Організаційний буклет - стисла інформація про вашу мго

Одним із перших завдань, яке слід виконати для створення позитивного іміджу, є видання простого опису вашої компанії па одну-дві сторінки - невеликої історії, зазначення типу діяльності і, можливо, стислої інформації про її роботу та вдалі проекти.

Крім цього необхідно зазначити вашу адресу, телефонні номери, номер факсу, адресу електронної пошти, імена та поса­ди голови, членів правління, інших ключових співробітників, від яких можна одержати подальшу інформацію.

Буклет - це викладення загальної інформації для загальної публіки. Він позбавляє ЗМІ необхідності спеціально зв'язува­тися з вашою організацією, щоб дізнатися, як правильно пишеть­ся її назва чи офіційна посада будь-кого з її представників. У ньому чітко зазначено, чим саме займається ваша організація, хто нею керує і як зв'язатися з керівництвом.

Прес-релізи і робота з агенціями новин

Ви повинні не лише визначати, яка саме інформація є но­виною. Вам треба передусім уміти подати її до агентств новин у прийнятній і стандартній формі. Надзвичайно важливою є форма прес-релізу. Наприклад, якщо ваш прес-реліз подано у вигляді реклами, засоби масової інформації, скоріше за все, відмовляться використовувати його у своїх блоках новин.

В ідеалі ваші новини має бути викладено на спеціальному бланку прес-релізу і за обсягом вони мають не перевищувати двох друкованих сторінок з подвійним інтервалом. Підготуйте окремі бланки для своїх майбутніх прес-релізів, на яких буде зазначено назву вашої організації і контактну інформацію. Це допоможе репортерам відразу визначити, що вони отримали саме прес-реліз. У верхній частині сторінки, безпосередньо під

"шапкою" бланку напишіть великими літерами: "ПРЕС-РЕЛІЗ" або "НОВИНИ ВІД... " та поставте дату випуску прес-релізу.

У тому ж рядку справа треба написати: "Детальнішу інформацію, фотоматеріали можна отримати від...". Нижче заз­начаються ім'я, посада та особистий робочий телефон ключо­вої особи, до якої можна звергатися за інформацією. Це важли­во, оскільки ЗМІ зазвичай бажають одержати подальшу інформацію про розвиток подій або фото з акції.

Одним або двома рядками нижче подається заголовок прес-релізу. Заголовок вельми важливий, оскільки він одразу допома­гає зрозуміти зміст вашого прес-релізу, надаючи йому певної ваги.

Як правило, у першому параграфі прес-релізу міститься "га­чок" - найважливіша інформація, яку ви подаєте ЗМІ. Вона має бути стислою і привертати увагу. У наступних параграфах по­даються подробиці про новини, а потім - точна стисла "фоно­ва" інформація! У прес-релізі неможливо вмістити всю інформацію, яку ви хотіли б подати. Однак ви повинні вико­ристовувати цей засіб, щоб спонукати ЗМІ до контакту з вами, щоб згодом надати їм детальнішу інформацію.

Зробіть свої новини важливими

Є декілька способів, якими ЗМІ можуть скористатися для того, щоб позитивно передати вашу точку зору чи висвітлити проблему. Використовуючи ЗМІ, треба вміло визначати, що є новиною, а що - ні. Іноді, якщо новина істотно впливає на жит­тя багатьох людей, рішення приймати просто. Це - "тверді" но­вини. Якщо такого виливу немає, новина потрапляє у розряд так званих "м'яких новин" чи, можливо, новин сфери загальнолюдсь­кого інтересу. Такі новини можна побачити па останніх сторінках газет і почути по завершенні теле- та радіопередач. Вони можуть бути цікавими або нецікавими, і навряд чи впливають на життя людей. Важливо, щоб ви об'єктивно оцінювали свої новини і вони були своєчасними та вартими довіри.

Щоб зробити ваші новини привабливішими для ЗМІ, ви можете подати їх під місцевим кутом зору і цим посилити їх значущість для аудиторії. Наприклад, замість повідомлення у прес-релізі про те, що "Організація МГО зустрінеться у вівторок з керівництвом місцевої громади з метою обговорення планів щодо реконструкції історичного будинку... " краще написати "Організація МГО проведе зустріч з мером Петром Петровим і членами міськради у вівторок увечері, щоб обговорити плани реконструкції 300-річного будинку останнього Гетьмана па головній вулиці... ". Можна піти далі і надати інформацію про те, чому саме цей будинок має таке історичне значення та чому для міста важливо взяти участь у проекті. Ви повинні підкреслити незвичні аспекти, щоб допомогти ЗМІ по-новому висвітлити цю проблему. Приміром: "Після завершення пропо­нованої реконструкції у будинку буде розміщено музей Геть­мана та офіси молодіжних громадських організацій".

Є ще низка дрібниць, які ви можете використати, щоб кра­ще висвітлити вашу діяльність у ЗМІ. Запропонувавши цікаві фото- та відеоматеріали, ви зможете значно розширити висвітлення вашої програми у ЗМІ.

Отже, ви повинні подавати ЗМІ те, що має для них певну цінність, є предметом їхньої уваги і може бути переданим широкій аудиторії. Якщо ж ви постійно будете телефонувати їм про проблеми, які не цікавлять ЗМІ, то ви їх просто наля­каєте і створите собі і своїй організації репутацію тих, хто не вартий уваги. Коли ж настане такий момент, коли у вас справді буде цікава інформація, вони можуть не сприйняти ЇЇ через вашу попередню репутацію. ЗМІ можуть бути примхливими, але до них треба ставитися чесно й відкрито. Хоча, враховую­чи специфіку роботи ЗМІ у вільному суспільстві, не може бути будь-яких гарантій, що ваші зусилля принесуть вам тс, на що ви розраховували.

Знання принципів роботи ЗМІ є важливою перевагою для вашої організації. Знаючи, що деякі радіостанції просто "кру­тять" музику і не транслюють новин чи спеціальних програм, ви можете не звертатися до них і цим зекономите багато часу й зусиль. Поінформованість про те, які саме газети зацікавлені у висвітленні місцевих новин із життя громади, а особливо про терміни здачі матеріалів, надзвичайно важлива, коли виникає погреба в опублікуванні матеріалу про роботу вашої організації. Більшість великих газет мають кореспондентів, які спеціалізуються на окремих темах, наприклад, пишуть про спорт, місцеві новини, бізнес та економіку тощо. Знаючи напев­не, до якого із кореспондентів звернутися, ви можете досягти успіху в опублікуванні своїх матеріалів.

Якщо великі чи загальнонаціональні ЗМІ не беруться висвітлювати ваші новини чи акції, то основним джерелом публічної інформації про них можуть стати регіональні та місцеві невеликі газети і радіостанції. Часто великий попит на висвітлення у провідних ЗМІ призводить до того, що менш важливі новини витісняються па останні сторінки чи навіть не потрапляють до газети взагалі. В усіх регіонах країни є численні малі тижневики і щоденні газети, які можуть опублікувати повідомлення про ваші новини і забезпечити вам набагато важ­ливіше висвітлення, ніж великі національні ЗМІ.