4.20. Сортировка данных

Строки в списке можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких столбцов. Строки, столбцы или отдельные ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки. Списки можно сортировать в возрастающем (от 1 до 9, от А до Я) или убывающем (от 9 до 1, от Я до А) порядке.

По умолчанию списки сортируются в алфавитном порядке.

Для сортировки данных сначала выбирается диапазон (достаточно указать одну ячейку), затем выбирается команда "Данные"-"Сортировка…". Открывается окно запроса "Сортировка диапазона" (Рис. 63.).

Сортировку можно провести по одному, двум и трем столбцам. Для этого заполняются соответственно поля "Сортировать по", "Затем по" и "В последнюю очередь, по". В любом из перечисленных полей можно указывать порядок сортировки: "по возрастанию" или "по убыванию". Выбирать поля для сортировки можно по обозначению столбца или по первой строке диапазона, для этого используются переключатели поля "Идентифицировать поля по".

Рис. 63. Сортировка диапазона

Если для сортировки выбран, например, один столбец, указаны параметры сортировки, то данные будут отсортированы только в указанном столбце при условии выбора такого действия (Рис. 64.):

Рис. 64. Выбор данных вне диапазона

Например, пусть имеются следующие данные (Рис. 65.):

Рис. 65. Набор данных

После сортировки по столбцу B, получаем (Рис. 66.):

Рис. 66. Сортировка только по столбцу В Рис. 67. Сортировка двух рядов данных

Обратите внимание, что данные в столбце C не отсортировались!

Если выделить оба столбца и дать команду сортировки, то отсортируются данные обоих столбцов.

Если указать сортировку по двум столбцам, то сначала сортировка идет по первому столбцу, потом – по второму, причем во втором столбце данные сортируются в том случае, если в первом столбце есть одинаковые данные:

Например, выберем сортировку по первому столбцу по возрастанию, а по второму – по убыванию (Рис. 68.).

Рис. 68. Выбор условий сортировки по двум столбцам

Получим следующий результат (Рис. 69.):

Рис. 69. Сортировка по двум столбцам

Для сортировки месяцев и дней недели в соответствии с их логическим, а не алфавитным порядком следует использовать пользовательский порядок сортировки. Такой порядок сортировки также используется, если требуется отсортировать список в другом, особом порядке, который можно устанавливать самостоятельно.

Для этого используется опция "Параметры" окно "Сортировка" (Рис. 70.):

Рис. 70. Сортировка пользовательским порядком

В поле "Сортировка по первому ключу:" можно выбрать список для сортировки, в том числе и свой пользовательский список.

4.21. Фильтрация данных

Данные в столбцах (или строках) можно фильтровать, т.е. отображать только те данные, которые отвечают заданному условию.

Фильтры могут быть использованы только для одного списка на листе.

Чтобы установить фильтр, надо:

1 Выделить ячейки в фильтруемом списке (например, ячейки первой строки столбцов данных).

2. Выбрать пункт "Фильтр" в меню "Данные", а затем — команду "Автофильтр" (Рис. 71.).

Рис. 71. Выбор Автофильтра

В результате каждая выделенная ячейка будет содержать в нижнем правом углу кнопку со стрелкой (Рис. 72.), при нажатии на которую можно устанавливать условие отбора:

Рис. 72. Установленный фильтр

3 Чтобы отфильтровать строки, содержащие определенное значение, нажмите кнопку со стрелкой в столбце, в котором содержатся искомые данные.

4 Выберите значение в списке.

5 Повторите шаги 3 и 4, чтобы ввести дополнительные ограничения для значений в других столбцах.

Чтобы отфильтровать список по двум значениям в одном столбце или применить отличные от равенства операторы сравнения, нажмите кнопку со стрелкой, а затем выберите пункт "Условие" (Рис. 73.).

Рис. 73. Установка условий отбора для фильтра

В левых полях (Рис. 74.) можно выбрать не только сравнение "равно", "не равно", "больше", "больше или равно", "меньше" "меньше или равно", но и такие параметры как: "начинается с", "не начинается с", "заканчивается на", "не заканчивается", "содержит", "не содержит":

Рис. 74. Выбор условий отбора для фильтра

В правых полях отображается список в виде множества имеющихся в списке значений (во множестве все элементы различные!).

Примечания:

• Если данные уже отфильтрованы по одному из столбцов, то при использовании фильтра для другого столбца будут предложены только те значения, которые видны в отфильтрованном списке.

• С помощью команды "Автофильтр" на столбец можно наложить до двух условий. Используйте расширенный фильтр, если требуется наложить три или более условий, скопировать записи в другое место или отобрать данные на основе вычисленного значения. Расширенный фильтр – самостоятельно.

Для данных, выбранных при помощи фильтрации, при нажатии на кнопку "Автосумма" появляется специальная функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ() (Рис. 75.) и суммирование осуществляется только по выбранным данным!

Рис. 75. Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ()