Тема 11. Аудит в компьютерной среде

Тема 11. Аудит в компьютерной среде

407

Проблемы, связанные с использованием компьютеризированных систем

Технологические усовершенствования привели к тому, что сегодня даже небольшие предприятия используют компьютер при ведении бухгалтерского учета. Это создает особые проблемы как для развития системы внутреннего контроля, так и для аудита. Хотя компьютер часто предоставляет подавляющие преимущества благодаря его спо­собности быстро обрабатывать большие объемы числовой информа­ции, возникают трудности обоснования бухгалтерских счетов и воз­можные потери активов. Основные проблемы, связанные с использо­ванием компьютеров для аудитора при оценке системы, включают:

♦ Отсутствие возможности прослеживания соглашений при аудите

В некомпыотеризированиых системах обычно существует возмож­ность проследить прохождение операции в системе от начального доку­мента через промежуточные стадии к окончательной записи в бухгал­терской книге. В компьютеризированной системе промежуточные стадии иногда записываются в виде машинных кодов, что делает невоз­можным прослеживание операции с начала до конца. Кроме того, систе­ма может сама осуществлять операции, не создавая видимых записей, например, платежи процентов могут целиком рассчитываться и за­носиться на соответствующие счета самой компьютерной программой.

В некоторых компьютеризированных системах распечатки резуль­татов обработанных данных или не выполняются, или выполняются только в суммарной форме. Например, счета по месячным закупкам могут быть введены в компьютер, в результате чего на выходе будут получены только общие цифры по каждому типу закупок. Для пре­одоления этих проблем аудитору часто приходится использовать спе­циальные методы.

♦ Лишнее доверие компьютерному контролю Компьютер может быть использован руководством для осуществ­ ления некоторых видов контроля, который часто более надежный, нежели контроль, который осуществляется вручную. Компьютер может быть запрограммирован на выделение или перечисление тех пунктов, которые не отвечают установленным критериям. Если, например, превышен кредит потребителя или сумма по счетам на закупку находится вне установленных границ, то компьютер может показать это в сообщении об исключительных ситуациях. Другими примерами являются использование пароля для предупреждения

408

Т ЕМА 11. АУДИТ В КОМПЬЮТЕРНОЙ СРЕДЕ

несанкционированного доступа и программные проверки типа под­счета общих сумм для контроля соответствия расчетов. Такие провер­ки включают контроль соответствия суммы определенного числа пунктов другой сумме до продолжения работы программ, например, согласования суммы счетов при закупке с общей суммой счетов, рас­считанной в результате другой операции компьютера.

Если программы разработаны с учетом всех возможных операций и условий, то система всегда будет работать именно так, как она за-программированна. Тем не менее, компьютерный контроль эффекти­вен только тогда, когда он используется как неотъемлемая часть об­щей системы контроля. Всегда должен иметь место обычный контроль, который отслеживает, исследует и, если это нужно, исправляет ошиб­ки и отклонения, отмеченные компьютером.

Аудитор не должен слишком доверять компьютерным процедур­ным проверкам. Необходимо проверить, осуществляется ли адекват­ный обычный контроль, который поддерживает результаты исполь­зуемого компьютерного контроля. Кроме того, ручной контроль не­обходим для того, чтобы убедиться, что в компьютер введены все не-обходиме данные. Один из путей - предварительное суммирование групп данных перед их введением в компьютер, а потом — проверка полученных суммарных исходных данных. Существуют и специаль­ные методы проверки верности осуществляемого контроля.

♦ Отсутствие адекватных предупредительных мер на случай неисправности компьютера

Главная проблема, присущая любой компьютерной бухгалтерской системе, состоит в том, что ее серьезный отказ может разрушить всю систему бухгалтерского учета предприятия. Такой отказ может воз­никнуть в результате пожара, наводнения, сбоев в энергоснабжении или даже намеренном повреждении. К сожалению, компьютеризиро­ванные системы более восприимчивы к стихийному бедствию, чем руч­ные системы. Риск пожара, например, присущ любой автоматизиро­ванной системе, поэтому противопожарные средства должны быть всегда под рукой. На предприятии должны существовать инструк­ции, определяющие действия в экстремальных условиях. Кроме того, должна существовать система восстановления информации. Копии важных файлов необходимо сохранять в другом помещении. Необхо­димо также предусмотреть резервное оборудование, на котором можно было бы продолжить работу в экстремальных случаях или восстано­вить запасы. Аудитор должен уделять особое внимание этой области, так как потенциальная опасность потери информации очень велика.