4. Табличный процессор Microsoft Excel
4.1. Основные понятия
В инженерной и управленческой деятельности часто возникает необходимость представления сведений в виде таблиц (бухгалтерский учет, планирование и т.п.). Такие таблицы обычно характеризуются большим количеством исходных данных и простыми однотипными формулами, связывающими элементы таблицы.
Если вычисления по этим формулам нужно делать один раз, то можно использовать калькулятор. Однако при необходимости повторять вычисления возникают проблемы, связанные, во-первых, с большой потерей времени, а во-вторых, с ошибками, неизбежно появляющимися при проведении больших расчетов вручную.
Переложить эту рутинную работу на ЭВМ как раз и позволяют специальные программы, называемые электронными таблицами или табличными процессорами.
Табличные процессоры – это мощное средство для автоматизации большого объема вычисление и моделирования различных процессов.
Особенно удобно использовать электронную таблицу в управленческой и инженерной деятельности, когда бывает нужно быстро оценить влияние одного или нескольких параметров на характеристики исследуемого объекта. Например, изменяя распределение сырья между филиалами фирмы, руководитель с помощью электронной таблицы, которая мгновенно пересчитывает все формулы для новых исходных данных, может быстро проанализировать его влияние на эффективность производства и за короткое время выбрать из множества вариантов оптимальный.
Необходимо также отметить наглядность получаемых таблицей результатов, которые по желанию пользователя можно представить в виде графиков и диаграмм различного вида.
В настоящее время имеется несколько десятков программ для работы с электронными таблицами. В настоящее время широко используется электронная таблица Excel фирмы Microsoft, работающая в среде Windows.
4.2. Окно рабочей книги
Файл электронной таблицы - это рабочая книга, которая состоит из листов, т.е. отдельных таблиц, между которыми можно быстро переключаться, щелкая мышью на ярлычке листа. По умолчанию в книге 16 листов (может быть от 1 до 255). Можно отображать несколько листов одновременно. Один из листов - активный (или рабочий, с белым ярлычком), он и отображается в окне рабочей книги (Рис. 1).
Рис. 1. Окно рабочей книги
Первая строка открытого окна приложения – строка заголовок с указанием приложения, кнопкой системного меню и кнопками работы с самим окном.
Под заголовком располагаются строка горизонтального меню, с помощью которого пользователь дает команды, и панели инструментов (как в MS Word). Всего в MS Excel 20 панелей. При подведении указателя мыши к кнопке на панели инструментов под ней появляется подсказка о ее назначении.
Под панелями инструментов находится строка формул, используемая при вводе и редактировании данных в ячейки электронной таблицы.
Нижняя строка окна приложения – строка состояния. Левая часть строки состояния также указывает выполняемую операцию, такую, как открытие или сохранение файла, копирование ячеек и т.п. Во время ожидания ввода команды MS Excel выводит там сообщение “Готово”, во время ввода данных – "Ввод", во время редактирования данных - "Правка". В правой части строки состояния высвечиваются индикаторы нажатия клавиш: CAPS LOCK, SCROLL LOCK, NUM LOCK, а также ЗАМ (замена символов), который появляется только в режиме ввода данных.
Рабочая область разбита на ячейки (или клетки) тонкими линиями и состоит из 255 столбцов и 65536 строк. На экране видна только часть таблицы. Для перемещения по таблице можно пользоваться вертикальной или горизонтальной полосами прокрутки. Одна из ячеек активная (или текущая), она выделяется черной рамкой. Каждая ячейка имеет адрес, состоящий из названий столбца и строки, на пересечении которых она находится (подобно обозначениям клеток в популярной студенческой игре "Морской бой"). Названия строк являются числами, указанными в заголовках строк (серая область слева от каждой строки). Названия столбцов являются латинскими буквами, указанными в заголовках столбцов (серая область над каждым столбцом).
Например, адрес активной ячейки на Рис. 1. - D5.
Ширина столбца может изменяться от 0 до 255 символов, высота строки - от 0 до 409 пунктов. В каждую клетку можно заносить данные - тексты, числа, формулы.