Работа на выставочном стенде

Работа на стенде начинается с организации самого стенда. Для начала определяется место стенда на выставке. Главными факторами при определении места для стенда становятся цели и бюджетные возможности фирмы. Наилучшими считаются места в центре выставочной площади, на поворотах, при входе не выставку. Однако эти места могут стоить дороже. Предпочтительны угловые стенды, а так же стенды в проходах. Необходимо решить, как лучше представить свою компанию, чтобы достичь поставленных целей: следует ли подать ее как продвинутую, современную компанию, или, наоборот, показать как традиционно сдержанную фирму. Форма, цвет и дизайн помогут создать образ. Следует использовать в демонстрации приемы, привлекающие внимание проходящих мимо посетителей.

При организации участия фирмы в выставке следует:

1. Уточнить у администрации выставки, кто отвечает за установку и демонтаж стендов - работники выставки по контракту, или персонал фтрмы. Это может быть важным фактором при определении расходов и выборе типа стенда.

2. Решить, какой продукт и как будет представлен в экспозиции (определяются участки показа, необходимость особой графики или специальных эффектов, средства хранения экспозиционных материалов).

3. Знать, как лучше продемонстрировать продвигаемые услуги (видеопросмотры, макеты, и пр.).

4. Знать, какие бытовые услуги (электричество, сток воды, подвоз, хранение) должны быть обеспечены на стенды и каким образом.

5. Определить, какой вид транспорта требуется. Форма, размер и вес экспонатов определяют выбор вида транспорта (автофургон, грузовик, автобус и др.). Точное знание транспортных нужд заранее поможет выбрать наиболее экономичный из имеющихся способов транспортировки.

6. Знать внутренние правила, распорядок и ограничения на выставке.

При планировании экспозиции разумно проанализировать предстоящую презентацию своего продукта.

Во-первых, необходимо определить, что необходимо демонстрировать: фирму, технологию, продукции или услуги.

Во-вторых, следует ответить на вопросы по подбору экспонатов.

- будет демонстрироваться вся производимая фирмой продукция (услуги) или будет сделан выбор отдельных продуктов (услуг) и каких?

- что обязательно следует показать на выставке и какие продукты (услуги) являются новыми, превосходящие аналогичные у конкурентов?

- какие моменты следует особенно подчеркнуть?

- в какой стадии жизненного цикла находятся продукты, которые необходимо экспонировать?

- какой продукт соответствует перспективным запросам целевой группы потенциальных клиентов?

- в порядке ли дизайн стенда? Соответствует ли цветовая гамма экспозиции и рекламных материалов вкусам посетителей выставки?

- нужно ли изготавливать демонстрационные видеоверсии, макеты средств размещения и т.п.?

- что должно быть показано на видеоматериалах и графических табло?

- какой размер стенда необходим?

В-третьих, необходимо сориентироваться заранее, какие действия и мероприятия планируется провести на стенде: демонстрацию продукции; прямую продажу; переговоры; пристендовые мероприятия (семинары, лотереи, розыгрыши, демонстрации, выступления артистов, конкурсы и т.д.); презентацию фирмы; наглядную демонстрацию продукции и услуг в действии; проведения опросов, анкетирования; проведение исследования товара; обучение персонала.

Все это оказывает существенное влияние на размер, конфигурацию и оборудование стенда.

В-четвертых, необходимо запланировать заранее вспомогательные зоны - офис, переговорную комнату, кухню, гардероб, столовую, комнату отдыха персонала, место для хранения рекламных материалов.

Необходимо так же творчески подойти к оформлению стенда. Чем интереснее, необычнее оформление стенда, тем больше привлечет он к себе посетителей. Оформление стенда должно соответствовать стилю предприятия, виду деятельности и ожиданиям посетителей. Это обеспечивает доверие посетителей представляемой на стенде фирме.

Средства оформления стендов и методы показа экспозиции довольно разнообразны. Выбор их зависит от многих параметров - направление фирмы, ее целей, возможностей, вида продукции, а так же конкретной выставки, на которой она экспонируется.

Методы показа экспозиции: демонстрация в действии; предоставление посетителям возможности попробовать, увидеть, услышать, понюхать, потрогать, действовать; игровая демонстрация; демонстрация объектов с помощью технических средств (компьютерной и видеотехники, лазерных устройств и пр.)

При этом следует помнить, что выставка - это грандиозное массовое мероприятие, где участвуют сотни туристических фирм и предприятий и каждое из них принимает свои меры для привлечения посетителей к своему стенду, используя: движущиеся объекты; живые объекты (животные); людей в необычной одежде; оригинальную подсветку и освещение; шары, транспаранты, табло над стендом; музыкальный ансамбль, звуковые эффекты; оригинальные указатели в зале (следы, стрелки и т.д.).

