляет также возможность распечатать всю или часть электронной таблицы, предварительно просмотрев ее. Электронные таблицы позволяют работать с тремя основными типами данных: число, текст и формула. Формула должна начинаться со знака равенства и может включать в себя числа, имена ячеек, функции (Математические, Статистические, Финансовые, Дата и время и т. д.) и знаки математических операций. Например, формула «=А1+В2». В формулах используются ссылки на адреса ячеек. Существуют два основных типа ссылок: относительные и абсолютные. Различия между ними проявляются при копировании формулы из активной ячейки в другую ячейку. Электронные таблицы позволяют осуществлять сортировку данных. Данные в электронных таблицах сортируются по возрастанию или убыванию. В электронных таблицах возможен поиск данных в соответствии с указанными условиями — фильтрами. Электронные таблицы позволяют представлять числовые данные в виде диаграмм или графиков. Диаграммы бывают различных типов (столбчатые, круговые и т. д.); выбор типа диаграммы зависит от характера данных.