Технологический, процессный подход к исследованию систем управления

Процессный подход основан на изучении системы управления, представленной в виде технологии управления.

Под технологией управления понимается упорядоченная совокупность процедур организации и регулирования, выполняемая менеджерами фирмы для достижения поставленных целей. Технология управления характеризуется целостностью в смысле выполнения полного взаимосвязанного комплекса функций по отношению к управляемому процессу и его составляющим.

Под функциями управления понимают относительно обособленные и специальные виды деятельности, которые являются частью всего процесса управления.

В теории и практике менеджмента используются различные наборы функций управления, представленные с различной степенью детальности и полноты.

Практическое выполнение всех функций образует завершенный цикл событий, ключевых ситуаций по организации и выполнению управляемого процесса.

Способность мысленно представлять и стратегически “разглядывать” цикл управления при принятии решений является одним из необходимых умений менеджера. Рассмотрим кратко содержание ключевых событий.

Цикл ключевых событий начинается с понимания социального заказа на деятельность фирмы, а заканчивается анализом результатов и последствий деятельности.

В зависимости от ситуации, масштабов управляемого процесса эти события могут происходить в течение дней, месяцев, лет; в каждом из них может участвовать один менеджер или тысячи специалистов и соответственно единиц оборудования с соответствующим объемом затрат.

Моделирование пространства деятельности (планирование). Понимание социального заказа, преобразованное в конкретную цель, менеджеру необходимо развернуть в технологически и социально организованные действия. Для этого применяются различные способы моделирования (мысленное представление в памяти без фиксации в документации, имитация на компьютерах и др.) будущей деятельности, которое, как правило, оформляется в виде программ (pro-gramma: вперед пишу), проектов, планов, протоколов о намерениях и др.

Программа - плановый документ, который содержит комплекс работ, необходимых для решения проблемы (достижения цели) и согласованных по исполнителям, ресурсам, срокам их выполнения. Эти работы относятся, как правило, к разным сферам деятельности (научной, проектной, строительной, производственной, рекламной). Структурная формула программы имеет вид:

<ПРОГРАММА>=<ЦЕЛЬ> + <СРЕДСТВА> + <ТЕХНОЛОГИЯ> + <РЕСУРСЫ>. Проект - документально оформленный, четко определенный комплекс работ, направленный на получение конкретных результатов в течение установленного срока и по установленной цене с привлечением группы людей, обладающих разносторонними навыкам и знаниями, которые работают под специальным руководством.

План - это проекция программы на одну из координат пространства деятельности: подготовка кадров, финансирование, исследования и разработки, сбыт и другие.

Полезно отличать планы, программы от прожектов. Прожекты - это тексты, высказывания, способы решения проблем, не подкрепленные технологией и ресурсами, и потому их авторы не несут ответственности, так же как и за фантазии.

Формирование системы, реализующей план. Остов системы, реализующей план деятельности фирмы, составляет структура пространства деятельности: целевая, технологическая, ресурсная, организационная.

Целевая структура оформляется, как правило, в виде дерева целей, в корне которого находится социальный заказ, цель деятельности предприятия.

В основании технологической структуры лежит базовый процесс или ряд базовых процессов, позволяющих осуществить необходимые преобразования исходного сырья, материалов, полуфабрикатов в конечную продукцию.

Ресурсная структура отражается обычно в виде спецификаций ресурсов с привязкой их к целевой и технологической структуре.

В процессе формирования системы на указанной основе разрабатывается организационная структура. Структура организации - это ее организационные и технологические составляющие (подразделения, уровни управления), логически упорядоченные таким образом, чтобы достичь целей наиболее эффективным способом.

Функционирование системы, реализующей план. Среди множества событий, происходящих в ходе реализации программы (плана) деятельности организации, наиболее важное значение для руководителя имеют мотивация деятельности и контроль за ходом выполнения работ.

Мотивация - это процесс побуждения себя и других к эффективной деятельности для достижения личных целей или целей организации.

Основное содержание контроля состоит в выполнении трех видов работ:

- разработка нормативов (шкал) для измерения результатов;

- проведение измерений;

- выполнение корректирующих действий.

При процессном подходе исследование системы управления как бы встраивается в технологию управления.

Достоинством этого подхода является измеримость и простота отображения технологии управления в документации, сопровождающей процесс управления. Анализ содержания приказов и распоряжений, проектов и планов, методических указаний и актов приемки-сдачи работ – все это доступно для исследования и дает богатый материал для выявления характеристик системы управления.

Один из эффективных приемов этого подхода – “встречное” исследование, проводимое в двух направлениях. Одно направление осуществляется исходя из недостатков, узких мест системы, а второе – исходя из концепции системы, построенной, например, на основе теории организаций.