Из всего этого необходимо выбрать и использовать наиболее выигрышные и доступные для продукта и компании.

По команде, работающей на выставке, судят о туристской фирме в целом. Поэтому особого внимания заслуживает подбор персонала стенда. Наряду с хорошей профессиональной подготовкой и знанием иностранных языков на первое место здесь выходит умение общаться с посетителями. Особенно ценно, если выставочная команда заранее обучалась ведению переговоров.

Каждый посетитель стенда - это потенциальный клиент, завоевать его - это искусство, которое предполагает активное внимание к посетителю. Поэтому на стенде к любому посетителю необходимо относиться с подчеркнутым вниманием.

В среднем 70% всех разговоров начинаются вопросом: «Чем я могу вам помочь?». После этой банальной фразы разговор заканчивается через несколько секунд. Необходимо учитывать этот психологический момент. Клиент обычно хочет быть в центре внимания. Этого можно добиться, если принять во внимание точку зрения клиента: «Вы побываете…» вместо «Мы организуем…» или «Вот здесь Вы видите…» вместо «Я Вам показываю…». Такое обращение больше располагает посетителя стенда к дальнейшему общению.

На стенде должны работать не менее двух сотрудников. Однако большая команда, работа которой не организуется и не планируется заранее, так же не принесет пользы работе.

Печатная рекламная продукция должна быть выложена на стенде и распределяться не только по дням работы, но и по часам.

Выставка отличается от ярмарки – на ярмарке и показ и реализация продукта, на выставке – только показ.

Вопрос №24. Функции менеджера по методико-информационному обеспечению деятельности туристской фирмы

Функции, квалификационные требования, должностные обязанности менеджера по методико-информационному обеспечению. Основные функции менеджера по методико-информационному обеспечению: планирование, организация работы метод секций и творческих групп, индивидуальное планирование экскурсоводов. Функция контроля. Контроль за творческой деятельностью. Контроль за исполнением экскурсии. Две позиции творческой работы экскурсовода.

Менеджер по информационному сопровождению относится к категории руководителей.

Менеджер по информационному сопровождению назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора туристического агентства.

Квалификационные требования менеджера по информационному сопровождению:

Образование - высшее профессиональное (гуманитарное, журналистское). Опыт работы - стаж работы в туристской индустрии не менее 3 лет.

Знания: 1) закон «Об основах туристской деятельности», постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других организаций, регламентирующие деятельность организации по управлению персоналом; 2) основные концепции и организацию туристской индустрии; 3)основы экономики, предпринимательства и ведения бизнеса; 4) методы и организацию менеджмента в туризме; 5)основы маркетинга; 6) принципы и методы Public Relation; 7) конъюнктуру рынка информационных услуг; 8) технику количественной оценки, анализа и систематизации информации; 9) источники получения информации; 10)основы журналистики; 11) основы полиграфии; 12) порядок организации и подготовки пресс-релизов, информационных сообщений, проведения брифингов, пресс-конференций; 13) информационные технологии; 14) состав информации, являющийся государственной, служебной и коммерческой тайной, порядок ее защиты и использования; 15) методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, компьютера; 16)порядок заключения гражданско-правовых договоров; 17) стандарты делопроизводства (классификацию документов, порядок оформления, регистрации, прохождения, хранения и др.); 18) основы общей и социальной психологии; 19)теорию межличностного общения; 20) этику делового общения; 21) конфликтология; 22) основы трудового законодательства; 23) правила внутреннего трудового распорядка; 24) правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Дополнительные требования: дополнительное образование по соответствующим программам.

Должностные обязанности:

1. Разрабатывает программы и планы для постоянного развития туристской индустрии на основе формирования информационной политики организации и анализа результатов деятельности.

2. Организует опросы клиентов о впечатлениях от уровня оказанных туристических услуг, готовит их обзоры и систематизацию.

3. Организует работу по подготовке информации для ответов на запросы контрагентов, вопросы клиентов.

4. Осуществляет взаимодействие со средствами массовой информации, органами государственной власти, налаживает двусторонние информационные каналы.

5. Участвует в подготовке и проведении рекламных кампаний и мероприятий.

6. Организует участие организации в ярмарках, выставках и иных мероприятиях с целью информирования общественности о предлагаемых турпродуктах и услугах.

7. Участвует в разработке и подготовке проспектов, буклетов, наглядных пособий и иных рекламных материалов на различных носителях.

8. Подготавливает сообщения для информирования общественности о деятельности организации.

9. Управляет информационными программами содействия продвижению турпродуктов, услуг.

10. Организует обмен информацией с контрагентами: туристическими агентствами, тур операторами, экскурсионными бюро, отелями и ресторанами.

11. Обеспечивает клиентов информацией о законах, правилах и нормах, регулирующих туристическую деятельность, и комментариями к ним.

12. Задействует структурные подразделения организации в вопросах помощи туристам при подготовке и во время туристических поездок.

13. Обучает персонал методике ответов на запросы клиентов, а также методике поиска ответов.

14. Поддерживает контакт с клиентами во время путешествий посредством телефонной, факсимильной связи или с помощью электронной почты.

15. Организует персональную корреспонденцию (переписку), ее учет.

16. Ведет информационную базу тур операторов, тур агентств, экскурсионных бюро, отелей, ресторанов, перевозчиков.

17. Контролирует подготовку и исполнение всех форм внутренних документов по туризму.

18. Планирует информационную деятельность организации.

19. Составляет сметы расходов на информационное обеспечение деятельности организации.

20. Устанавливает режим конфиденциальности информации, коммерческой тайны.

21. Выступает в средствах массовой информации и перед общественностью от имени организации.

22. Ведет установленную документацию и подготавливает; отчетность в установленные сроки.

Вопрос №25. Информационные технологии управления

Информация. История развития вычислительной техники. Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов, обработки экономической информации на основе табличных процессоров, использование систем управления базами данных. Информационные технологии интеллектуальной поддержки управленческих решений.

Информация – совокупность всех сведений об окружающем нас мире. Информация - главный ресурс производимый и потребляемый современными предприятиями туристского бизнеса разного профиля и масштаба. Кроме того, информация - важнейший фактор повышения производительности и конкурентоспособности. Утверждение о том, что «кто владеет информацией, тот владеет миром…» стало в наше время неоспоримым фактом и особенно актуально для сферы туристского бизнеса, так как именно оперативность, надёжность, точность, высокая скорость обработки и передачи информации во многом определяет эффективность управленческих решений в этой области. Реализация этих условий возможна только в рамках применения информационных компьютерных технологий (т.е. технологий сбора, обработки, хранения и передачи информации с помощью вычислительной техники) и телекоммуникационных технологий (технологий передачи и приёма информации на большие расстояния).

История развития вычислительной техники

Первое поколение (40-е гг.) создавалось на основе вакуумных электроламп, машина управлялась с пульта и перфокарт с использованием машинных кодов. Эти ЭВМ размещались в нескольких больших металлических шкафах, занимавших целые залы.

Втрое поколение появилось в 60-е годы 20 века. Элементы ЭВМ выполнялись на основе полупроводниковых транзисторов. Эти машины обрабатывали информацию под управлением программ на языке Ассемблер. Ввод данных и программ осуществлялся с перфокарт и перфолент.

Третье поколение (1964 г.) выполнялось на микросхемах, содержавших на одной пластинке сотни или тысячи транзисторов. Пример машины третьего поколения - ЕС ЭВМ. Управление работой этих машин происходило с алфавитно-цифровых терминалов. Для управления использовались языки высокого уровня и Ассемблер. Данные и программы вводились как с терминала, так и с перфокарт и перфолент.

Четвертое поколение (начало 70-х годов) было создано на основе больших интегральных схем (БИС). Наиболее яркие представители четвертого поколения ЭВМ - персональные компьютеры (ПК). Персональной называется универсальная однопользовательская микроЭВМ. Связь с пользователем осуществлялась посредством цветного графического дисплея с использованием языков высокого уровня.

Пятое поколение (современное) создано на основе сверхбольших интегральных схем (СБИС), которые отличаются колоссальной плотностью размещения логических элементов на кристалле.

Предполагается, что в будущем широко распространится ввод информации в ЭВМ с голоса, общения с машиной на естественном языке, машинное зрение, машинное осязание, создание интеллектуальных роботов и робототехнических устройств.

Туризм - информационно насыщенная деятельность. Существует немного других отраслей, в которых сбор, обработка, применение и передача информации были бы настолько же важны для ежедневного функционирования, как в туристической индустрии. Услуга в туризме не может быть выставлена и рассмотрена в пункте продажи, как потребительские или производственные товары. Ее обычно покупают заранее и вдали от места потребления. Таким образом, туризм на рынке почти полностью зависит от изображений, описаний, средств коммуникаций и передачи информации.

