Тема 7. Составление смет

Под сметой понимают подробную программу действий на будущие периоды, выраженную в денежном эквиваленте. Смета является элементом краткосрочного планирования фирмы, она отражает человеческие и финансовые ресурсы, которыми фирма располагает на текущий момент времени.

Сметы составляются для достижения следующих целей:

- планирование ежегодных операций (составление сметы гарантирует, что руководители будут планировать будущие операции, принимая во внимание возможные изменения условий деятельности в будущих периодах, и определять меры, которые необходимо принять для реагирования на предстоящие изменения внешних условий);

- координация деятельности подразделений (при помощи сметы действия различных подразделений организации могут быть согласованы и сведены воедино);

- доведение планов до руководителей различных уровней управления (эффективность функционирования организации предполагает четкую передачу информации, при помощи сметы высшее руководство информирует о своих намерениях руководителей более низких уровней управления);

- стимулирование деятельности руководства по достижению целей (смета представляет собой норму, достижение которой носит практически обязательный характер);

- управление производством (смета позволяет осуществлять контрольную функцию, т. к. на ее основе можно проводить сопоставление плановых и фактических показателей, с последующим анализом причин отклонений; данный подход называется управлением по отклонениям);

- оценка эффективности работы (работа руководителя может быть оценена по степени выполнения сметы, при условии, что сама смета разработана грамотно).

Большинство смет служат нескольким целям, часть из которых может носить противоречивый характер. Пример, можно наблюдать конфликт целей при выполнении функций сметы планирования и стимулирования, между планированием и оценкой эффективности. В первом случае функция стимулирования может повлечь за собой составление невыполнимой сметы, а планирование требует реальных объемов работ; во втором случае – плановые показатели не могут учесть всех возможных изменений условий работы, тогда, чтобы функции не конфликтовали, при оценке эффективности необходимо оценить на первом этапе те условия работы, которые изменились за отчетный период, но о которых не делалось предположений на этапе планирования.

Детализированную смету для каждого центра ответственности обычно разрабатывают на год. Годовая смета может делиться на подпериоды – квартал, месяц, неделя. Предполагается, что в течение выделенных интервалов времени сметы могут корректироваться. Это называется скользящей сметой.

Управление составлением сметы

Для обеспечения эффективной работы по составлению сметы применяются соответствующие административные процедуры. Данные процедуры должны быть приспособлены к требованиям организации. Для эффективного составления сметы должны быть в рамках разрабатываемых процедур учтены следующие три элемента: планово-финансовая комиссия, бухгалтерский персонал, руководство по разработке смет.

Планово-финансовая комиссия обычно состоит из специалистов высокого уровня, которые представляют основные сегменты компании. Ее главная задача – обеспечение принятия реалистичных смет и координация. При нормальной процедуре функциональные руководители представляют свои сметы на утверждение комиссии. Если смета не отражает обоснованного уровня производительности, то она не принимается и от функционального руководителя требуется ее корректировка и повторное представление на рассмотрение комиссии. Планово-финансовая комиссия может назначить менеджера, который будет руководить составлением сметы. Чаще всего таким специалистом является бухгалтер. Его роль заключается в координации отдельных смет в обобщенную смету организации.

Бухгалтерский персонал обычно оказывает помощь менеджерам в подготовке их смет. Он, Пример, разрабатывает и распространяет инструкции по составлению сметы, обеспечивает информацию о прошлых периодах, которая может быть полезной при подготовке сметы на плановый период. Хотя сам бухгалтерский персонал не определяет содержание сметы, они участвуют в их составлении, оказывая консультации и техническую поддержку менеджерам.

Руководство по составлению сметы обычно разрабатывает бухгалтер. В руководстве должны быть описаны цели и процедуры составления сметы. Дополнительно к руководству может включаться график, который точно определяет порядок составления смет и даты, к которым они должны быть представлены планово-финансовой комиссии.

В каждом конкретном случае количество этапов составления сметы может сильно варьировать. Однако можно выделить основные из них, которые будут присутствовать независимо от условий функционирования организации.

1. Определение политики составления сметы.

2. Определение фактора, ограничивающего выпуск продукции.

3. Подготовка программы сбыта.

4. Первоначальная подготовка сметы.

5. Анализ альтернатив (анализ первоначальной сметы).

6. Принятие сметы.

7. Ежемесячный анализ сметы.