Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Московский государственный технологический университет «СТАНКИН»

«Утверждено на заседании кафедры КСУ»

________________________

«___»______________ 201_ г.

Методические рекомендации по выполнениюлабораторных

работ по дисциплине

«Информационные технологии»

Профиль подготовки: 220700.62- (01) Автоматизация технологических процессов и

производств в машиностроении

г. Москва 2013 г.

Лабораторная работа №1

Тема: Работа с текстовым редактором Word

Цель работы: получение практических навыков работы с текстовым процессором.

Краткие теоретические сведения

Рабочая среда текстового процессора Word включает средства для отображения документов – это специальным образом организованные окна со шкалами разметки и линейками прокрутки, а также средства для выполнения операций над документами. К ним относятся:

•основное меню программы

•панели инструментов

•контекстное меню,

которое вызывается щелчком правой клавиши мышки на каком-либо объекте, и содержит список наиболее употребительных операций, которые можно выполнить с этим объектом.

Перечень панелей инструментов, отображаемых на экране, и состав функциональных кнопок на каждой панели можно изменить с помощью контекстного меню или команды Вид/ Панели инструментов главного меню.

Некоторые панели инструментов представлены отдельной кнопкой в других панелях. Например, на Стандартной панели инструментов имеются кнопки, нажатие или отпускание которых вызывает соответственно отображение или скрытие панелей

Рисование () и Таблицы и границы ().

Для открытия файла следует воспользоваться кнопкой Открыть () или одноименной опцией меню Файл, затем выбрать или ввести имя файла.

Если имя и месторасположение файла вы знаете только приблизительно, или знаете только примерную дату его создания и т.п., то можно воспользоваться средствами поиска файлов меню Файл -> Найти:

Word позволяет работать одновременно с несколькими документами, открыв каждый из них в отдельном окне. Переключение между окнами может осуществляться с помощью меню Окно, либо щелчком мышки на видимой части нужного окна.

Масштаб изображения в текущем окне задается на панели инструментов Стандартная путем выбора числа из разворачивающегося списка или ввода произвольного числа с клавиатуры:

Кнопки для управления окном: Свернуть, Развернуть/Восстановить, Закрыть расположены в его правом верхнем углу:

Перемещение по документу может осуществляться с помощью линейки прокрутки, а также клавишами.

Команды “Найти”, “Заменить”, меню “Правка” позволяют найти в документе указанный образец текста и при желании заменить его другим. Команда “Перейти” позволяет осуществить переход к любой странице, заголовку, рисунку, таблице, сноске, закладке и т.п.

Редактирование и форматирование текста выполняется следующим образом. Сначала выделяется какой-либо фрагмент текста или весь содержащийся в документе текст. Затем над выделенным текстом выполняются операции по редактированию и форматированию.

Выделение текста может выполняться с помощью мышки или клавиатуры (если перемещать курсор при нажатой клавише Shift). Выделенный текст может быть удален, заменен другим, вводимым с клавиатуры, скопирован или перемещен в другое место или другой документ:

Выделенный текст также может быть переформатирован. Форматирование шрифта позволяет изменять его:

тип:

размер:

жирность:

наклон:

цвет самого шрифта:

цвет фона:

количество колонок:

Форматирование абзацев (меню “Формат” опция “Абзац”) позволяет изменять такие параметры как отступ от полей страницы для первой и для остальных строк абзаца, межстрочный интервал для строк внутри абзаца и между абзацами и др:

Задавать для каждого элемента текста все параметры его форматирования (тип, размер, цвет и жирность шрифта, отступ, выравнивание межстрочный интервал и т.д.) долго и неудобно. Лучше задать сразу целый набор этих параметров, который объединяется понятием Стиль:

Например, для расположенного выше текста “Лабораторная работа № 3” применен стандартный стиль Заголовок 1, для текста “Краткие теоретические сведения” – стиль Заголовок 2, этот абзац набран стилем Обычный, а для текста вопросов был создан новый стиль - Вопросы.

Для создания нового стиля необходимо использовать меня “Формат”, опцию “Стили и форматирование”. В открывшейся боковой панели инструментов нажать кнопку Создать стиль и в открывшемся окне форматирования нового стиля задать его параметры (имя стиля, тип и размер текста, его цвет и т.д.):

Использование стилей не только ускоряет форматирование, но и позволяет изменять его параметры для каждого стиля в отдельности. Например, если изменить размер шрифта в стиле Заголовок 1, то во вс ем документе заголовки, набранные этим стилем, станут крупнее, а форматирование остального текста не изменится.

