2.2.15. Підсумкова інформація про робочу книгу

При першому збереженні робочої книги після закриття діалогового вікна Сохранение документа (Save AS) програма запропонує користувачеві ввести підсумкову інформацію про файл.

На екрані з`явиться діалогове вікно Свойства (Properties) (рис. 2.13). Заповнюйте його поля інформацією, яка описує цю робочу книгу.

Зауваження. Діалогове вікно Свойства (Properties) відкривається за замовчуванням. Якщо користувач не бажає працювати з ним, то досить натиснути клавішу <Enter>, щоб воно зникло з екрана. Крім того, програму можна настроїти таким чином, щоб це вікно ніколи не з`являлося. Для цього потрібно виконати команду Сервис та її опцію Параметры (Tools ---> Options), клацнувши мишкою на вкладенні Общие (General) і відмінити вибір опції Предлагать заполнение свойств файла (Prompt for File Properties).

 

Рис. 2.13. Діалогове вікно Свойства

 

Діалогове вікно Свойства (Properties) має п`ять вкладень:

     Общие (General). У цьому вкладенні відображується загальна інформація про файл - його ім`я, розмір, місцезнаходження, дату створення тощо. Інформацію у цьому вкладенні змінити не можна.

     Документ (Summary). Це вкладення з`являється за замовчуванням при першому збереженні файла. До неї входить вісім інформаційних полів, які користувач може заповнювати або модифікувати. Інформація цього вкладення використовується для швидкого знаходження робочих книг, які задовольняють визначені критерії.

     Статистика (Statistics). У цьому вкладенні відображується додаткова інформація про файл, яку не можна змінювати.

     Состав (Contents). У цьому вкладенні відображуються назви аркушів робочої книги, які згруповані за типами (аркуші робочих таблиць і діаграм, модулі VBA і т. ін.).

     Прочие (Custom). Це вкладення може бути вельми корисним, якщо користуватися ним постійно. Воно дає змогу зберігати різну інформацію про файл у вигляді бази даних.

2.2.16. Автоматичне збереження робочих таблиць

Exсеl, як і інші програмні продукти Microsoft, має засіб автоматичного збереження (AutoSave), який допомагає користувачеві не втрачати значні обсяги роботи при раптовому відімкненні електричної енергії або при поломці комп`ютера (тільки не думайте, що автозбереження - це панацея від усіх бід).

Щоб використати цю можливість, необхідно завантажити файл відповідної надбудови. Цей файл входить у комплект файлів Exсеl, але звичайно він не завантажений.

Для завантаження надбудови Автосохранение (AutoSave) слід виконати команду Сервис та її опцію Надстройки (Tools ?  Add-ins), при цьому з`явиться діалогове вікно зі списком доступних надбудов. Користувачеві необхідно позначити у ньому опцію Автосохранение (AutoSave) і клацнути мишкою на кнопці ОК. Вибрана надбудова буде завантажуватися щоразу при запуску Exсеl. Якщо користувач більше не бажає використовувати можливість автоматичного збереження робочих книг, необхідно повторити описану вище процедуру і відмінити вибір надбудови Автосохранение (AutoSave).

Після завантаження описаної вище надбудови у меню Сервис (Tools), з`явиться новий елемент Сервис ? Автосохранение (Tools ?  AutoSave).

При виконанні команди Сервис та її опції Автосохранение (Tools ?  AutoSave) відкривається діалогове вікно (рис. 2.14), яке дає можливість визначити за бажанням інтервал часу для автоматичного збереження. Користувач повинен вказати максимальний інтервал часу, протягом якого він хоче працювати без автоматичного збереження робочої таблиці.

Наприклад, якщо користувач не боїться втратити результат роботи, яку він виконав протягом 15 хв, то він встановлює цей інтервал часу у вікні Автосохранение (AutoSave).

 

Рис. 2.14. Діалогове вікно Автосохранение

 

З допомогою опцій (Только активную/Все открытые) користувач може вказати, хоче він автоматично зберігати всі відкриті робочі книги, чи тільки активну робочу книгу.

Ще одна опція (Запрашивать разрешение) дозволяє користувачеві вказати програмі, чи необхідно перед виконанням автоматичного збереження видавати запит на дозвіл цієї дії. При активізації цієї опції у користувача є можливість відміняти автоматичне збереження робочої таблиці, якщо в даний момент часу він виконує якусь важливу роботу.