Матеріали прес-конференції

Для проведення прес-конференції потрібні два набори матеріалів. Перший - це "порадник" для преси, яким ЗМІ повідомляють про майбутню прес-конференцію і стисло інформують про те, яку саме новину їм буде повідомлено. Важ­ливо, щоб у ньому було правильно написано імена і посади ключових осіб, які візьмуть участь у прес-конференції, назви організацій, адреси, телефони. Ця інформація надсилається ЗМІ у вигляді прес-релізу. Другий набір матеріалів можна надіслати ЗМІ безпосередньо перед прес-конференцією або роздати па вході. Він може значною мірою повторювати перший і місти™ деяку додаткову інформацію. Мета таких матеріалів - уникну­ти повторення численних питань стосовно написання імен, посад, номерів телефонів та адрес.

Добре також підготувати до прес-конференції відповідні візуальні засоби - малюнки, плани, таблиці, зразки, відеоматеріали тощо, якими можна скористатися для рекла­ми події, що стала приводом для проведення прес-конференції. Ще один набір матеріалів, які ви можете розпов­сюдити під час прес-конференції, входить у так звану добірку "для преси". Це вся стандартна інформація про вашу організацію плюс розширена інформація, яку ЗМІ, можливо, захочуть зберегти на майбутнє.

Починайте вчасно

Надзвичайно важливо почати прес-конференцію точно у призначений час або, принаймні, не пізніше, ніж на 10-15 хви­лин. Якщо затримка триває довше, ви ризикуєте втратити ЗМІ, представники яких прийшли вчасно. Усі ЗМІ мають власні графіки роботи, і якщо у них є, на їхню думку, важливіші спра­ви, вони просто підуть геть. Розпочинайте конференцію корот­ким представленням ключових осіб, називаючи їх посади чи функції і стисло сформулюйте причину скликання прес-конференції. Вступне слово не має тривати більше як 10-15 хвилин. Після вступного слова переходьте до формату "запи-тання-відповідь".

Важливо призначити особу, яка виступатиме у ролі модера­тора й організовано вестиме прес-конференцію. Якщо надто ба­гато журналістів одночасно ставитимуть питання, вони тільки створять додатковий безлад, якого вистачав на кожній прес-конференції. Модератор може, принаймні, гарантувати, що кожен матиме нагоду по черзі одержати відповіді па свої запитання.

Завершення прес-конференції

Якщо питання ЗМІ починають виходити за рамки цієї прес-конференції, це означає, що ЗМІ одержали те, заради чого зби­ралися. Треба завершувати прес-конференцію, навіть якщо вона була короткою. Якщо під час "питань-відповідей" не були висвітлені певні важливі пункти, це може зробити ключовий учасник прес-конференції. Зазвичай прес-конференція триває не більше як 20-30 хвилин. Прес-конференція - цс передусім нагода для журналістів записати персональні виступи та одер­жати додаткову пформацію, яка дає їм можливість детальніше висвітлити новину і застосувати у своїх цілях. Для цього мож­на виділити їм кілька хвилин додатково.

Кореспонденти радіо- і телекомпаній зазвичай використо­вують цей час, щоб записати короткі ексклюзивні "питанпя-відповіді" у затишному кутку залу, де проводиться прес-конфе­ренція. Як правило, репортери ставлять запитання ключовим учасникам прес-конференції, коли ті виходять із залу. Деякі представники ЗМІ можуть мати специфічні запитання, що потребують детальнішого роз'яснення. Проте не варто затягу­вати прес-конференцію довше, ніж на ЗО хвилин, оскільки це може створити ризик небажаних питань і вимушених відповідей. Щойно мету прес-конференції досягнуто, ключові учасники повинні припинити її, встати і піти до виходу.