Кроме того, благодаря наличию стилей Заголовок 1, Заголовок 2, ... становится возможным автоматическое создание оглавления. Для этого программе достаточно собрать со всего документа текст, набранный этими стилями, и указать номера страниц, где он расположен. Встроенные средства Word позволяют автоматически создавать оглавление если заголовки разделов и подразделов набраны стилями Заголовок 1, Заголовок 2, ... Для автоматического формирования заголовка надо использовать меню “Вставка”, опция “Ссылка”, раздел “Оглавление и указатели”:

В открывшемся окне выбрать закладку “Оглавление”, установить необходимые параметры оглавления и нажать ОК:

Нумерованные списки – это средство автоматической нумерации и форматирования абзацев. Например, в данной работе, при написании разделов Контрольные вопросы и Задания для выполнения их номера не вводились, а формировались автоматически. Использование нумерованных списков удобно тем, что при добавлении нового элемента в любое место списка, вся существующая нумерация автоматически корректируется. Для создания нумерованного списка необходимо

выделить текст, который должен быть пронумерован, и нажать кнопку ”Нумерация” () или использовать меню “Формат”, опция “Список”, закладка “Нумерованный”:

В открывшемся окне можно задавать стиль списка.

Если вместо номеров используются специальные символы – маркеры •, и др., то список называют маркированным. Маркированный список создается аналогично нумерованному, но используется кнопка “Маркеры” () или закладка “Маркированный”.

Параметры страницы могут быть заданны с помощью меню “Файл”, опция “Параметры страницы”, и определяют: размер бумаги, размеры полей (т.е. отступов от

краев страницы или колонтитула), ориентацию страницы: книжную (высота больше ширины) или альбомную (высота меньше ширины), вертикальное выравнивание текста: по верхнему, нижнему краю листа или по центру и т.п.:

Задавая параметры форматирования страницы, можно обеспечить вывод текста в несколько колонок, обрамление страницы и др.

Поля используются для размещения в документе изменяющихся данных, например, даты, ссылки, номера в списках и т.д.. Если, например, в документе нужно указать текущую дату или время, то лучше сделать это, вставив в соответствующее место документа не обычный текст, а поле. Тогда всякий раз при открытии или перед печатью документа в указанное место будут автоматически подставляться текущие значения даты или времени.

Другим примером поля может служить перекрестная ссылка. Если, например, вам нужно сослаться на раздел документа по его номеру, названию или номеру страницы, то, сделав это с помощью поля, вы обеспечите правильность ссылки на указанный раздел, даже если в процессе работы над документом нумерация разделов, страниц и сам текст заголовка раздела изменятся. Для создания перекрестной ссылки надо использовать меню

“Вставка”, опция “Ссылка”, раздел “Перекрестная ссылка”. В открывшемся окне могут быть установлены тип ссылки (на что ссылается данная ссылка), а также способ отображения информации в ссылке (номер страницы на которой расположен объект, номер абзаца и т.д.).

Вставляя в документ перекрестную ссылку, можно одновременно предать ей функцию гиперссылки. Щелчок мышкой на такой ссылке, обеспечивает переход к тому объекту, на который она ссылается.

Непечатные символы. Для отображения непечатных символов в документе Word

используется кнопка Непечатные знаки (). Непечатные символы используются для некоторых видов форматирования (разрывы страниц, колонок, абзацев и т.д.). Например, очень удобно отображать непечатные символы, когда необходимо сделать разрыв страницы. Для вставки разрыва страницы необходимо использовать меню Вставка, опция Разрыв:

Вставка колонтитулов

Колонтитулы представляют собой верхнюю или нижнюю области каждой страницы документа, где при печати страниц может показываться заданная пользователем информация:

−номера страниц,

−название документа,

−текущая дата,

−время и т.п.

Расстояние от границы листа до колонтитула должно быть меньше, чем расстояние до текста. При работе с документом пользователь может видеть заданные колонтитулы только в режиме Разметка страницы. В зависимости от местоположения различают

верхний и нижний колонтитулы.

Задается или корректируется колонтитул по команде Вид/Колонтитулы. На экране появляется «верхний колонтитул», панель инструментов для вставки различных параметров и для переключения на противоположный колонтитул. Пользователь должен выбрать положение вставляемого параметра (слева, по центру, справа), затем вставить его, используя элементы панели или вручную, нажать кнопку

«Закрыть».

Для удаления ненужного колонтитула нужно активизировать соответствующий колонтитул («Вид/Колонтитулы»), выделить параметр и нажать клавишу <Del>.