В настоящее время одной из важнейших и жизненно важных для руководителей любого уровня проблем является использование информационных технологий в разработке управленческих решений. Современный уровень развития бизнеса предъявляет принципиально новые требования к информационному обслуживанию, в том числе обеспечение скорости передачи информации, ее актуальности, достоверности и своевременности предоставления конечному пользователю. В острой конкурентной борьбе выживают и добиваются успеха те организации, в которых руководство владеет умением принимать эффективные решения, используя дополнительные возможности, которые дают современные  информационные технологии. 

Современные технологии организации информационных процессов связаны, прежде всего, с использованием компьютерных технологий.   Под компьютерными информационными технологиями понимается процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации с помощью компьютеров и компьютерных сетей для решения управленческих задач экономического объекта. Понятие «информационные технологии» относится ко всему преобразованию информации, в том числе и на бумажной основе, понятие «компьютерная информационная технология» относится к обработке информации на основе использования средств компьютерной техники.

В современных условиях компьютерные информационные технологии являются основой управленческой деятельности фирмы. Возрастание объемов информации в контуре управления, потребность в ускорении и более сложных способах ее переработки приводит к  необходимости автоматизированной обработки информации, то есть внедрения компьютерных информационных технологий. Руководителям ежедневно приходится  принимать решения различной сложности в условиях большой неопределенности, связанной с меняющейся ситуацией и недостаточностью информации. Широкое применение персональных компьютеров, обеспечивающих облегченный доступ к базам данных и базам знаний, использование интеллектуальных технологий и систем дают специалисту реальные возможности для выполнения аналитических, прогнозных функций, подготовки управленческих решений в современном технологическом режиме обработки информации. 

Применение компьютерной технологии в туристском процессе улучшает управляемость (ускоряются циклы управления), обеспечивает рост интеллектуальных возможностей всей системы управления, улучшает качество управления за счет системы использования банков данных, экспертных систем и прогноза принимаемых решений.

Основным направлением деятельности туристской организации является процесс разработки и продвижения туристского продукта на рынок.  Процесс разработки нового туристского продукта является наиболее ответственным, именно этот этап нуждается в создании программного продукта, обеспечивающего информационную поддержку процесса принятия решения. Для принятия решения наиболее важным является: во-первых, быстрота процесса принятия решения; вовторых, обоснованность выбора маршрута, транспортных средств, места проживания и т.д., для чего необходимо создание модели, позволяющей варьировать возможные варианты маршрутов, просчитывать наиболее выгодные; осуществлять ценовую проработку; прогнозировать спрос и популярность новых туров; проводить модельный эксперимент, имитирующий «экспериментальный заезд».

Успешное функционирование фирмы  на рынке туристского бизнеса практически немыслимо без использования современных информационных технологий. Специфика технологии разработки и реализации турпродукта требует таких систем, которые в кратчайшие сроки предоставляли бы сведения о доступности транспортных средств и возможностях размещения туристов, обеспечивали бы быстрое резервирование и бронирование мест, а также автоматизацию решения вспомогательных задач при предоставлении туруслуг (параллельное оформление таких документов, как билеты, счета и путеводители, обеспечение расчетной и справочной информацией и др.). Это достижимо при условии широкого использования в туризме современных компьютерных технологий обработки и передачи информации.

Инструментальные средства. 1. Средства организационной техники, используемые в обеспечении управленческой деятельности (носители информации; средства изготовления текстовых и табличных документов; средства полиграфии; средства обработки документов - скрепляющее, склеивающее и переплетное оборудование, машины для уничтожения документов, машины для нанесения защитных покрытий на документы; средства хранения и транспортировки документов; банковская техника; малая оргтехника; офисная мебель и оборудование).

2. Средства коммуникационной техники (средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи, средства телеграфной связи, факсимильной передачи информации и модемной связи, кабельной и радиосвязи, включая опти­ко-волоконную и спутниковую связь).

3. Средства вычислительной техники (персональные, корпоративные компьютеры).

4. «Сетевые технологии» (компьютерные).

5. Системные программные средства (тестовые и диагностические программы, антивирусные программы, операционные системы, командно-файловые процессоры - оболочки).

6. Прикладное программное обеспечение (системы подготовки текстовых документов, системы обработки финансово-экономической информации, управления базами данных, личные информационные системы, подготовки презентаций, системы управления проектами, экспертные и системы поддержки принятия решений, системы интеллектуального проектирования и совершенствова­ния систем управления, прочие системы).

По функциям обеспечения управленческой деятельности информационные технологии делят на технологии: подготовки текстовых документов с помощью текстовых процессоров; подготовки иллюстраций и презентаций с использованием графических процессоров; подготовки табличных документов с помощью табличных процессоров; разработки программ на основе алгоритмических, объектно-ориентированных и логических языков программирования; систем управления базами данных (СУБД); поддержки управленческих решений с использованием систем искусственного интеллекта; гипертекстовые технологии и технологии мультимедиа.

