2.3.7.1. Сортування даних по одній графі

Наприклад, необхідно впорядкувати список студентів за алфавітом.

Для швидкого сортування списку за збільшенням значення ключової ознаки необхідно встановити табличний курсор у клітинку, з якої список починається (в нашому випадку А1, рис. 2.20), потім клацнути мишкою на кнопці сортування По возрастанию (Sort Ascending), розміщеній на стандартній панелі інструментів. Кнопка сортування По убыванию (Sort Descending) працює так само, але список сортується за зменшенням значення ключової ознаки. В обох випадках Excel визначає розмір списку і сортує всі рядки в ньому.

Рис. 2.20. Невпорядкований список у робочій таблиці Excel

Примітка. Будьте уважні під час сортування списку з формулами. Якщо у формулах використовується значення клітинок, розміщених у інших рядках списку, то після сортування ці формули будуть неправильні. Якщо формули в списку пов`язані з клітинками поза списком, переконайтеся, що були вказані абсолютні адреси цих клітинок.

Після сортування список матиме такий вигляд (рис. 2.21).

Рис. 2.21. Впорядкований список в робочій таблиці Excel

2.3.7.2. Сортування даних за двома графами

Наприклад, необхідно впорядкувати список робітників за номерами цехів, а в кожному цеху - за алфавітом.

Для сортування цього списку в порядку зменшення номерів цехів, а прізвищ робітників кожного цеху - за алфавітом необхідно виконати сортування за двома графами - Прізвище і Номер цеху (рис. 2.22).

У разі потреби відсортувати більш ніж одне поле необхідно виконати команду Данные та її опцію Сортировка (Data ? Sort), при цьому з`явиться діалогове вікно (рис.2.23) Сортировка диапазона (Sort). В списку, що розкривається, Сортировать по (Sort by) виберіть поле і вкажіть порядок сортування (за зменшенням чи за збільшенням значення ключової ознаки). Потім зробіть це саме для другого поля. Якщо необхідно сортувати і за третім полем, визначте останнє в третьому розділі. Якщо активізована опція Идентифицировать поля по Подписям (первая строка диапазона) (Header Row), рядок заголовка граф не буде впливати на сортування. Клацніть мишкою на кнопці ОК, і рядки швидко перегрупуються.

Рис. 2.22. Невпорядкований список у робочій таблиці Excel

 

Якщо результат сортування виявився незадовільним, виконайте команду Правка та її опцію Отменить Сортировку (Edit ? Undo Sort) або натисніть комбінацію клавіш <Ctrl + Z>, щоб повернути список до початкового стану.

 

Рис. 2.23. Діалогове вікно Сортировка диапазона

 

Після сортування список буде мати такий вигляд (рис. 2.24).

 

Рис. 2.24. Впорядкований список в робочій таблиці Excel

Примітка. Досить часто потрібно, щоб рядки робочої таблиці зберігалися в початковому стані, а сортування виконувалось лише тимчасово для проглядання. Вихід один - доповнити робочу таблицю ще однією додатковою графою і зберігати в ній порядкові номери рядків (для створення номерів рядків не використовуйте формулу). В цьому випадку після сортування можна повернутися до початкового порядку рядків, якщо ще раз відсортувати робочу таблицю за графою, в якій зберігаються порядкові номери рядків.