Нумерация страниц

Пронумеровать страницы можно, выполнив команду «Номера страниц» из меню «Вставка», в поле «Положение» указать, где должны располагаться номера - вверху или внизу листа. В поле «Выравнивание» указать местоположение номеров по горизонтали: в левой части листа, в правой его части или по центру. Если отключить параметр «Номер на первой странице», то номер этой страницы не будет виден на экране и при печати (хотя в расчет номеров он все равно включается!). Если нажать кнопку «Формат» этой же команды, то можно задать номер первой страницы (когда нумерация начинается не с номера “1”), а также формат чисел для нумерации. Заданная нумерация в виде соответствующего колонтитула будет отражаться на экране в режиме разметки страницы и при печати документа, а также в строке состояния внизу экрана.

Для удаления нумерации страниц перейти на любую страницу, имеющую номер, задать команду «Колонтитулы» из меню «Вид», нажатием соответствующей кнопки перейти в нужный колонтитул (т.е. в верхнюю или в нижнюю часть страницы), выделить маркерами номер листа и удалить его клавишей <Del>.

Вставка в документ текущих значений даты и времени

Добавить информацию о дате и/или времени можно установить курсор в позицию ввода и задать команду «Дата и время» из меню «Вставка». Выбрать нужный формат и нажать ОК. Если в дальнейшем требуется обновлять это значение, то надо в команде

«Дата и время» включить параметр «обновлять автоматически».

Расстановка переносов

Если слово не умещается в текущей строке, Microsoft Word перенесет его в начало следующей строки целиком, не разбивая на части знаком переноса. Однако для уменьшения пустых областей при выравнивании текста по ширине или в узких колонках можно использовать средство расстановки переносов. Можно вставлять отдельные

мягкие переносы или неразрывные дефисы, а можно выбрать автоматическую расстановку переносов во всех частях документа.

Мягкий перенос указывает место разрыва слова или словосочетания, когда оно попадает в конец строки.

Неразрывный дефис – дефис, используемый для предотвращения разрыва стоящих в конце строки слов, номеров или фраз, содержащих дефис. Например, можно предотвратить разрыв номера «555-0123».

1.Автоматическая расстановка переносов во всем тексте

1.В меню «Сервис» выберите команду «Язык», а затем — команду «Расстановка переносов».

2.Установите флажок «Автоматическая расстановка переносов».

3.В поле «Ширина зоны переноса слов» укажите интервал, который следует оставлять между концом последнего слова строки и правым полем страницы. Чтобы уменьшить количество переносов, сделайте зону переноса более широкой. Чтобы уменьшить неровность края правого поля страницы, сделайте зону переноса более узкой.

Для просмотра и изменения текста сноски установить курсор на ее маркер и выполнить двойной щелчок мыши по маркеру. В появившемся окне сносок выполнить все необходимые исправления.

3. Удаление сноски. Выделить маркер сноски и нажать клавишу «Del».

Одновременная работа с несколькими документами

Microsoft Word позволяет работать с несколькими документами одновременно. Для перехода из одного открытого документа в другой можно воспользоваться одним из следующих способов:

−если на экране видна часть окна с нужным документом, то достаточно щелкнуть мышью в любой позиции этого окна;

−открыть меню «Окно» и в нижней его части выбрать имя нужного документа;

−нажимать клавиши <Ctrl>+<F6> до тех пор, пока на экране не появится нужный документ.

Для одновременного отображения на экране всех открытых документов задать команду «Упорядочить все» из меню «Окно».

Работа с большими (структурированными) документами

Чтобы перейти в режим структуры, выберите в меню «Вид» команду «Структура». Режим структуры позволяет видеть структуру документа, а также перемещать, копировать и реорганизовывать текст посредством перетаскивания заголовков.

В режиме структуры можно свернуть документ, оставив основные заголовки, или развернуть его, отобразив все заголовки и основной текст.

Кроме того, в режиме структуры удобно работать с главными документами. Использование главных документов упрощает создание и обновление больших документов, таких как отчеты, состоящие из нескольких разделов, или книги, состоящие из нескольких глав. Границы страниц, колонтитулы, рисунки и фон в режиме структуры не отображаются.

Самостоятельное создание структуры

1.В новом документе перейдите в режим структуры.

2.Введите заголовки, нажимая клавишу «Enter» после каждого заголовка.

Эти заголовки автоматически форматируются с помощью встроенного стиля заголовков «Заголовок 1».

3.Чтобы присвоить заголовку другой уровень и придать ему соответствующий стиль форматирования, поместите на него курсор, а затем на панели инструментов «Структура» нажимайте кнопку «Повысить» или «Понизить», пока заголовок не достигнет необходимого уровня.

4.Чтобы переместить заголовок, поместите курсор на заголовок, а затем на панели инструментов «Структура» нажимайте кнопку «Вверх» или «Вниз», пока заголовок не окажется в нужном месте. При сжатии заголовка относящийся к нему основной текст будет перемещен вместе с ним.

5.Организовав документ нужным образом, перейдите в обычный режим, режим разметки или режим веб-документа для добавления основного текста и

рисунков.