Информационные технологии поддержки принятия решений базируются на информационных технологиях управления, включающих распределённые базы и банки данных. Эффективность и гибкость таких технологий во многом зависит от характеристик интерфейса системы поддержки принятия решений.

Индустрия туризма настолько многолика и многогранна, что требует применения самых разнообразных информационных технологий, начиная от разработки специализированных программных средств, обеспечивающих автоматизацию работы отдельной туристской фирмы или отеля, до использования глобальных компьютерных сетей.

Вопрос №26. Новые информационные технологии. Использование компьютерных систем бронирования и резервирования в туристском бизнесе

Техническая основа современных информационных технологий. Виды компьютерных сетей. Глобальная сеть Internet. Характеристика типов доступа, режимов работы: on-line и off-line. Программные средства, обеспечивающие функционирование современных информационных и телекоммуникационных технологий. Использование WEB-технологий в туристской деятельности. Характеристика международных и Российских компьютерных систем бронирования и резервирования.

Техническую основу современных компьютерных технологий составляет комплекс технических средств: персональные компьютеры (монитор, системный блок, клавиатура+мышь), периферийное оборудование (принтеры, сканеры, колонки, микрофон), средства коммуникации и связи (модем, сетевые платы и т.д.), а также средства оргтехники (ксероксы, факсы). Выбор необходимого состава технических средств должен определяться прежде всего функциональными задачами, выполняемыми конкретной организацией сферы туристского бизнеса.

Интернет стал надлежащим образом функционировать только после изобретения Всемирной паутины в 1990 г. и браузера в 1993 г. Число пользователей Интернета превысило 1 млрд 20 млн и продолжает активно расти. У Интернета есть много общего с телеграфом, изобретенным в 30-е гг. XIX в. Телеграф тоже привел к резкому падению расходов на связь и увеличению информационных потоков в экономике. Но внедрение телеграфной связи не привело к изменению традиционного экономического мышления, как это происходит в эпоху развития Интернета.

Ценность информационных технологий обусловлена создаваемыми ими возможностями сбора, анализа и передачи информации: куда угодно, мгновенно и с минимальными затратами. Эти технологии дополняют интеллектуальные возможности человека.

Интернет позволяет туристским организациям, без больших затрат получить доступ к большим группам потребителей с целью передачи конкретной информации о предлагаемых продуктах и об организации их продаж; надежно распространять полную и подробную информацию о своей деятельности; быстро и эффективно принимать заявки клиентов и производить бронирование необходимых услуг; сократить расходы на производство и распространение печатной продукции; ускорить и упростить взаимодействие с партнерами на рынке.

Традиционно поставщики туристских услуг (гостиницы, рестораны, транспортные компании, музеи и др.) взаимодействовали с клиентами через посредников: туроператоров, турагентства, гостиничные сети, компьютеризированные сети бронирования. Сегодня появились виртуальные посредники - сайты гостиниц, авиакомпаний, туристских фирм. Это позволяет туристу непосредственно, без участия туристских фирм, получать информацию и заказывать услуги в любом сочетании производителей и посредников.

В Интернете существуют следующие режимы работы:

On-line - режим работы, означающий непосредственное подключение к сети на все время запроса, поиска, обработки, получения и просмотра информации.

В таком режиме работают большинство служб Интернета, например, WWW.

Off-line - режим работы, подразумевающий подключение к сети только на время отправки запроса или получения информации по запросу режим работы. В таком режиме работает, например, электронная почта.

В последнее время туристсические фирмы все чаще стали разрабатывать собственные web-сайты. Web-сайт - это совокупность связанных одной тематикой отдельных web-страниц, каждая из которых может содержать текст, графику, клипы и имеет ссылки на другие страницы. Компьютер, на котором хранится сайт или его отдельные страницы, именуется web-сервером, задача которого состоит в передаче информации по запросам пользователей. Для создания и работы сайта в сети необходимо спроектировать макет сайта и подготовить его содержание, сверстать сайт, преобразовав описание в форму, пригодную для вывода на экран web-узла, разместить сайт на сервере какой-либо организации, привлечь посетителей. Программирование страниц web-сайта заключается в преобразовании макета и предполагаемого содержания сайта в форму, пригодную для вывода на экран web-узла.

Программные средства, обеспечивающие функционирование современных информационных и телекоммуникационных технологий можно подразделить на несколько категорий.

А.Программы общего пользования