306 Тема 8. Аудит расчетно-кассовых операций

под отчет (в том числе на командировки) и их использование соответ­ственно требованиям Положения и Инструкции о служебных коман­дировках в пределах Украины и за границу (с изменениями), утверж­денной приказом Министерства финансов Украины от 10.06.99 г. № 146 и зарегистрированной М инистерством юстиции Украины 29.06.99 г. за №418/3711.

Во время проведения проверок анализируется порядок выдачи предприятиями сумм под отчет, их целевое использование, обнару­живаются факты неправомерной выдачи денежной наличности под отчет работникам, которые полностью не рассчитались за предва­рительно выданные им средства, несвоевременные отчеты, а также случаи передачи подотчетных средств одним работником другому и т.п.

Во время проверки могут анализироваться данные бухгалтерских регистров, а именно: счета 372 "Расчеты с подотчетными лицами", в которых по дебету отображаются средства, выданные из кассы под отчет, и возмещение перерасходов по авансовым отчетам, а по кре­диту — суммы затрат по авансовым отчетам, подтвержденные бух­галтерией, и возвращения неиспользованных авансов. Дебетовое сальдо показывает сумму задолженности подотчетных лиц предпри­ятию, кредитовое — сумму перерасходов подотчетных лиц по аван­совым отчетам. Такой анализ дает возможность определить направ­ления использования подотчетных сумм, обнаружить нарушения во время их выдачи.

При проверке авансовых отчетов об использовании полученной под отчет денежной наличности для решения хозяйственных во­просов особое внимание обращается на соблюдение требований подотчетными лицами установленных сроков составления и предо­ставления в бухгалтерию соответствующих отчетов, своевремен­ность возвращения в кассу предприятий остатка неиспользован­ных средств (одновременно с авансовым отчетом), наличие ориги­налов подтверждающих документов, их погашения, целевое расхо­дование подотчетных сумм и т.п. Кроме того, учитывается то, что предоставление авансовых отчетов об использовании подотчетных сумм с нарушением установленных сроков может быть позволено лишь в связи с временной нетрудоспособностью подотчетного липа или по другим обстоятельствам, которые имеют документальное подтверждение.

Берется во внимание то, что в соответствии с пунктом 2.15, 2.16 Положения, подотчетные лица должны отчитываться об использова­нии выданных им средств для решения хозяйственных вопросов не

Тема 8. Аудит расчетно-кассовых операций 307

позднее следующего рабочего дня, на закупку сельхозпродукции и за­готовку вторсырья - через 10 рабочих дней со дня выдачи наличных денег под отчет на хозяйственные нужды, по командировкам - не поз­же, чем через три рабочих дня по возвращении из командировки. Так же отчеты подают лица, которые использовали в командировке соб­ственные наличные средства для потребностей, которые возникли в процессе функционирования предприятия.

Во время проверки правильности оформления выдач денежной наличности под отчет как на командировку, так и на другие потребно­сти устанавливается достоверность подтверждающих документов, которые прилагаются к авансовым отчетам.

Также следует обращать внимание на полноту и своевременность отчетов подотчетных лиц в случае использования ими во время ко­мандировки значительных сумм подотчетных средств для решения хозяйственных вопросов.

При проведении проверки правильности организации выдачи де­нежной наличности под отчет на командировки устанавливается на­личие распорядительного документа (приказа, распоряжения) на слу­жебные командировки, правильность ведения записей в журнале ре­гистрации удостоверений на командировки, соблюдения предельной продолжительности служебной командировки, наличие отметок в командировочном удостоверении, своевременности отчетов по из­расходованным во время командировки средствам, правильность воз­мещения затрат работникам и т.п.

Также нужно учитывать то, что в случае выявления нарушений выдачи конкретному работнику под отчет наличного аванса при на­личии у него прежде полученных подотчетных средств, по которым в установленном порядке не был составлен авансовый отчет, независи­мо от того, закончился или нет срок, на который эти средства были выданы, штраф за такое нарушение (25% от полученной под отчет суммы) может рассчитываться, исходя из суммы предварительно по­лученных и не возвращенных в кассу предприятий подотчетных средств, относительно которых не был составлен отчет. В случае свое­временного возвращения лишь части подотчетных средств штраф рассчитывается относительно суммы не возвращенных в кассу под­отчетных средств.

Факты предоставления авансового отчета в бухгалтерию в уста-новленшле сроки без одновременного возвращения в кассу предприя­тия неиспользованных подотчетных сумм являются нарушением по­рядка выдачи денежной наличности под отчет и ее использования.

308