О главных документах

Главный документ - документ-контейнер, объединяющий в себе нескольких отдельных файлов (так называемых вложенных документов).

Главный документ содержит ссылки на набор связанных вложенных документов. Он используется для организации и работы с документами большого объема, позволяя разделить их на несколько документов для облегчения работы с ними. При работе над документом в группе главный документ должен храниться в сети, чтобы пользователи имели возможность совместно работать с данным документом, разделив его на несколько вложенных документов.

Общие сведения о создании главного документа и вложенных документов

Для создания главного документа необходимо создать структуру, а затем в этой структуре сделать заголовки вложенными документами. В качестве вложенных документов в главный документ также можно добавлять существующие документы.

Работа с главным документом

В главном документе можно создать оглавление, предметный указатель, перекрестные ссылки и колонтитулы для всех вложенных документов.

Для работы с главным документом можно использовать режим структуры. Например, можно выполнить следующие действия.

•Развернуть или свернуть вложенные документы либо изменить режим просмотра для отображения или скрытия подробных сведений.

•Быстро изменить структуру документа, добавив, удалив, объединив, разделив, переименовав или упорядочив вложенные документы.

Работа с вложенными документами

Для работы с содержимым вложенного документа откройте его из главного документа. Свернутые вложенные документы отображаются в главном документе как гиперссылки. По щелчку такой гиперссылки соответствующий вложенный документ открывается в отдельном окне.

Гиперссылка - цветной подчеркнутый текст или графический объект, по щелчку которого выполняется переход к файлу, фрагменту файла или веб-странице в интрасети или Интернете. Гиперссылки могут также указывать на группы новостей и узлы Gopher, Telnet и FTP.).

Создание оглавления

Оглавление — это список помеченных элементов документа (чаще всего - заголовков) вместе с номерами страниц, на которых они расположены. Наиболее простой способ создания заголовков — использование встроенных стилей.

Оглавление представляет собой список заголовков документа. Оно используется для просмотра тем, обсуждаемых в документе. При создании документа для Интернета можно поместить оглавление в рамку веб-страницы для упрощения перемещения по документу.

Можно создать оглавление с помощью встроенных в Microsoft Word форматов

стилей заголовков и стилей уровней структуры. Если необходимо использовать собственный формат заголовков, то можно применить пользовательский стиль заголовков. Чтобы иметь возможность использовать дополнительные параметры настройки оглавления, воспользуйтесь полями. Например, можно не указывать номера страниц в части оглавления.

После того как указаны заголовки, которые следует включить в оглавление, можно выбрать вид оглавления, после чего собрать оглавление. Microsoft Word найдет все необходимые заголовки, отсортирует их по уровню заголовка, добавит соответствующие номера страниц и отобразит оглавление в документе.

Способы просмотра оглавления

При отображении документа в режиме разметки оглавление содержит как номера страниц, так и заголовки. При переходе в режим веб-документа заголовки

отображаются в виде гиперссылок, поэтому с помощью таких заголовков можно непосредственно перейти к необходимой теме. При просмотре документа в Microsoft Word в режиме схемы документа существует возможность быстрого перемещения по документу.

Вставка оглавления

Создание оглавления с использованием уровней структуры

1.В меню «Вид» выберите команду «Панели инструментов», а затем — команду

«Структура2.

2.Выделите первый заголовок, который необходимо поместить в оглавление.

3.На панели инструментов Структура выберите уровень структуры, который требуется сопоставить с выбранным абзацем.

4.Для каждого заголовка, который требуется включить в оглавление, повторите шаги 2 и 3.

5.Щелкните место вставки оглавления.

6.В меню «Вставка» выберите команду «Ссылка», а затем — команду

«Оглавление и указатели».

7.Откройте вкладку «Оглавление».

8.Чтобы воспользоваться одним из готовых решений, выберите нужный вариант в поле «Форматы».

9.Выберите другие параметры оглавления.

Создание оглавления с использованием пользовательских стилей

При сборке оглавления можно указать стили, в том числе пользовательские, которыми в документе оформлены заголовки, подлежащие включению в оглавление.

1.Щелкните место вставки оглавления.

2.В меню «Вставка» выберите команду «Ссылка», а затем — команду

«Оглавление и указатели».

3.Откройте вкладку «Оглавление». Нажмите кнопку «Параметры»

4.В столбце «Доступные стили» найдите стиль, которым в документе оформлены заголовки, подлежащие включению в оглавление.

5.В поле столбца «Уровень», расположенном справа от имени этого стиля, введите номер уровня (от 1 до 9), который будет соответствовать этому стилю заголовка. Примечание. Если необходимо использовать только пользовательские стили, удалите номера уровней для встроенных стилей, таких как «Заголовок 1».